Če ste kot drugi lastniki malih podjetij, ste v zadnjih letih verjetno porabili vse več časa za spletna srečanja. Toda pri teh vrstah sestankov obstajajo zapletene situacije, v primerjavi s starim srečanjem v šoli, ki je potekalo okoli mize za konferenco ali v pisarni stranke, se boste morda želeli spomniti. Če želite zagotoviti, da ste prijazni do vseh drugih udeležencev srečanja, je tu 50 nasvetov za bonton elektronskih poslovnih srečanj.
$config[code] not foundNasveti za etiketo na spletnih poslovnih srečanjih
Samo načrtujte potrebne sestanke
Prvo pravilo srečanj, tudi spletnih, je, da morajo služiti posebnemu namenu. Če je to nekaj, kar lahko preprosto pošljete v hitrem e-poštnem sporočilu ali rešite na drug, manj zamuden način, ne dovolite, da vaša ekipa preživi svoj čas, ko sedi skozi celotno srečanje.
Povabite bistvene ljudi
Podobno naj vaše srečanje vključuje le tiste, ki so dejansko bistveni za pogovor. Če povabite nekoga, ki mu podatki niso pomembni, boste izgubili svoj čas.
Ne povabite nenapovedanih gostov
Prav tako bi morali vsem pojasniti, kdo je na seznamu gostov. Ne želite, da bi se kdo začel srečati.
Vprašajte ljudi o razporejanju
Za spletne sestanke je lahko tudi dobra ideja, da vprašate bistvene udeležence o časih, ki delajo zanje, namesto da jih načrtujete in nato povabite ljudi.
Pošlji uradno povabilo
Ko izberete uro in datum, lahko pošljete uradno povabilo v program, kot je Google Koledar, tako da bodo imeli uporabniki enostaven način za rezervacijo določenega časa.
Potrdite, če je potrebno
Če ste sestanek načrtovali precej pred časom, lahko z ljudmi, s katerimi se srečujete, hitro potrdite dan pred časom, da se prepričate.
Pošljite posebno agendo
Pred sestankom, vsaj nekaj dni do tedna, če je mogoče, pošljete agendo vsem udeležencem, ki podrobno opisujejo, kaj bo potekalo.
Ponudite določen časovni razpored
Vključiti morate tudi čas na dnevni red, tako da bodo udeleženci imeli možnost načrtovati preostanek dneva.
Naj ljudje vedo, kaj naj pričakujejo
Če potrebujete ljudi, ki imajo na sestanku dostop do dokumentov ali drugega gradiva, ali je to pomemben dokument ali nekaj podatkov o stikih s stranko, to vnaprej pojasnite.
Prepričajte se, da lahko vsakdo dostopa do spletnih sob za konference
Če imate virtualno srečanje, je dobro, da se predhodno prijavite z vsemi, da se prepričate, ali imajo dostop do programa, ki ga nameravate uporabiti. Dajte jim na razpolago dovolj časa, če bodo morali prenesti aplikacijo, da se bodo lahko udeležili vašega srečanja.
Pred tem opravite test
Prav tako je dobra ideja, da vnaprej preizkusite svojo aplikacijo za sestanek ali program, samo da boste zagotovili nemoteno srečanje.
Imejte ustrezno uporabniško ime in fotografijo
Če za sestanke uporabljate program, kot je Skype, poskrbite, da sta uporabniško ime in fotografija primerna za strokovna srečanja.
Potrdite časovne cone
Pri virtualnih sestankih morate biti tudi jasni glede časovnega pasu, ko načrtujete. Ne predvidevajte le, da so v vašem časovnem pasu novi stiki.
Pokaži čas
Ne glede na to, ali vodite sestanek ali se udeležujete kot gost, se morate pojaviti pravočasno. Realno gledano bi morali biti malce prezgodaj, da bi bili varni.
Pokličite, če imate konflikt
Če imate v sili ali konfliktu, zaradi katerih boste zamudili sestanek ali zamudili, morate gostitelju ali udeležencem sporočiti čim prej. Če pride do konflikta dan sestanka, to verjetno pomeni, da morate poklicati osebo, da boste lahko prepričani, da so dobili sporočilo.
