Vloga upravitelja dokumentov

Upravitelj dokumentov je član osebja IT, katerega cilj je organizirati, posodobiti in izboljšati celoten potek dela dokumentacije v podjetju. Podjetja so največji delodajalci upravljavcev dokumentov, čeprav je verjetno, da bodo imeli nekateri sektorji, kot so večje nepremičninske družbe, pravne storitve, financiranje, zdravstveno varstvo in zavarovanje, pri roki ne glede na velikost. Večina položajev upravljavca dokumentov zahteva vsaj eno do tri leta predhodnih izkušenj; vendar pa se nedavni diplomanti s specializiranim usposabljanjem lahko neposredno premaknejo v položaj. Znanje s posebno programsko opremo, kot so sistemi za upravljanje dokumentov in / ali programi za upravljanje odnosov s strankami, je bistvenega pomena za delo. Upravljavci dokumentov imajo pet glavnih delovnih nalog: povečanje dostopnosti, arhiviranje dokumentov, posodabljanje informacij, beleženje sledljivosti in pridobivanje dokumentov.

$config[code] not found

Povečajte dostopnost

Zaposleni potrebujejo dostop do dokumentov, kot so spremna pisma, tržna gradiva, vadnice in informacije o strankah, da dokončajo svoje delo. Tradicionalno so zaposleni shranili te datoteke neposredno na trde diske za prihodnji dostop, vendar obstaja tveganje, da bodo datoteke zastarele. Poleg tega lahko zaposleni zapravljajo dragoceni čas za čiščenje trdih diskov za dokumente, ki jih niso nikoli prenesli. Sistem za upravljanje dokumentov rešuje vse te težave. Ustvari osrednjo točko, kjer so shranjeni vsi dokumenti. Poleg tega je mogoče te dokumente deliti z osebjem in strankami prek spletne strani. Večina sistemov za upravljanje z dokumenti lahko preprosto oddaja na spletno mesto; prednost je, da je dostopna vsakomur, ki ima internetno povezavo in ne potrebuje dodatne programske opreme ali namestitve za ogled (lahko zahteva uporabniško ime in geslo, vendar je to mogoče določiti).

Arhiviranje dokumentov

IRS od finančnih institucij zahteva, da hranijo dokumentacijo, ki je povezana s stranko, pet let po zaprtju računa. Ministrstvo za pravosodje potrebuje še daljši časovni okvir za odvetniške pisarne, kar pomeni, da morajo vse te datoteke oditi nekam. Upravitelji dokumentov običajno arhivirajo dokumente kronološko, čeprav imajo nekateri raje po abecedi, odvisno od količine podatkov, ki jih želite shraniti. Če gre za brezpapirno pisarno, potem je treba dokumente podpreti (na dveh ločenih lokacijah), nato pa odstraniti s strežnika.

Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel Sapling
Posodabljanje dokumentov

Odvisno od velikosti organizacije je pisanje lahko ključni element vloge upravitelja dokumentov. Spremna pisma, predloge in vadnice zahtevajo stalno posodabljanje, da ostanejo pomembne. Poleg tega izjave o zasebnosti, prazne pogodbe in tehnični dokumenti dobijo manjše popravke približno enkrat na leto. Ne glede na to, ali vodja dokumentov osebno spremeni te spremembe, bo njegova odgovornost zagotoviti, da bodo vsi uporabljali najnovejše različice. Najenostavnejši način je, da uporabite sistem za upravljanje dokumentov.

Snemanje sledljivosti

Dokumenti se spreminjajo in odgovornost upravljavca dokumenta je vedeti, kdo je kaj spremenil. Sledljivost je standardna funkcija v večini programske opreme za upravljanje dokumentov. Vendar pa lahko upravljalec dokumentov sledenje spremlja brez programske opreme, tako da vsak dokument ostane samo za branje in nato zapiše zahtevane spremembe, ko so prejete.

Pridobivanje dokumentov

Včasih mora upravitelj dokumentov najti elemente, ki so že arhivirani. Najpogosteje gre za revizije, tožbe in naravne nesreče, ki zahtevajo natančne zapise preteklih dogodkov. Zato morajo upravitelji dokumentov arhivirati gradiva čim bolj logično in natančno. Na ta način lahko vsak upravljavec dokumentov dostopa do potrebnih zapisov, ne glede na to, kdo jih je prvotno shranil. Ko gre za pripravo na naravne nesreče, shranite varnostno kopijo pisarniškega strežnika nekje zunaj pisarne. Če je mogoče, ga shranite v drugo regijo, kot je satelitska pisarna.