Vodenje evidenc je danes bistveni del številnih vrst poslovanja. Ne glede na to, ali delate v medicinski pisarni, na univerzi, v pravnem ali drugem zavodu, je upravljanje obrazcev, ki vodijo ta podjetja, pogosto samo delovno mesto s polnim delovnim časom. Včasih se lahko izkaže, da je količina dokumentacije, ki jo ustvari organizacija, velika. Skupne težave, s katerimi se sooča upravljanje zapisov, se lahko ublažijo z vzpostavitvijo sistemov za njihovo upravljanje.
$config[code] not foundIzgubljeni zapisi
Izgubljeni zapisi se lahko gibljejo od manjših neprijetnosti za podjetja do ogromnih težav, ki trajajo mesece ali celo leta. Na primer, če stranke redno zahtevajo dokumente od podjetja in jih ne morete zagotoviti pravočasno (ali sploh), tvegate izgubo njihovega poslovanja v prihodnosti. Če so za pravno zadevo potrebni pomembni zapisi, kot je obramba podjetja pred tožbo, neobstoj ustreznih dokumentov lahko stane ogromne vsote denarja ali celo pomeni popolno razpustitev podjetja. Eden od načinov, da se izognete izgubi zapisov, je podrobna organizacija in proces shranjevanja.
Organizacija zapisa
Ustrezna organizacija datotek je eden od temeljev dobrega upravljanja zapisov. Ponavadi podjetja organizirajo datoteke kronološko po letih in nato po abecedi po imenu stranke. Elektronsko shranjevanje je poleg tiskanih kopij zapisov vašega podjetja tudi izvedljiva možnost, ki prihrani prostor in čas, ki ga vaše podjetje lahko uporabi za druge namene. Tudi če se odločite, da boste shranili večino dragocenih datotek na računalnikih vaše organizacije, imajo tiskane kopije svoje mesto v shrambi in organizaciji zapisov. Izvirne dokumente, kot so tisti z notarskim podpisom, je pogosto treba hraniti določeno število let ali včasih za nedoločen čas.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingShranjevanje zapisov
Odvisno od vrste poslovanja, za katerega vodite evidence, pa tudi od tega, kako dolgo je podjetje delovalo, se vam zdi, da vam zmanjkuje prostora za vse formate, ki jih morate shraniti. Možna rešitev tega problema ni ohranjanje kakršnih koli tujih zapisov. Razmislite, kako dolgo mora vaše podjetje imeti te oblike. Za zvezne davčne namene je večina dokumentov mogoče odstraniti po določenem časovnem obdobju, v skladu z navodili Službe za notranje prihodke (IRS), odvisno od vrste vložene prijave (glej oddelek Viri). Različna podjetja, kot so pravni in zdravstveni uradi, morajo podatke o strankah hraniti le za določeno število let, odvisno od stanja, v katerem delujejo. Druga rešitev je shranjevanje zapisov v ločenem objektu, kot je najem skladiščne enote. Tako v prostorih vašega podjetja ne zavzamejo dragocenega prostora, ki bi ga lahko uporabili za vodenje organizacije. Ne pozabite, da so takšne enote lahko drage, odvisno od števila zapisov, ki jih morate shraniti.