Počakajte, da vsi pridejo
Ko ste klicali ali vstopili v svojo spletno konferenčno sobo, pozdravite ljudi, ko se prikažejo, vendar počakajte, da se udeležijo vsi, ki jih poznate, preden se res potopite.
Izberite mirno lokacijo
Čeprav imate lahko spletna srečanja od povsod kjerkoli, je najbolje, da izberete nekje tiho, kjer ne bo veliko motenj ali hrupa.
Vzpostavite tokove takoj
Ko se vsi pokažejo na spletni konferenci, naj vsi pozdravijo, da preizkusijo glasnost, tako da lahko takoj izvedete prilagoditve.
Ustrezno obleko
Če sodelujete v videokonferenci, morate razmisliti o svojem videzu. Morda ni tako pomembno kot za osebne sestanke. Ampak še vedno moraš izgledati profesionalno.
Naredite uvod
Če ste povabili ljudi, ki se morda ne poznajo na spletno srečanje, poskrbite, da jih boste osebno predstavili ali jim dali priložnost, da se predstavijo na začetku sestanka.
Zapomnite si Imena
Ali se prvič srečujete ali sedmi, se spominjate imen in jih dejansko uporabljate, ko pozdravljate ljudi.
Ostanite na temi
Med sestankom se lahko občasno pogovorite ob strani. Ampak poskrbite, da boste vedno vodili pogovor nazaj v glavni namen in pazili na uro, da boste lahko vljudni od vseh časov.
Govori glasno
Ko govorite med sestankom, se prepričajte, da boste spregovorili in govorili dovolj glasno, da vas bodo vsi slišali.
Ne prekinjajte drugih
In ko drugi govorijo, jim vedno dovolite, da končajo, preden vam ponudijo lastno misel.
Izogibajte se govoriti takoj
Ko se vprašanje postavi za celotno skupino, se lahko izognete nerodnim prekinitvam, če čakate sekundo, da spregovorite. Če to storijo drugi takoj, počakajte na vrsto. Če nihče ne govori, ste pripravljeni.
Vprašajte pred delitvijo dolgih misli
Če ste dolgo razmišljali ali nameravali deliti, vprašajte, če je to v redu, da to storite vnaprej, če ne boste imeli dovolj časa. Vedno jo lahko v e-poštnem sporočilu zaokrožite kasneje ali delite na drugem sestanku.
Nemo, ko ne govorite
Da bi se izognili motenju ozadja za druge, preprosto utišajte sebe, ko ne govorite precej časa.
Pozorno poslušajte
Tudi, ko drugi govorijo, poskrbite, da boste poslušali. Ne želite, da bi nekaj zamudili in ga pozneje predstavili v vprašanju.
Pokaži, da poslušate
Prav tako morate ljudem, ki jih poslušate, dejansko pokazati, ko se pogovarjajo, če ste na videokonferenci. Ne pokopavajte samo glave v svojih zapisih. Poglejte jih in vadite aktivno poslušanje.
Uporabite nego z humorjem
Če med sejami čutite potrebo po humorju, se prepričajte, da je primeren za vaše občinstvo. To je veliko lažje, ko se pogovarjate z bližnjimi člani skupine. Vendar bodite previdnejši, ko se srečujete s strankami ali osebami, ki jih ne poznate dobro.
Zagotoviti kopije bistvenih dokumentov
Če med sestankom navedete kakšne pomembne dokumente, jih pošljite udeležencem srečanja pred ali med njim, tako da jih lahko dobijo za referenco.
Pripravite se s predstavitvenimi materiali
In če potrebujete opremo za predstavitev, se prepričajte, da je vse v dobrem stanju, tako da ne boste izgubili časa, da bi poskušali narediti delo.
Spoznajte svojo publiko
Ko pripravljate predstavitev ali druge točke dnevnega reda, je pomembno tudi, da razmislite o svojem občinstvu in se posebej obrnete na svoja sporočila. Ne zapravljajte časa za ljudi z velikostmi, ki niso pomembne. In ne uporabljajte tona ali teme, ki najverjetneje ne bo ustrezala točno določenim osebam, s katerimi se srečujete.
