V številnih podjetjih služba za kadrovske zadeve obravnava vse kadrovske evidence vsakega zaposlenega, preteklega in sedanjega. Ti zapisi so se tradicionalno hranili na papirju, ustvarjali pa so težave pri shranjevanju, sposobnost iskanja zapisov in dolgoživosti. Prehod na računalniški sistem osebja lahko pomaga pri reševanju nekaterih od teh vprašanj.
Vesolje
Vodenje papirnih zapisov zavzema veliko prostora. Več zaposlenih ima podjetje, več prostora potrebuje za shranjevanje vseh evidenc, še posebej, če družba vodi evidence za pretekle zaposlene. Računalniški sistem omogoča podjetju, da prenese papirne dokumente v digitalno obliko, ki zavzame le prostor za računalnik. Večina računalnikov ima veliko prostora na trdem disku za shranjevanje vseh potrebnih zapisov zaposlenih. Podjetje lahko prosto uporabi nekdanji prostor za shranjevanje papirnih zapisov za drugo pisarno ali drugo vrsto shrambe.
$config[code] not foundDostopnost
Papirni zapisi, ne glede na to, kako dobro so vloženi, lahko trajajo nekaj minut, da se preišče za vsako posamezno informacijo. Morate najti datoteko za pravega zaposlenega, ki je ponavadi lahka, dokler se datoteke hranijo v dobrem abecednem vrstnem redu, vendar lahko še vedno vzamejo čas, odvisno od tega, koliko arhivskih omaric morate hoditi, da bi prišli do njega. Po tem morate še vedno najti določen dokument, ki ga potrebujete, kar lahko traja nekaj časa, še posebej, če je datoteka zaposlenega debela. Če pa je sistem za osebje shranjen v računalniku, je nekaj sekund potrebno, da poiščete informacije, ki jih iščete, prek iskalnih funkcij računalnika. Delodajalci si lahko ogledajo datoteke iz več računalnikov in celo pisarne, ki se nahajajo v več mestih.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingČas
Poleg prihranka časa pri iskanju določenih dokumentov v papirnih datotekah lahko delodajalci prihranijo čas tudi na druge načine. Če delodajalec zaradi disciplinskega ukrepa ali pregleda uspešnosti potrebuje dokumentacijo nekoga, bi morala počakati, da nekdo najde datoteko in ji jo dostaviti. Ko je sistem računalniško podprt, lahko preprosto poišče informacije na svojem računalniku, ne da bi moral čakati. Vnašanje dokumentov se prav tako opravi hitreje, s čimer prihranimo čas pri vložitvi.
Statistika
Delodajalci se včasih zanašajo na statistiko, da ocenijo svoje zaposlene in potrebe podjetja. Ko so osebni zapisi računalniško podprti, lahko delodajalec naroči računalniku, da zbere specifične statistične podatke, kot so ravni proizvodnje, odsotnosti ali stopnje prometa, da najde načine za izboljšanje podjetja. Te statistike lahko delodajalcu zagotovijo veliko pomembnih informacij. Če višje vodstvo zahteva te statistike, računalnik olajša zbiranje informacij in lahko hitro ustvari graf za boljšo ponazoritev statistike.
Trendi
Nekateri zaposleni kažejo trende v svojih delovnih navadah, ki delodajalcu kažejo na morebitne težave. Na primer, delavec ima lahko navado, da kliče bolne enkrat na nekaj tednov na isti dan v tednu. Nekateri zaposleni izberejo ponedeljek ali petek za podaljšanje vikenda, medtem ko drugi izberejo bolj diskretno pot z uporabo dneva sredi tedna. Računalniški kadrovski sistem lahko pomaga delodajalcu lažje prepoznati trende, kot je ta, kot se zanaša na papirne zapise in spomin.
