Pomembno je imeti delujoč sistem arhiviranja v kateri koli pisarni. Najboljši način za urejanje pisarniških dokumentov je, da imate preprost sistem arhiviranja, ki ga razumete. Naslednjič, ko boste potrebovali datoteko, vam ne bo treba iti skozi kup papirjev, v upanju, da boste našli pravo. Natančno boste vedeli, kje je.
Ustvarite čas za reorganizacijo zbirke podatkov ali za zagon novega sistema; lažje je dokončati vse naenkrat.
$config[code] not foundPrikličite podatke od ljudi, ki uporabljajo datoteke.
Datoteke razvrstite po abecedi ali jih razvrstite po kategorijah, imenih odjemalcev ali datumih.
Barvno kodiranje datotek.
Vsako datoteko označite z imenom, ki je smiselno in je enostavno najti. V vašem sistemu ne sme biti nobenih "raznovrstnih" datotek.
Pojdite skozi datoteke in dokumente, preden jih vstavite v nov sistem in zavržete vse nepotrebne dokumente.
Nasvet
Če niste prepričani o kategoriji za dokument, jo postavite pod prvo kategorijo, ki jo razmišljate o dokumentu, ali pa poiščite nasvet od druge osebe.
Če je v pisarni več sistemov za arhiviranje, morajo vsi vzpostaviti enako vrsto zbirke.
Ko boste vnesli novo postavko, takoj ustvarite datoteko.
Na voljo imate mape in pripomočke za pisanje v bližini zbirke podatkov.
Speti strani skupaj, namesto da bi uporabili sponke za papir.
Opozorilo
Ne kopirajte dvojnikov.
