Zapisniki sestankov so pomemben zapis o tem, kaj se je zgodilo na sestanku, vključno z zadevami, ki so bile obravnavane, odločitvami, ki so bile sprejete, nalogami, ki so bile opravljene in prenesene, ter časovnimi roki za dokončanje, ki so bili določeni. Idealno je, da zapisnike sestankov uporabljajo udeleženci srečanja in tisti, ki so zamudili sestanek kot referenco za ukrepe, ki jih je treba sprejeti. Zapisnik se v prihodnosti uporablja tudi kot vir, če bi se želel vrniti nazaj in se sklicevati na določen čas ali projekt. Pojasnila o finančnih srečanjih morajo biti posebej podrobna in specifična, saj obravnavajo pomembne številke in statistične podatke. Če ste zadolženi za sprejemanje zapisnikov o sestankih odbora za finance, se prepričajte, da vaša pojasnila sledijo protokolu podjetja in se držite osnovnih smernic za učinkovito in učinkovito ugotavljanje sestankov.
$config[code] not foundZapišite si ime podjetja, datum in čas na vrhu dokumenta. Vključite tudi vse druge pomembne informacije, kot so posebno ime oddelka ali skupine ali kateri koli posebni razlog, zaradi katerega je bil sestanek sklican.
Zapišite udeležence. Udeleženci seje odbora za finance običajno vključujejo predsednika uprave, člane upravnega odbora in osebje, ki je neposredno povezano s finančnimi sredstvi podjetja, kot je računovodja ali finančni direktor. Če gre za državno finančno srečanje, sta lahko prisotna tudi mestni menedžer in celo župan. Poleg tega so lahko na sestanku zastopana tudi zunanja podjetja, če naj bi potekala razprava o določenem projektu. Bodite pozorni na naslove ljudi. Če potrebujete, se pomaknite okrog seznama udeležencev, da boste zagotovo dobili pravilna imena udeležencev. Zabeležite lahko tudi imena udeležencev, ki niso bili prisotni, vendar potrebujejo kopijo zapisnika.
Če obstaja dnevni red, zabeležite zapiske za vsako temo, kot je obravnavana tema. Teme na sestanku finančnega odbora pogosto vključujejo proračun, posamezne finančne projekte, prihodke ali računovodske izkaze, prihodnje dodelitve ali spremembe ali posodobitve proračunskega koledarja. Vključite glavne točke razprave in podtočke v obliki proze ali krogle glede na protokol podjetja. Upoštevajte, kdo govori, imena ali številke, ki so omenjene, pa tudi kdorkoli, ki mu je dodeljena naloga, in datum zapadlosti naloge.
Zapišite "Drugo podjetje". Ko bodo obravnavane točke na dnevnem redu, ustvarite nov razdelek z naslovom Druga podjetja. Tukaj boste zabeležili vse nove elemente, ki so predstavljeni za razpravo. Spet upoštevajte govornika, vse obravnavane datume ali številke ter vse dodeljene naloge in roke.
Preverite in naslovite manjkajoče informacije. Preden pošljete svoje zapiske sestankov, se prepričajte, da so berljivi in slovnično pravilni, da ni tipkarskih napak in da so imena pravilno napisana. Če manjkajo informacije, za katere veste, da so bile obravnavane, poiščite manjkajoče informacije. Poskusite napisati zapisnik čim prej po sestanku, še vedno pa se lahko spomnite, kaj je bilo obravnavano.