Odložite telefon
Med sestanki naj bo telefon utišan, da se ne prekine.
Izogibajte se živčnim navadam
Običajno je v nekaterih primerih srečanje udeležencev, ki se ukvarjajo z živčnimi navadami, kot so klikanje peresa ali žvečenje. Vendar se zavestno potrudite, da se izognete tistim, ki se srečujejo na strokovnih srečanjih.
Ne jejte, medtem ko govorite
Izogibajte se tudi prehranjevanju med spletnimi sestanki. Vnaprej si privoščite prigrizek.In samo požirete vodo, če je na vrsti nekdo drug, da govori, če je potrebno.
Imajo določen čas za vprašanja
Prav tako je dobro, če imate določen čas, da ljudje postavljajo vprašanja, če vodite sestanek. In če se udeležite, poskrbite, da boste to možnost našli na dnevnem redu, tako da boste vedeli, kdaj naj sprožite kakšne točke.
Ne prevladujte v oddelku za vprašanja
Ko se ta odsek vprašanj pojavi, lahko postavite eno ali dve vprašanji. Toda ne prevladujte v pogovoru. Dajte drugim tudi priložnost.
Ponudite kredit za ideje
Če med sestankom kličete karkoli, kar na začetku ni bila vaša zamisel, poskrbite, da boste priznali avtorja. Če tega ne storite, bodo ljudje samo domnevali, da je to vaša ideja.
Pogovorite se o osebnih zadevah po srečanju
Če se med sestankom skupine zgodi kaj, kar je res samo za vas in še eno osebo, si vzemite čas, da se o tem pogovorite kasneje, namesto da si vzamete čas za druge.
Ne kličite ljudi
Včasih lahko naletite tudi na situacije, ko član vaše ekipe naredi napako, ki negativno vpliva na vaše srečanje. Toda ne uporabljajte časa za sestanke, da bi jih predavali. Pokličite zasebno srečanje s to osebo, da se pogovorite, če je to potrebno.
Obdržite svoj kul
In ne glede na to, s kom imate opravka, se med sestankom ne izgubite.
Podajte prekinitve za dolgotrajna srečanja
Če gostite sestanek, ki bo trajal nekaj ur ali več, vključite redne odhode v svoj dnevni red, da bodo ljudje lahko vzeli nekaj za jesti, preverili svoje telefone in uporabili kopalnico.
Čas konca
Skozi sestanek bodite pozorni na uro, da boste lahko zaključili sestanek, ko ste rekli, da boste.
Ljudem dajte priložnost, da odidejo
Če po naključju niste dobili priložnosti, da bi razpravljali o vsem, kar ste želeli v dodeljenem času, lahko vprašate ljudi, če bi radi ostali in končali sestanek. Vendar pa ljudem omogočite, da pravočasno odidejo, če imajo predhodne zaveze.
Hvala vsem za udeležbo
Če ste sklicali sestanek, se morate zahvaliti tudi vsem, ki so se udeležili sestanka, preden odidejo.
Spoznajte druge jezike in kulture
V nekaterih primerih se lahko srečate tudi z ljudmi iz različnih okolij in kultur. Preden se srečate, se morate zavedati njihovega jezika in običajev po svojih najboljših močeh.
Spremljanje z opombami
Po sestanku je dobro, da nekatere beležke ali opomnike delite z e-pošto. Če pa ne boste imeli ničesar posebnega za nadaljnje spremljanje, pošljite hiter opomin.
Izogibajte se izmenjavi informacij o sestanku z drugimi
Ko gre za sestanke, morajo razpravljane točke ostati v skupini udeležencev, razen če ste jasno pojasnili drugače. Zato ne delite podrobnosti z drugimi, ki niso bili navzoči.
Izpolnite vse elemente akcije
In če ste se prostovoljno dogovorili, da boste opravili katero koli nalogo po sestanku, poskrbite, da boste takoj ukrepali.
Video konferenčna fotografija preko Shutterstocka
Več v: Priljubljeni članki Komentar ▼
