Spomini - kratki za memorandum - so skoraj enaki kot pisma. Glavna razlika med njimi je, da pisma posredujejo informacije ljudem zunaj organizacije, medtem ko so opombe na splošno napisane ljudem znotraj. Druga razlika med črkami in beležkami je format. Pismo uporablja pozdrav ("Draga gospa") in blizu ("S spoštovanjem"); beležka ne. Beležka vedno vsebuje vrstico z zadevo. Spomini so lahko formalni ali neformalni, odvisno od tega, kdo jih bo prebral.
$config[code] not foundVsebina načrta
Navedite točke, ki jih morate vnesti v beležko, in si zapišite podatke, ki so potrebni za podporo teh točk. Vključite informacije o ozadju, ki so potrebne, da se temi doda kontekst.
Naročite informacije. Če je tema zapletena, neprijetna ali sporna, mora biti ozadje ozadja najprej na prvem mestu. V nasprotnem primeru začnite z glavno idejo.
Preverite, ali niste izpustili podpornih ali glavnih informacij.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingMed pisanjem beležke zberite priložene dokumente, ki jih boste potrebovali.
Formatirajte beležko
Preverite, ali ima vaše podjetje prednostno obliko za medopravilne beležke. Nekatera podjetja imajo celo že natisnjene obrazce. Uporabite želeno ali vnaprej natisnjeno obliko, če je na voljo.
Nastavite robove in pustite vsaj 1/2-palčni prostor na zgornjem in spodnjem delu in 1-palčni prostor na vsaki strani. Vsebina beležke mora biti na sredini strani; če je beležka zelo kratka, je treba zgornji in stranski rob povečati.
Slog dokumenta za urejanje besedil nastavite na obliko bloka: levo poravnana, enojni razmik, s presledkom med odstavki.
Ustvarite naslov
Vstavite komponente naslova, da zaženete beležko, eno komponento na eno samo preslednico. Vsaki komponenti mora slediti dvopičje. Na primer: Datum: V: Od: Zadeva:
Vnesite podatke o temi z uporabo sloga naslova. To pomeni, da morajo biti besede v temi napisane z velikimi črkami, razen člankov, predlogov in veznikov z manj kot štirimi črkami, razen če začnejo ali končajo naslov. Poskrbite za specifično temo.
Vnesite vrstice "Datum", "Do" in "Od", s čimer uskladite prvo besedo vsakega z prvo besedo vrstice z zadevo. Datum mora biti napisan z izločenim mesecem - 4. julij 2020, na primer. Uporabite polna imena za vrstice "Za" in "Od".
Na drugem in naslednjih straneh ustvarite naslov, če je beležka daljša od ene strani. Če je beležka za več prejemnikov, uporabite skrajšano obliko polja z zadevo, en presledek in vključite datum, nato pa še en presledek in vključite številko strani. Če je eni osebi, lahko uporabite alternativno obliko, v kateri vnesete ime bralca, številko strani in datum v eni vrstici, ime desno poravnano, število centrirano in datum levo poravnano.
Napišite telo
Če je bralec potreben za kontekst, napišite uvodni odstavek. Ta odstavek podaja zgodovino, navaja problem, ki ga je treba obravnavati v beležki in / ali osveži bralčev spomin o prejšnjih sporočilih o temi.
Navedite glavno idejo spomina. To bo uvodna vrstica, če niste napisali uvodnega odstavka. Tukaj objavljate politiko, rešitev, odločitev, priporočilo, ugotovitev ali dogodek. Če ni bilo uvoda, navedite kratek kontekst, na primer "Kot smo razpravljali …" ali "Ker je jedilnica doživela dolge linije …"
Navedite vse informacije, ki so potrebne za razlago, podporo ali popolno posredovanje informacij, ki jih mora bralec razumeti.
Končaj
Na dnu podajte oznake, na primer "cc:", če kopijo beležke pošiljate nekomu poleg osebe, navedene v naslovu.
Uredite beležko. Prepričajte se, da so črkovanje in slovnica pravilne, ideje so razvite in da bo bralec razumel, kaj morate povedati.
Natisnite beležko in jo začnite. Nekatere organizacije želijo začetnice, napisane poleg vrstice "Od" v glavi. Drugi želijo začetnice na dnu. Preverite politiko podjetja.
Nasvet
Ali pisanje beležke nadrejenemu ali podrejenemu, več ljudem ali obveščanje drugih o spornih ali nezaželenih temah, naj bo tonski in formalni. Hranite beležke zgoščeno, jasno in enostavno za branje.
Opozorilo
Pri pisanju ne pozabite, da beležke niso več začasne komunikacije, kot so bile nekoč. Vsebina bo verjetno trajala v nedogled, hranjena kot dokumentacija o dejavnosti in zgodovini podjetja. Pišite s stalnostjo v mislih.
