Zakaj je plačilni seznam ena funkcija, ki jo morate oddati

„… Podjetje je imelo eno osebo, ki je opravljala vse funkcije obdelave plač. Podjetje zdaj zunanje funkcije izvaja kot rezultat razmišljanja vnaprej. Odločili so se, da bodo funkcije oddajale zunanjim izvajalcem, da bi zmanjšale tveganje, da plačilne liste ne bodo obdelane, da bodo upravljale rast s predvidevanjem povečane odgovornosti za plače, ki jo bo podjetje potrebovalo, saj podjetje raste in zaposluje več zaposlenih ter sledi tehnologiji, kot so plačilne kartice in neposredni depozit. "

V idealnem primeru zunanje izvajanje dosega tri glavne cilje:

• Osvobaja čas in vire, da se lahko bolj osredotočite na svojo osnovno dejavnost.
• Omogoča vam dostop do več tehnologije in strokovnega znanja za dobro izplačilo plač.
• Zmanjšuje stroške in tveganja.

Oglejmo podrobneje vsako od teh prednosti in kaj pomenijo.

1. Bolje se osredotočite na svojo osnovno dejavnost

Plače so ena izmed tistih ključnih funkcij, ki morda ne bodo neposredno povečale prodaje. Ampak izvaja slabo, lahko postavite vaše podjetje v svetu boli.

Predvsem pa lahko izčrpa notranji čas in pozornost od osrednjih dejavnosti.

Podjetja morajo spoštovati široko paleto zakonov, ko gre za zaposlene - od zveznih, do državnih in lokalnih. Za obravnavo podrobnosti je potreben precej časa in pozornosti.

Obstajajo očitne pravne zahteve, kot so davčno poročanje in nakazilo. Obstajajo zahteve glede odtegljajev davka od plače zaposlenega in tudi izračun delodajalčevega dela davkov. V nekaterih primerih obstajajo zahteve po elektronskem arhiviranju. Prav tako morate vedeti, kdaj morate vložiti - na zvezni, državni in lokalni ravni.

Davki pa so šele začetek.

»Kot delodajalec morate razumeti tudi zakone o plačah in uri. Na primer, morate vedeti, kdaj morate plačati nadurno delo, «je v nedavnem intervjuju s podjetjem Small Business Trends dejal Andy Childs, podpredsednik Paychexa. Paychex je ena največjih nacionalnih plačilnih storitev, ki služi skoraj 600.000 malim in srednje velikim podjetjem. Pravila o plači in uri, je dejal Childs, so lahko zelo tehnična.

Potem se lahko pojavijo nove zahteve glede poročanja o najemu in zahteve glede nadomestil za brezposelnost in zavarovanja delavcev.

Childs je poudaril, da je še večja težava nepričakovano časovne obveznosti.

»Morda ste vsak teden namenili določeno količino časa za izplačevanje plač. Potem boste dobili nepričakovano presenečenje v obliki obvestila od IRS. Toda ne samo, da vas IRS obvešča, da dolgujete denar. Zdaj morate pregledati vaše zapise in raziskati, da ugotovite, ali ste dejansko storili kršitev. Nenadoma ste vpleteni v reševanje sporov, «je dejal Childs.

In nikoli se ne zgodi ob primernem času za lastnika malega podjetja, je dodal.

2. Dostop do strokovnega znanja in tehnologije

Drug razlog za oddajo dela je dostop do strokovnega znanja in tehnologije.

Delodajalci se morajo ukvarjati s skoraj 10.000 zveznih, državnih in lokalnih davčnih jurisdikcij v Združenih državah. Čeprav večini malih podjetij ne bo treba izpolnjevati vsake od teh jurisdikcij, pa še vedno kaže na zapletenost zakonov. Vsako leto je sprejetih na stotine novih zakonov in predpisov.

Za majhna podjetja na večji strani (50 zaposlenih s polnim delovnim časom in več) sam Zakon o cenovno sprejemljivem zdravstvenem varstvu nalaga precejšnje zahteve glede poročanja in skladnosti. Na vprašanje za primer, Childs opozoril na IRS Obrazci 1094-C in 1095-C. Ti obrazci bodo od delodajalcev zahtevali, da potrdijo, ali so zaposlenim s polnim delovnim časom ponudili možnost, da se vpišejo v zavarovanje, ki zagotavlja minimalno potrebno kritje.

»To ne bodo preproste oblike,« je dodal Childs. (Paychex je zaradi zapletenosti zakonodaje vzpostavil spletni center virov za obveznosti zdravstvene reforme.)

Nova tehnologija je prav tako pomembna kot strokovno znanje. Delodajalci se danes opirajo na tehnologijo za učinkovitejše delovanje. Kot podjetje raste, delodajalci imajo več zapisov zaposlenih, da obdržijo in tudi potrebujejo več poročanja. Pomanjkanje tehnologije postane ovira za rast podjetja.

