Večina lastnikov malih podjetij bi verjetno pozabila na odgovornost. Ampak nujno je, da kdorkoli, ki se ukvarja z nič več kot samostojni podjetnik. To je vaša odgovornost, da vodite evidenco o svojih zaposlenih. Čeprav to morda ni najbolj razburljiv del vodenja podjetja, je pomembno.
Zahteve za hrambo podatkov o zaposlenih
Zvezne, državne in lokalne vlade imajo različne zahteve, ko gre za vodenje natančne dokumentacije o najemanju in drugih funkcijah HR za zaščito zaposlenih in podjetij. Kot podjetje, če ne shranite teh evidenc pri roki lahko pustite odprte za neustrezne obleke za prekinitev ali podobne posledice brez kakršne koli dokumentacije, da se branite sami. Tukaj je nekaj zahtev, ki jih mora vaše podjetje izpolnjevati, ko gre za vodenje evidenc zaposlenih.
$config[code] not foundHranite Zaposlitev Records za eno leto
Ko najemate novo delovno mesto, zvezni zakoni, kot je Zakon o Američanih z oviranostjo in naslov VII, zahtevajo, da ste v procesu zaposlovanja nediskriminatorni. Zato morate vse prijave, življenjepise in drugo dokumentacijo iz procesa najema hraniti vsaj eno leto po tem, ko je bilo delo opravljeno, če se katera od strank, ki niso prejele zaposlitve, odloči, da bo vložila tožbo.
Obdržite evidenco plač za tri leta
Zapisi o izplačanih plačah so bistvenega pomena za zagotovitev, da so zaposleni pravično kompenzirani za ure, ki so jih opravili, in za zagotovitev, da vaše podjetje izpolnjuje zahteve glede nadur in minimalne plače. Zakon zahteva, da te zapise hranite za neizključene zaposlene tri leta. Vendar pa se lahko zaposleni odločijo, da bodo vložili tožbe, če menijo, da so dolžni plačati za kakršno koli nadurno delo. Zato je lahko za vas koristno, da jih držite pri roki do pet let po prenehanju.
Obdržite obrazce I-9 za eno leto po prenehanju
Obrazci za I-9 so potrebni, da podjetja pokažejo, da so preverili, ali je zaposleni upravičen do dela v Združenih državah. Po zakonu morate te obrazce hraniti tri leta po tem, ko zaposlite zaposlenega ali eno leto po tem, ko je delavec prenehal delovati, kar se zgodi pozneje. Prav tako morate shraniti te obrazce ločeno od drugih evidenc o osebju.
Hranite dokumentacijo o ločitvi pet let po prenehanju
Ohranjanje dokumentacije v zvezi s prenehanjem ali ločevanjem je prav tako bistvenega pomena, če se soočite s kakršnimi koli neustreznimi težavami pri odpovedi. Hranite pisma o odstopu in dokumente o izstopu iz intervjuja tri leta po tem, ko zaposleni zapustijo in razdelijo dokumentacijo pet let.
Obdržite poročila FMLA o treh letih po prenehanju
Zakon o družinskem zdravstvenem dopustu je namenjen zagotavljanju, da upravičeni delavci prejemajo neplačan dopust, če je njihova zaposlitev zaščitena v primeru zdravstvene ali družinske težave. Če zaposleni predloži prošnjo za dopust FMLA, morate te podatke hraniti v svojih evidencah vsaj tri leta po tem, ko je delavec deloval z vašim poslovanjem, ne glede na to, ali je bil dopust odobren ali ne.
Obdržite obrazce za pokojninske ugodnosti šest let
Če zaposlenim zagotavljate pokojnino, morate te informacije hraniti pri roki vsaj šest let po tem, ko zaposleni zapusti ali preneha veljati, na podlagi Zakona o varnosti dohodka zaposlenih. Poleg tega so sodišča ugotovila, da je družba dolžna dokazati, da je zagotovila zadostno pokritost in ugodnosti v primeru, da zaposleni toži, namesto da bi bila odgovornost zaposlenega, da dokaže, da pokritost ni bila zadostna.
Vzdržujte zapise o drogah za pet let
V nekaterih primerih lahko preverjanje preteklosti in informacije o testiranju na droge spadajo pod standard drugih podatkov o zaposlovanju. Če pa je delo povezano s prevozom, morate voditi evidenco o vseh testih drog, ki se izvajajo pet let, kot del varnostnih predpisov Ministrstva za promet.
Ohranite davčne evidence zaposlenih za štiri leta
V zvezi z davki, povezanimi z zaposlenimi, IRS priporoča vodenje evidenc pri roki štiri leta v primeru revizije. To mora vključevati vse plače, izplačila pokojnin, informacije o nasvetih, obrazce W-2 in W-4 ter vse druge s tem povezane informacije.
Vzdržujte zdravstvene in varnostne evidence zaposlenih za pet let
Zakon o varnosti in zdravju pri delu od vas zahteva, da vzamete in vodite evidenco o vseh poškodbah in boleznih zaposlenih, ki jih dobite na delovnem mestu, s kratkim opisom in drugimi ustreznimi informacijami. S tem se zagotovi, da so zaposleni deležni varnega delovnega okolja in da se vsa vprašanja ustrezno obravnavajo.
Informacije o zavarovanju za primer brezposelnosti hranite do sedem let
Zahteve glede zavarovanja za primer brezposelnosti se razlikujejo glede na državo. V nekaterih primerih boste morda morali te evidence hraniti od štiri do sedem let. Natančneje, Washington D.C. zahteva, da podjetja vodijo evidenco sedem let.
Ohranite pogodbe za največ pet let
Če delate z neodvisnimi izvajalci ali tretjimi osebami, boste morda morali izpolniti tudi nekatere zahteve glede vodenja evidenc. V Virginiji morajo podjetja voditi pogodbe pet let po sklenitvi sporazuma. Nekatere druge države imajo podobne zahteve tudi od treh do štirih let.
Fotografije preko Shutterstocka
2 Komentarji ▼
