V preteklosti je bila tajnica pogosto obravnavana med najnižjimi na podjetniškem totemskem polu. Časi so se sicer spremenili, vloga sekretarja pa je postala upravna pomočnica, oseba, ki je pogosto vodilo delovanja celotne organizacije. Ne glede na to, ali delajo za enega izvršnega direktorja, več upravljavcev ali za celotno organizacijo, pomoč pri opravljanju upravnih nalog pomočniku omogoča, da vsi ostali porabijo več časa za strateške prednostne naloge in rast podjetja, pri čemer morajo vedeti, da so podrobnosti pod nadzorom.
$config[code] not foundPregled upravnih nalog
V najbolj splošnem smislu so upravne naloge naloge in dejavnosti, ki so del vsakodnevnega poslovanja podjetja. Med njimi so odgovarjanje na klice, sprejemanje sporočil, upravljanje s korespondenco, naročanje dobav in vzdrževanje in delovanje skupnih pisarniških prostorov. Dolžnosti lahko vključujejo tudi ustvarjanje poročil, vnos in upravljanje podatkov, upravljanje datotek, osnovno knjigovodstvo in druge finančne naloge. Veliko teh nalog upravljajo administrativni pomočniki, katerih naloga je pomagati posamezniku ali ekipi, da prevzamejo nekatere ali vse svoje pisarniške naloge, vendar pa veliko število vstopnih in srednjih položajev vključuje tudi precej administrativnega dela. Na primer, upravni pomočniki so lahko odgovorni za posodabljanje svojega dela v sistemu vodenja projektov ali za odzivanje na e-pošto. Večina upravnih nalog je večinoma stvarna in se pogosto nanaša na upravljanje in distribucijo informacij.
Tehnologija
Poznavanje tehnologije je eden najpomembnejših vidikov upravnih nalog. To vključuje uporabo orodij, kot so računalniki, faksi, kopirni stroji, skenerji, telefoni in druga pisarniška oprema. Za uporabo večine administrativnih del je običajno potrebno uporabljati običajne računalniške programe, vključno z obdelavo besedil, preglednicami, bazami podatkov in programsko opremo za namizno založništvo. Zmožnost odpravljanja težav s skupno opremo je tudi del številnih opisov upravnih nalog. Nenavadno je, da na primer upravni strokovnjaki pozovejo k odstranjevanju zastojev na papirju ali zamenjavi tonerja v tiskalnikih in fotokopirnih strojih.
V nekaterih podjetjih se od administrativnih pomočnikov pričakuje tudi, da bodo znali uporabljati programsko opremo za načrtovanje in vodenje projektov. Tisti, ki delajo neposredno za vodstvene delavce, so običajno pozvani k upravljanju svojega šefovega koledarja, administrativni pomočniki oddelkov pa so pozvani, da načrtujejo sestanke, vodijo evidenco o počitnicah in bolniških dnevih ter na splošno vedo, kje so in kaj počnejo.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingKomunikacija
Druga pomembna upravna dolžnost je komunikacija. Administrativne pomočnike pogosto pozivajo k pisni in ustni komunikaciji. Od njih se lahko zahteva, da pišejo beležke, se ujemajo s sodelavci ali strankami, ki uporabljajo e-pošto, posodabljajo poslovne priročnike ali spletne strani ali urejajo in urejajo delo drugih. Pomočniki so običajno odgovorni za telefonski klic, klicanje v imenu svojega šefa in interakcijo z obiskovalci. Zato bi moral uspešen upravni pomočnik imeti odlične komunikacijske spretnosti in biti sposoben pisati in govoriti jasno in profesionalno.Trdno razumevanje črkovanja, slovnice in standardov strokovne pisne komunikacije je pomembno, ker pomočnik predstavlja svojega šefa.
Knjigovodstvo in nabava
Spremljanje stroškov je pomembno v vsakem poslu in ta naloga je pogosto v rokah upravnega pomočnika, ki je lahko pozvan, da vnese stroške v preglednico ali program knjigovodstva, zbere in preveri poročila o stroških zaposlenih ter upravlja povračila. V majhnih podjetjih lahko upravni pomočnik obravnava tudi terjatve do kupcev, pošilja račune in obdeluje plačila ter obravnava depozite za podjetje. Upravni strokovnjaki so včasih odgovorni tudi za drobno gotovino, sledenje stroškov in dodajanje sredstev, kadar je to potrebno. Druge naloge v tem področju lahko vključujejo analizo stroškov, pomoč pri pripravi proračuna in reševanje sporov s prodajalci.
