Ali je vaše podjetje krvavitev denarja? Tukaj je Kako ga ustaviti

"Govoriti moramo o proračunu projekta …"

Noben stavek ne more ujeti strahu v srce mlajšega in višjega vodstva, podobno kot nujno e-poštno sporočilo za razpravo o proračunu.

Če ste projektni vodja, dobro veste, kako težko je obdržati projekte pravočasno in v skladu s proračunom. Med spreminjajočim se obsegom projekta, nerealnimi zahtevami strank in nepričakovanimi zastoji se lahko upravljanje projekta pogosto počuti kot črede mačk.

Če se vam zdi, da vaša ekipa redno izvaja proračun (čeprav je bil prvotni proračun popolnoma v ozadju), težava morda ni v vaši ekipi, vašem vodstvu ali vaši stranki, ampak z orodji, ki jih uporabljate. Ja, govorim o tej dragi (in nejasni) platformi za upravljanje projektov, ki jo uporabljate.

Izbira napačnega spletnega orodja za vodenje projektov lahko postavi vaše podjetje za vrsto težav. To je eden najpogostejših načinov, kako lahko podjetja na koncu zapravijo nekaj resnih denarnih sredstev, ne da bi jih sploh spoznala. Ali se trudite, da bi izbrali pravo programsko opremo za upravljanje projekta ali niste prepričani, ali je vaša trenutna platforma ustrezna za potrebe vaše ekipe?

Bodite pozorni na naslednje rdeče zastavice:

Rdeča zastava št. 1

Načrtovanje projekta in ad-hoc delo ne uporabljata iste platforme.

Vodje projektov porabijo 90 odstotkov svojega časa za komunikacijo. Ali naj programska oprema za upravljanje projektov ne bi olajšala tega postopka?

Pri izbiri sistema vodenja projektov se odločite za platformo, ki olajša sledenje vsem vidikom vaših projektov iz enega samega sistema. Ko se pojavijo ad-hoc naloge, boste lahko te naloge dodali v isto projektno platformo, tako da boste lažje sledili delovni obremenitvi in ​​razpoložljivosti vsakega člana skupine.

Preprosto določite, kateri člani imajo več časa v svojem urniku in ki so preveč zavezani k brezhibnemu spreminjanju delovne obremenitve glede na spremembo prednostnih nalog in razpoložljivosti.

Rdeča zastava št

Ni enotnega vkrcanja.

Ko upravljate virtualno skupino, je prvi korak za uspeh standardizacija procesa vkrcanja.

Zaženite vse na isti strani od začetka z osnovnimi navodili za uporabo nove platforme. Nastavite pričakovanja glede razpoložljivosti s komunikacijskim vodičem in kontaktnim listom.

Najboljše platforme za upravljanje projektov vključujejo virtualna orodja za klepet in interne programe za sporočanje. Z uporabo istega orodja za klepet, ki je vključeno v programsko opremo za upravljanje projektov, lahko takoj prilagodite naloge, dodate opombe na različna opravila ali roke za premikanje, ne da bi kdaj zapustili program.

Rdeča zastava št

Uporabljate eno storitev za upravljanje projektov in drugo za izmenjavo datotek v oblaku.

Da, DropBox in Google Dokumenti so odlični, vendar se mi zdi, da ko upravljam velik projekt, je veliko lažje obdržati vse datoteke na istem mestu, kot so seznami opravil in sestanki / skupna srečanja.

Moja ekipa vključuje številko različice v vsakem imenu datoteke in začetnice zadnje osebe, ki bo urejala datoteko. Na ta način, če obstaja vprašanje o vsebini ali kaj je bilo spremenjeno, takoj vem, koga naj kontaktiram. To pomaga ohranjati datoteke zakopane v e-poštni verigi in jih urejati s podvajanjem.

Ne glede na konvencijo za poimenovanje datotek, ki jo izberete, postavite sistem od prvega dne za upravljanje in sledenje datotek ter jih shranite na enem mestu.

Rdeča zastava št

Ni prostora za skupne razprave ali virtualna srečanja.

Programska oprema za upravljanje projektov je več kot le sledenje nalogam in shranjevanje datotek.

Ko upravljate virtualno ekipo, so lahko redni sestanki izziv. Glede na to bi lahko brez jasne komunikacije celoten projekt razpadel. Izberite dan in uro (npr. Ponedeljek ob 10. uri in četrtek ob 14. uri), če želite opraviti tedensko preverjanje stanja projekta.

Bodite pozorni na člane skupine, ki živijo v različnih časovnih pasovih; opoldanski sestanki so na splošno najlažji za udeležbo. Če je določen dan in čas vnaprej načrtovan vnaprej, so vsi na isti strani in projekt napreduje naprej.

Rdeča zastava št

Veliko zvonjenja in piščalke, vendar ne dovolj jedro.

Pri izbiri platforme za vodenje projektov je skušnjava izbrati tisto, ki ima najustreznejše funkcije.

Bodite prepričani, da je osnovna funkcionalnost podprla te zvonove in piščalke. Ne glede na to, ali je to popolna integracija z Gmailom in DropBoxom, preoblikovanje z enim klikom iz e-pošte v projektno nalogo ali takojšnje sporočanje v deljenem prostoru v skupni rabi, izberite funkcije, ki ustrezajo vašemu virtualnemu skupini.

Wrike, Zoho Projects in Clarizen so tri priljubljene spletne možnosti za sodelovanje pri projektu, ki ponujajo podobne funkcije. Preden se odločite za eno samo platformo, jih vzemite za testno vožnjo, da ugotovite, katera je najbolj primerna za vaše potrebe.

Spodnja črta

Dokončani projekti se ne uresničijo s čisto močjo volje. Če porabite preveč denarja za dragocene platforme za upravljanje projektov, ki ne opravijo opravljenega dela, ne samo, da škodujete vaši družbi, temveč tudi upočasni produktivnost in izvleče roke.

Ponovno se povežite s platformo za upravljanje projektov, ki sledi opravilom, pregledom, shranjuje datoteke, ponuja pregled celotnega tima in omogoča preprosto virtualno srečanje / takojšnje sporočanje na istem mestu.

Prepletena fotografija rane preko Shutterstocka