Kot lastnik malega podjetja že skrbno spremljate vire vašega podjetja, vključno s kapitalom, zaposlenimi in zmogljivostmi. Kaj pa čas zaposlenih? Čas je težko kvantificirati in slediti, zato mnogi lastniki malih podjetij pomotoma obravnavajo čas, kot da je neomejen vir. Vendar to ne more biti dlje od resnice.
Nedavna študija podjetja McKinsey je ugotovila, da je le 9% vodstvenih delavcev »zelo zadovoljnih« s tem, kako je trenutno dodeljen čas zaposlenih. Poleg tega je skoraj polovica vodstvenih delavcev izjavila, da njihova trenutna dodelitev časa ni usklajena s cilji podjetja. Povprečen pisarniški delavec vam lahko pove, da je preveč časa v podjetju porabljenih za nepomembne naloge, kot so odzivanje na e-pošto in udeležba na nebistvenih srečanjih.
$config[code] not foundUčinkovito upravljanje s časom je ključnega pomena za produktivnost in donosnost vašega podjetja. Torej, kako lahko podjetja izboljšajo upravljanje časa? Ni tako preprosto, kot samo napotiti zaposlene, da bolj učinkovito izkoristijo svoj čas. Namesto tega mora vodstvena ekipa zgraditi kulturo podjetja, ki aktivno podpira učinkovito upravljanje časa v celotni organizaciji.
Kultura, ki učinkovito podpira upravljanje časa
Zasebnost zaposlenih
Večopravilnost je pomembna beseda v poslovnem svetu. Od zaposlenih se pričakuje, da bodo lahko učinkovito soočali z več nalogami hkrati. Tako upravljavci svoje delovne ure zapolnijo z različnimi projekti, srečanji in poslovnimi dejavnostmi.
Vendar pa študije vedno bolj dokazujejo, da je večopravilnost neučinkovita. Pravzaprav so raziskovalci iz Stanforda dokazali, da imajo multitaskerji slabe organizacijske sposobnosti, da jih je mogoče zlahka motiti in pogosto nimajo osredotočenosti.
Če večopravilnost ni ključ do učinkovitega upravljanja časa, kaj potem?
Odgovor je tok. Kot je definiral avtor in psiholog Mihaly Csikszentmihalyi, se pretok pojavi, ko vstopite v stanje intenzivne in lahke koncentracije na opravljeno nalogo. Pogosto se imenuje „biti v coni“, zaposleni pa so v tem stanju veliko bolj produktivni kot kadar koli drugje.
Da bi izboljšali produktivnost, morajo delodajalci storiti vse, kar je v njihovi moči, da zaposlene ohranijo v načinu pretoka. To pomeni spodbujanje korporativnega okolja tišine in zasebnosti. Kadarkoli je to mogoče, se morajo upravljavci izogibati obremenitvam svojih zaposlenih z več nalogami ali jih odvrniti od nepotrebnih e-poštnih sporočil in telefonskih klicev.
Veliko zaposlenih ima tudi koristi od zasebnih pisarn, namesto da delajo v hrupnih kmetijah.
Manj, bolj učinkoviti sestanki
Ena od največjih nadlog za učinkovito upravljanje časa je poslovno srečanje. Povprečno srečanje zavzame dragocen čas in prekine način dela zaposlenih, hkrati pa zelo malo ustvarja smiselne rezultate.
V skladu z raziskavo Microsofta so neučinkoviti sestanki med povprečnimi delovnimi tedni. Poleg tega zaposleni na sestankih preživijo skoraj šest ur na teden, 69% zaposlenih meni, da so ta srečanja neproduktivna.
Da bi bolje obvladovali čas podjetja, bi morali vodstveni delavci načrtovati samo sestanke, ki so nujno potrebni. Sestanki morajo imeti poseben namen: sprejeti odločitev ali rešiti problem. Treba je pripraviti podroben program vprašanj, ki jih je treba razpravljati in v kakšnem vrstnem redu ter koliko časa je dodeljeno vsakemu.
Če je sestanek zasnovan samo za posredovanje informacij, namesto tega razmislite o pošiljanju e-pošte. Mnoga srečanja so lahko tudi neobvezna, tako da, če je zaposleni v tem kritičnem pretoku, lahko prekine prekinitev.
Spremljanje časa
Vsak izvajalec ve, da mora podjetje, da bi se premaknilo naprej, jasno določiti cilje in cilje za prihodnost. Vendar le določitev teh ciljev ni dovolj. Prepogosto vodilni delavci in njihovi zaposleni postajajo zavedeni v vsakodnevnih nalogah in nikoli ne najdejo časa za dolgoročne cilje. Tukaj je integrirano elektronsko sledenje časa.
Učinkoviti elektronski sistemi za sledenje časom bi morali zajeti stroške in čas, porabljen za vsakega posameznega zaposlenega in projekt, ter te informacije vključiti v celovit pregled nad časovno razporeditvijo podjetja. Na ta način lahko ugotovite, ali je trenutna dodelitev vašega podjetja usklajena s cilji vašega podjetja. Tako kot pri vseh virih bo pravilno dodeljevanje časa zmanjšalo odpadke in olajšalo rast podjetja.
Peter Druckers, legendarni svetovalec za upravljanje, je nekoč dejal:
Čas je najmanjši vir in če ga ne upravljamo, ni mogoče upravljati ničesar drugega.
V poslovnem svetu je čas dragocen. V interesu vsakega delodajalca je spodbujati kulturo podjetja, ki jo meri, upravlja in vrednoti.
Neproduktivna fotografija srečanja prek Shutterstocka
11 Komentarji ▼