Pri nabavi so administrativni pomočniki običajno zadolženi za oskrbo, kar pomeni, da organizirajo in spremljajo pisarniške potrebščine in po potrebi dopolnjujejo naročila. Opravljajo raziskave na prodajnih mestih in zahtevajo ali izdajajo naročila po potrebi. V nekaterih primerih so lahko tudi upravni pomočniki odgovorni za sledenje in upravljanje licenc za programsko opremo ali naročnine, s čimer zagotovijo, da so plačani takoj in pravilno uporabljeni.
Raziskave in načrtovanje
Veliko upravnih strokovnjakov je pozvanih, da upravljajo raziskovalne projekte in zbirajo informacije. Morda je tako preprosto, kot je iskanje telefonske številke ali naslova ali bolj zapleten projekt, ki lahko vključuje iskanje informacij o strankah, navzkrižno sklicevanje na podrobnosti in izdelavo podrobnih preglednic ali poročil. Ti projekti običajno zahtevajo delo v skrajnih rokih in predstavitev informacij.
V mnogih primerih upravne naloge vključujejo tudi načrtovanje. Od tedenskih sestankov osebja do večjih dogodkov so administrativni pomočniki pozvani, da skrbijo za podrobnosti. Lahko ste odgovorni za rezervacijo konferenčne dvorane za sestanek ali upravljanje rezervacij sob za celotno zgradbo ali nadstropje, naročanje osvežilnih pijač in zagotovitev, da je vsa tehnična oprema pripravljena in deluje, ko se sestanek začne. Načrtovanje potovanj je še ena velika odgovornost. Če podjetje nima potovalnega oddelka, je lahko upravni pomočnik oseba, ki raziskuje in rezervira lete in hotele, opravlja rezervacije za jedilnico in skrbi za druge podrobnosti, kot so registracije konferenc.
Specializirane naloge
V določenih panogah so upravni strokovnjaki pozvani, da obravnavajo naloge, ki zahtevajo specializirano znanje ali spretnosti. Na primer, pravni in medicinski administrativni pomočniki pogosto potrebujejo opravila, ki zahtevajo razumevanje industrijske terminologije in postopkov. Pravne sekretarje so lahko pozvani, da izpolnijo in vložijo dokumentacijo za pravne dokumente, kot so sodni pozivi, pritožbe ali zahtevki, kar zahteva osnovno raven pravnega znanja in razumevanja. Razumevanje sodnega sistema in postopkov je pomembno tudi za te upravne pomočnike, kot tudi vedeti, kako izvajati pravne raziskave.
Dolžnosti v oddelku za človeške vire so osredotočene na vprašanja zaposlovanja in lahko vključujejo načrtovanje razgovorov, obdelavo preverjanj ozadja in izvedbo začetnega pregleda vlog, da se zagotovi njihovo popolnost. Nekdo v tej vlogi bo najverjetneje potreben za razumevanje in izkušnje na področju človeških virov in delovnega prava. V bistvu bo specifično področje in oddelek, v katerem dela upravna pomočnica, odločilni dejavnik pri določenih dolžnostih, nekatera področja pa zahtevajo več izkušenj in znanja kot drugi.
Kvalifikacije upravnega pomočnika
Medtem ko večina delovnih mest vključuje vsaj nekatere upravne naloge, jih večino rešujejo upravni pomočniki. Obstajajo priložnosti v skoraj vsaki industriji, večina vstopnih položajev pa je odprta za posameznike z diplomo srednje šole ali enakovredno izobrazbo. Nekateri delodajalci raje zaposlijo administrativne pomočnike ali sekretarje z diplomo ali izkušnjami na tem področju. Nekatera področja, kot so pravo in medicina, običajno zahtevajo, da imajo pomočniki dodatno izobraževanje, ki je pomembno za to področje.
Ne glede na stopnjo izobrazbe večina delodajalcev išče upravne pomočnike, ki imajo izkušnje in veščine v pisarniškem delu, vključno z obdelavo besedil, preglednicami in upravljanjem podatkovnih baz. Običajno delodajalci zahtevajo, da imajo pomočniki znanje o izdelkih Microsoft Office. Nekatere visoke šole, agencije za začasno zaposlovanje in programi za izobraževanje odraslih ponujajo programe za certificiranje v upravljanju pisarn, ki vam lahko dajo prednost, ko iščete zaposlitev. Večina delodajalcev zagotavlja tudi usposabljanje na delovnem mestu, ki pomaga pomočnikom, da pridejo do hitrosti in da so seznanjeni z njihovimi posebnimi nalogami.
