Opisi delovnih mest upravnega pomočnika morajo biti prilagojeni potrebam osebe in organizacije, ki jim bodo pomagali. Previdno morajo razmišljati in načrtovati, še posebej, ker se lahko šteje za pravno pogodbo. Dober opis vsebuje podroben seznam opravil in merila za delo upravnega pomočnika.
Opišite osnovne kategorije dela. Ti morajo vključevati naziv (tj. Upravni pomočnik podpredsednika), oddelek, neposrednega nadzornika, splošna področja nadzora, naloge, pogoje zaposlitve in kvalifikacije.
$config[code] not foundJasno določite, komu bo zaposleni pomagal. To bo v prihodnje preprečilo morebitne konflikte v pisarni. Če pomočnik služi skupini položajev, to pojasnite. Če je ta pomočnik v celoti pooblaščen, ga napišite v pisni obliki. Navedite tudi ukazno verigo in ustrezno strukturo poročanja.
Določite primarne naloge. Bodite previdni pri lenobnih frazah za opis dela, kot so "vse potrebne naloge." Bodite natančni. Ali bo upravni pomočnik razporejal potovanja, rezerviral nastanitev, sprejemal diktate, vodil zapisnike za sestanke, vodil koledarski razpored, organiziral datotečne sisteme ali nadzoroval druge pomočnike? Vključite jih v seznam z označenimi črkami, pri čemer se vsaka oznaka začne z glagolom akcije (vzdrževanje, razvrščanje, nadzorovanje, ustvarjanje, definiranje, spominjanje itd.).
Določite potrebne lastnosti za odlično delovanje. Te morajo biti čim bolj specifične. Na primer, prosimo za strokovno znanje v Word, Excel in Photoshop namesto računalniške pismenosti.
Vzpostaviti ustrezno raven izobrazbe in izkušenj. To mora temeljiti na potrebnih posebnih dolžnostih. Za nekatere administrativno-asistentske položaje je potrebna le diploma srednje šole. Vendar pa je lahko zaželena višja izobrazba na področju poslovne administracije ali kakšnega drugega uradnega usposabljanja tajnikov. Za upravne pomočnike na visoki ravni je nujna predhodna izkušnja.
Nasvet
Bodite previdni in si oglejte opis delovnega mesta za kakršne koli izjave, ki bi jih lahko obravnavali kot škodljive ali nezakonite.