Zaposleni pričakujejo tudi tehnologijo. Zaposleni danes želijo možnosti, kot so neposredni depozit in samopostrežni dostop do svojih plačilnih informacij na spletu. Delodajalci, ki teh možnosti ne morejo zagotoviti, so lahko v slabšem konkurenčnem položaju.

Poleg tega eksplozija uporabe mobilnih naprav uvaja novo raven tehnoloških pričakovanj. Uporaba mobilne telefonije je še vedno v nastajanju, ko gre za plačilne liste, vendar je hitra rast v Paychexu, «je povedal Childs.

Delodajalci uporabljajo mobilne naprave, da si ogledajo določena poročila in poiščejo informacije, na primer koliko denarja morajo imeti v banki na datume izplačil plač, je dejal. Zaposleni prav tako začenjajo uporabljati mobilne aplikacije za preverjanje lastnih zapisov.

Childs pričakuje, da bo uporaba mobilnih storitev na izplačanih plačah še naprej rasla, ker lastnikom podjetij in menedžerjem sprošča, da zapustijo pisarno.

»S Paychexovimi mobilnimi aplikacijami za izplačane plače lahko na plaži naredite skoraj vse - če želite,« je dodal Childs.

3. Zmanjšajte stroške in tveganja

Outsourcing plače lahko pomaga tudi pri zmanjševanju stroškov in omejevanju tveganj. Podjetja v povprečju plačujejo zaposlene za okoli 4 odstotke zaradi razlik med zaposlenim časom in točnim časovnim zapisom.

"Samo bolj natančna rešitev za shranjevanje podatkov o času in prisotnosti lahko prihrani denar," je dodal. (Paychex ima tukaj prihranke pri stroških.)

Potem imate morebitne kazni za kršenje poročanja in druge zahteve. Glede na podatke IRS, 40 odstotkov malih podjetij plačati povprečno kazen 845 $ na leto za zamude ali nepravilne vložke, Childs navedeno.

Danes obstajajo zunanje rešitve za podjetja tako majhna kot en zaposleni, opozarja Childs. Rešitve so dostopne, začenši z manj kot 50 $ na mesec za mala podjetja, odvisno od potreb.

Dober ponudnik plačilnih storitev ponuja zmožnosti, ki presegajo tisto, kar lahko storite sami. Če še niste razmišljali o zunanji rešitvi, zamenjajte letošnje leto. To vam bo kot lastniku prineslo mir uma in sprostite čas v vašem podjetju.

Nasveti za izbiro zunanjega izvajalca plačilne liste

Če razmišljate o outsourcingu plačilne liste, je treba upoštevati, da značilne tri točke pogledali boste pri izbiri katere koli vrste ponudnika:

• ceno
• storitev
• ugled

Toda ko gre za plačilni seznam, je treba upoštevati tudi druge točke:

Varnost in zanesljivost ponudnika

Vašemu ponudniku plačilnih storitev dajte imena, naslove, številke socialnega zavarovanja in številke bančnih računov vaših zaposlenih. Dali ste pooblastilo za vložitev v vašem imenu.

Pojdite s ponudnikom, ki je finančno močan in je vzpostavljen dober nadzor.

V nasprotnem primeru lahko najdete svoje podjetje v povezavi, kot nekatera podjetja v Južni Karolini, potem ko je bil majhen družinski ponudnik plačilnih storitev obtožen kraje 11 milijonov dolarjev od strank.

V letu 2014 so se stranke storitvene mreže zaposlenih pretresle, ko odkrijejo, da je ponudnik plačilnih storitev uporabil njihov denar za financiranje bogatih osebnih življenjskih slogov, namesto da bi jih vrnil davčnim organom. Te stranke - vsa mala podjetja - so se znašli v akciji IRS. Zakaj? Ker je na koncu delodajalec odgovoren, tudi če jim ponudnik plačilnih storitev ukrade. (IRS ima nasvete za zaščito vašega podjetja, če oddajajo plačilne liste.)

Snemanje zapisov, ki služijo podjetjem kot vašim

Ali ima ponudnik plačilne liste veliko izkušenj pri opravljanju storitev v vaši velikosti? Ali je ponudnik izkušen v vaši industriji?

Dopolnilne storitvene ponudbe

Razmislite o širših storitvah, ki jih boste morda potrebovali pri razvoju vašega podjetja, kot so ugodnosti in storitve za človeške vire. Ali bo podjetje za plačilne liste to lahko zagotovilo?

Možnosti za skladnost s predpisi

Ali ima izvajalec na izplačanih plačah vire, da lahko sledi rastočim zakonom in predpisom v zvezi z zaposlovanjem, zdravstvenim varstvom in davki?

Tehnologija

Ocenite tehnologijo plačilne družbe, vključno z njeno mobilno pripravljenostjo. Ali družba za izplačevanje plače vlaga v novo tehnologijo? Ali lahko sledijo tehnologiji, saj raste povpraševanje po njej na strani delodajalca in zaposlenih?

Vmesniki računovodij

Ali lahko vaš računovodja dobi lahek dostop do vaših plačilnih in povezanih evidenc za namene uskladitev in davčnih prijav?

Slika plače preko Shutterstocka