Ali ste vedeli, da lahko za delodajalce, ki ne predložijo zahtevanih obrazcev za poročanje o Zakonu o dostopni oskrbi (Obamacare) z IRS, velja največja kazen v višini 3 milijonov dolarjev? To je dovolj, da vas ponoči! In to je samo ena zakonska zahteva.
Delodajalci se danes soočajo s široko paleto zahtev za vodenje evidenc o zaposlenih, saj je ta infografika podjetja ComplyRight, podjetja, ki se ukvarja z osvoboditvijo obremenitev malih podjetij, jasno pojasnila. Zdi se, da te zahteve vsako leto rastejo.
$config[code] not foundDokumentacija in beleženje beleženja lahko manjša podjetja upadajo, ker imajo manjši subjekti manj osebja za upravljanje kadrovskih funkcij ali pa sploh nimajo namenskih kadrovskih virov. Dobra novica pa je, da vam tehnologija lahko pomaga, da kot delodajalec ohranite zahteve glede skladnosti s predpisi.
Tukaj je nekaj zahtev za vodenje evidenc zaposlenih, ki vas lahko presenetijo (ali pretresajo):
Objave delovnih mest
Ko delodajalci objavijo oglase za nova delovna mesta, morajo obdržati evidenco za eno leto v skladu z Zakonom o starostni diskriminaciji pri zaposlovanju (ADEA).
Aplikacije za delo
Delodajalci, zajeti v ADEA, Zakon o Američanih z oviranostmi (ADA) in / ali Naslov VII Zakona o državljanskih pravicah (naslov VII), morajo vse prijavljene zaposlitve hraniti vsaj eno leto. Enoletna zahteva velja tudi za sezonske in začasne delavce.
Nadaljevanje
Pridobljeni življenjepisi se morajo hraniti eno leto, po ADEA in ADA. Vendar pa ni potrebe po ohranitvi nenaročenih nadaljevanj.
Zapisi o zaključku
ADA in naslov VII zahtevata, da se vse evidence o odpovedi hranijo eno leto po datumu odpovedi zaposlenega.
Ugodni načrti
ADEA zahteva, da se načrti prejemkov hranijo v zapisniku eno leto po prenehanju načrta v okviru ADEA. Poleg tega Zakon o varnosti dohodkov za zaposlene (ERISA) zahteva, da se zapisi o načrtu prejemkov hranijo šest let.
Ocene uspešnosti
Zakon o poštenih delovnih standardih (FLSA) zahteva, da se ocene izvajanja ohranijo dve leti.
Davčna evidenca o brezposelnosti
V skladu z zveznim zakonom o davku na primer brezposelnosti (FUTA), morate obdržati davčne evidence o brezposelnosti štiri leta od datuma zapadlosti davka ali plačila, kar je kasneje.
Obrazci I-9
Obrazce I-9 in dodatne informacije o preverjanju, ki potrjujejo, da je zaposlenim dovoljeno delo v ZDA, je treba hraniti tri leta od datuma najema ali eno leto po datumu odpovedi, kar nastopi kasneje. Uporablja se zakon o reformi in nadzoru priseljevanja (IRCA).
Pogodbe o zaposlitvi
Če imate pogodbe o zaposlitvi z zaposlenimi, morate vse pogodbe hraniti tri leta po FLSA.
Obrazci OSHA za poškodbe in bolezni
Delodajalci z 11 ali več zaposlenimi morajo hraniti vse oblike prijavljanja poškodb ali bolezni najmanj pet let po koncu koledarskega leta.
Vrtoglava pokrajina skladnosti
Kot kaže zgornji seznam, so delodajalci podvrženi vse večjemu številu zakonov o hrambi dokumentov zaposlenih.
Ne samo, da je število pravnih zahtev tisto, kar zahteva skladnost. Dejstvo je, da se zakoni vedno spreminjajo - in zapleteni.
Zakoni so pogosto polni nianse, izjeme in podrobne opredelitve. Zahteve za vodenje evidenc lahko zajemajo nekatere delodajalce glede na njihovo velikost ali industrijo, ne pa tudi druge.
Zakoni se pogosto spreminjajo, dodajajo se novi zakoni in predpisi. Če ste ujeti ne zavedajo spremembe ali novega zakona, lahko vaše podjetje na koncu plačate zajetne kazni. Ne pozabite, da pomanjkanje znanja ponavadi ni obramba.
Tehnologija: Bistvena fundacija za skladnost delodajalcev
Vodenje evidenc o zaposlenih je eno od tistih področij, kjer tehnologija danes uravnava konkurenčne pogoje za mala podjetja.
Dobra aplikacija za vodenje evidenc zaposlenih vam lahko pomaga bolje izpolniti zakonske zahteve, ki veljajo za vaše podjetje - to je dano.
Toda današnja najboljša programska oprema za shranjevanje zapisov lahko doda veliko večjo vrednost.
Najboljše aplikacije pomagajo produktivnosti, saj pomagajo malim podjetjem, da delajo pametneje, ne težje. Nasvet: poiščite programsko opremo, ki je hitra za začetek, intuitivno in preprosto za uporabo. Oglejte si tudi funkcije, kot so samodejni pozivi in opomniki za dodatno učinkovitost.
Dobra aplikacija za vodenje evidenc zaposlenih lahko prihrani denar z upravljanjem tveganj. Boste dobili mir uma in spanja bolje vedo, vaše majhno podjetje ima orodja za izpolnjevanje zahtevnih zahtev za vodenje evidenc, tako kot velike korporacije.
Tu je še ena velika prednost tehnologije: elektronski zapisi namesto papirja. Vzdrževanje tiskanih izvodov evidenc zaposlenih ne zahteva samo veliko prostora, ampak zahteva tudi ekstremno organiziranost. Povprečen uslužbenec vsako leto zapravi 400 ur za iskanje papirnih dokumentov.
Elektronska dokumentacija pridobiva oprijem na papirju, v skladu z ComplyRight. Ni presenetljivo, zakaj. Kadar se zapisi hranijo elektronsko, se informacije konsolidirajo na enem mestu in zlahka iščejo. Osebje lahko v nekaj klikih pridobi podatke o zaposlenih.
Ker vaše podjetje raste in se množijo zapisi, elektronski sistemi za hrambo dokumentov olajšajo organiziranje in pridobivanje vse večjega obsega podatkov. Brez upora neučinkovitega papirja lahko tudi hitreje povečate obseg poslovanja.
Kje poiskati pomoč za vodenje evidence zaposlenih?
Če si želite ogledati podroben seznam zahtev za vodenje evidence zaposlenih in identificirati tiste, ki se nanašajo na vaše podjetje, prenesite brezplačne "Smernice za shranjevanje podatkov o zaposlenih za delodajalce in vodje kadrov" iz podjetja ComplyRight.
In si oglejte aplikacijo Zaposleni Records iz HRDirect. Začetek je brezplačen in hiter - in poenostavlja upravljanje evidenc zaposlenih.
Photo Manager preko Shutterstocka
Več v: Sponsored 3 Komentarji ▼