Poleg uradniških veščin delodajalci želijo zaposliti posameznike, ki imajo odlične komunikacijske sposobnosti (pisne in ustne), organizacijske sposobnosti, sposobnosti odločanja in reševanja problemov ter medosebne spretnosti. Profesionalnost je prav tako nujna, kot tudi sposobnost večopravilnosti in prednostne naloge. Ker se veliko delodajalcev ukvarja z občutljivimi informacijami in jih pogosto zavezujejo zvezni predpisi, so pomembna tudi diskrecija in sposobnost ohranjanja zaupnosti.
Obeti za plače in zaposlovanje
Povprečna plača upravnega pomočnika se precej razlikuje, pri čemer so pomočniki na nižji stopnji zaslužili plače v nizkih do 20 $, najvišji plačani izvršni pomočniki pa zaslužijo skoraj šest številk. PayScale.com poroča, da upravni pomočniki zaslužijo srednjo plačo v višini 38.736 $, številka, ki jo tesno zrcali podatki Urada za statistiko dela, ki postavlja srednjo plačo v višini 37.870 $, kar pomeni, da polovica administrativnih pomočnikov zasluži več, polovica pa zasluži manj. BLS poroča, da najvišje plačani pomočniki zaslužijo več kot 62.000 dolarjev na leto, ta znesek pa se zviša na 85.000 dolarjev za izvršne sekretarje. Plačilo se povečuje z dolgoletnimi izkušnjami, s tistimi, ki imajo največ izkušenj, ki jih najbolj zaslužijo.
Na žalost BLS prav tako predvideva, da se bo povpraševanje po administrativnih pomočnikih verjetno zmanjšalo za 5 odstotkov do leta 2026, saj večina pozicij ne bo nova, temveč bo nadomestila delavce, ki odidejo. Razvoj tehnologije in preusmerjanje številnih upravnih nalog na druge zaposlene predstavljajo velik del padca. Prav tako, kot je veliko organizacij racionalizacijo poslovanja, pomočniki so dodeljeni več kot en vodja ali oddelek in prevzame več odgovornosti.
Kako uspeti v vaših upravnih dolžnostih
Pogosto so neverjetni administrativni pomočniki na vrhu seznama za promocije, še posebej, če imajo univerzitetno izobrazbo in poglobljeno razumevanje industrije in poslovanja. Če boste resno vzeli delo, lahko to vodi do večjih in boljših stvari, zato je v vašem interesu, da poiščete načine, kako postati nepogrešljivi za vašega šefa in sodelavce.
Eden izmed najboljših načinov za to je spoznati cilje in prednostne naloge svojega šefa ter predvideti njegove potrebe. Poglej naprej in si predvidevaš, da se pripraviš na zahteve ali potrebe, preden jih šef celo spozna. Na primer, če vaš šef vsak teden ali mesec obiskuje določeno srečanje, predčasno preberite zapisnik sestanka in pripravite vse dokumente ali poročila, ki naj bi jih vaš šef vnaprej predstavil na sestanku. Če opazite, da bo vaš nadzornik ves dan na sestankih brez velikega odmora, naročite kosilo in posodo za kavo obdržite svežo. Ne pozabite, da je vaša naloga, da šefa izgleda dobro, zato naredite kar morate, da predstavite najbolj profesionalno in kompetentno podobo.
Nadaljevanje s svojo industrijo vam lahko pomaga tudi, da postanete pomočnik rock zvezde. Spoznajte terminologijo in sledite trendom. Na ta način lahko prispevate k pogovorom in ste natančnejši v svojem delu. Podrobnosti so pomembne, zato vam bo razumevanje tega, o čemer govorijo vsi, pomagalo preprečiti drage napake. Veliki pomočniki so tudi iznajdljivi in vedo, kdaj je treba ukrepati in kaj točno storiti. Ne morete teči k svojemu šefu z vsakim vprašanjem ali vprašanjem; vaš šef pričakuje, da boste poskrbeli za stvari, ki segajo nazaj k učenju. Če poznate svojo organizacijo znotraj in zunaj, kje najdete informacije in politike in postopke podjetja, ste lahko bolj iznajdljivi in rešujete težave.
Nazadnje, biti odličen asistent zahteva izjemne organizacijske sposobnosti. V vsakem trenutku boste morda morali odgovoriti na vprašanja, zagotavljati posodobitve statusa ali reševati druge težave, če pa niste organizirani, tega ne morete storiti. Najpomembnejša upravna dolžnost je, da so vse plošče, ki se vrtijo in so organizirane, temelj te spretnosti.
