Ko stranka vstopi v pisarno, je receptorka prva oseba, s katero se bo srečal. Recepcionarji so povezava med javnostjo in podjetji, za katere delajo, zato morajo biti seznanjeni z vsemi poslovnimi politikami in postopki. Morda ne bodo mogli odgovoriti na vsako vprašanje, ki ga ima stranka, vendar morajo vedno imeti možnost, da stranko usmerijo k nekomu, ki ga lahko.
Pozdravite obiskovalce
Glavna naloga receptorka je pozdraviti obiskovalce in jih usmeriti na ustrezne urade ali upravitelje. Recepcionarka je javni obraz vsakega podjetja in mora biti prijazen, koristen in dobro seznanjen z vsemi pisarniškimi postopki in politikami. Te se lahko od urada do urada razlikujejo. Na primer, medicinska recepcionarka bo morala vedeti, kako od vsakega pacienta pridobiti informacije o zavarovanju in kako, če je to potrebno, zbrati nadomestila. Čeprav jim ni treba odgovarjati na zdravstvena vprašanja, morajo vedeti, na koga naj usmerijo bolnike, če imajo težave. Receptorka v odvetniški pisarni ne bi smela nuditi pravnega svetovanja, vendar mora vedeti, kdo v svoji pisarni ima strokovno znanje za delo s stranko in ga takoj usmeriti k tej osebi.
$config[code] not foundIzvajanje uradnih pravilnikov
V nekaterih primerih so receptorji odgovorni za uveljavljanje uradnih pravil in postopkov. Posebne pisarniške politike se razlikujejo od urada do urada, vendar so običajno namenjene zaščiti varnosti in dobrega počutja zaposlenih in strank v pisarni. Uradne politike lahko vključujejo prepoved kajenja, pitje alkoholnih pijač in spolno ali verbalno nadlegovanje v pisarni ali na recepciji. Veliko pisarn ima tudi osnovno kodo oblačenja in zahteva, da vsi, ki vstopajo v pisarno, nosijo čevlje in ustrezna oblačila. Druge osnovne pisarniške politike zajemajo ure delovanja, zaračunavanje in kako obveščati stranke o kakršnih koli spremembah storitev ali pristojbin. Kot vsi zaposleni mora biti tudi receptorka seznanjena s politiko pisarne in imeti vedno na voljo priročnik za zaposlene.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingVprašanja glede zasebnosti in zaupnosti
V številnih pisarnah so receptorji odgovorni za vložitev velike količine informacij. To lahko vključuje zaposlitvene evidence strank, pravne ali zdravstvene podatke, naslove in kontaktne podatke ali finančne informacije. Čeprav ima delodajalec receptorja lahko popoln dostop do teh informacij, ga receptorka ne sme deliti z nikomer zunaj pisarne ali z nepooblaščenim osebjem v pisarni ali na delovnem mestu. Pravilniki urada zagotavljajo stroga pravila o pravici do zasebnosti in pogosto vključujejo kazni za sproščanje nepooblaščenih informacij. Ker so receptorjem zaupane zelo osebne informacije, se morajo zavedati teh politik in jih vedno upoštevati. Tudi recepcionarji morajo imeti možnost, da stranke obvestijo o svojih pravicah do zasebnosti in odgovorijo na vsa vprašanja, ki jih imajo o teh vprašanjih.
