Povejte nam, če to zveni poznano. Potrebujete vsakogar, da se udeležite velikega srečanja ali se udeležite konferenčnega klica, kar pomeni, da bodo vsi ostali na svojih mizah nekaj ur. Sestanek je pomemben, vendar je tudi delo, ki ga bo srečanje prekinilo.
Obstajajo načini, s katerimi se lahko obrnete na obe potrebi pri delu. Spodaj so navedeni nasveti o tem, kako organizirati sestanke, hkrati pa ohraniti proizvodnjo na pravi poti, z izboljšanjem učinkovitosti, avtomatizacijo in uporabo tehnologije.
$config[code] not foundUčinkovitost
- Preglejte svoje notranje postopke. Morda imate nekaj nalog, ki so del vaše dnevne rutine, brez katerih ne morete. Ko veste, kaj so, lahko ločite pomembne naloge od tistih, ki niso več potrebne.
- Delegat. Ne pozabite komunicirati s svojo ekipo o tem, kaj lahko storijo za poenostavitev projektov. Vedite, kaj lahko naredite sami, in kaj bo zahtevalo okrepitve.
- Vzemite odmore. To se morda zdi protislovno, toda včasih morate prenehati z delom. Kot pravi Forbes: »Ko sedim, je encim lipoprotein lipaza (LPL), ki je odgovoren za razgradnjo maščob v krvnem obtoku in njegovo pretvorbo v energijo, bistveno pade, kar povzroči gradnjo maščobnih celic. Skratka, pomanjkanje gibanja je enako zmanjšanju energije. «
- Načrtujte dan med kosilom. Mnogi od nas so zjutraj ostrejši, zato uporabite čas za delo, ki zahteva globoko analizo in razmišljanje. Ko se usedete, napišite poročila in zabeležite številke. Po kosilu, ko ste ponovno napolnili gorivo, se osredotočite na stvari, ki zahtevajo interakcijo in izmenjavo idej, kot so srečanja in konferenčni klici.
- Naredi seznam. Postavite vse, kar morate storiti, po prednostnem vrstnem redu in času, ki ga boste potrebovali. Ko preverjate vsako nalogo, lahko ugotovite, kateri čas dneva je najbolj produktiven.
Avtomatizacija
- Avtomatizirajte naloge socialnih medijev. Hootsuite je verjetno najbolj znan, vendar obstajajo tudi številne druge aplikacije in orodja za socialne medije. Na primer, vmesnik Buffer vam omogoča, da razporedite delovna mesta glede na določen vzorec. Torej, če ste želeli, recimo, po tednu ob 10. uri, vam lahko Buffer pomaga pri tem. Druga platforma, Dlvr.it, vam omogoča sinhronizacijo vašega spletnega mesta s Facebook, Twitter in LinkedIn.
- Ustvarite predloge za pogosto uporabljene dokumente. Recimo, da vsak teden pošljete enako vrsto računa ali pisma. Z ustvarjanjem predloge za to lahko prihranite čas, nato pa samo izpolnite ustrezna imena, datume in številke.
- Uporabite spletne koledarje v oblaku in jih dajte v skupno rabo. Sedenje na sestankih lahko traja čas, vendar lahko tudi sestanke. S svojim sodelavcem in strankami veste, kaj boste počeli in ko boste to počeli, lahko prihranite veliko povratnih in odhodnih e-poštnih sporočil in klicev.
- Avtomatizirajte spremljanje strank in podobne naloge. Po pregledu notranjih procesov lahko ugotovite, da obstajajo številne ponavljajoče se zapravitve časa, ki jih lahko avtomatizirate v 30 minutah ali manj.
- Ustvarite »zapakirane« e-poštne odzive za e-poštna sporočila, ki zahtevajo enak odzivni čas in ponovno. Tako vam ni treba vnašati iste e-pošte vsakič, ko se odzovete. Ali pa še bolje, če vas vedno znova vprašajo, ali ustvarite stran s pogostimi vprašanji ali jo dokumentirajte in objavite na spletu ali jo posredujte svojim sodelavcem, zato so odgovori na voljo in zahteve po komunikaciji zmanjšane.
Tehnologija
- Postavite kontrolne sezname v oblak, da jih lahko vzamete s seboj in jih delite. Forgett vam omogoča, da jih delite ali ohranjate zasebne in vam celo omogočajo dodajanje animiranih gif. In Checkli ima veliko enakih funkcij in vam omogoča, da ustvarite PDF različice vaših seznamov.
- Spoznajte makre (tudi bližnjice). Programi, kot je Microsoft Word, imajo makre kot vgrajeno funkcijo, ki uporabnikom omogoča samodejno izvajanje rutinskih nalog. Lahko jih ustvarite in prilagodite. Nekateri so dovolj preprosti (kontrola i za poševno). Ko boste imeli ročaj, boste prihranili čas med pisanjem. Če želite izvedeti več o ustvarjanju makrov za Microsoft Word, obiščite stran s podporo za Microsoft Office. In v duhu tega dela, shranite te informacije kot dokument in jih delite s svojimi kolegi in osebjem, da bi jim pomagali racionalizirati svoje potrebe.
- Če želite izvedeti, kako narediti predloge v Wordu, Excelu ali PowerPointu, je najbolje, da vidite, kaj Office pove. Tudi ta članek je koristen, ker se osredotoča na timsko sodelovanje.
- Uporabite računovodsko programsko opremo za racionalizacijo izdajanja računov in nalog za zaračunavanje. Računov za stranke, za katere se vsak mesec za isto storitev zaračuna enak znesek, ni treba ročno ustvarjati.
- Uporabite oznake, mape in oznake v prejetem e-poštnem sporočilu. To pomaga pri razvrščanju in urejanju predmetov, še pomembneje pa je, da pomaga pri hitrem pridobivanju sporočil.
Na vaših sestankih se dogajajo pomembne stvari, zato ni dobro, če se sprašujete, kaj vam bo manjkalo. Če boste upoštevali nekaj teh nasvetov o tem, kako organizirati srečanja, boste lahko zmanjšali nekatere manjše naloge v pisarni, da se boste lahko osredotočili na večje v pisarni.
Srečanje slik prek Shutterstocka
Več v: Sponsored 2 Komentarji ▼
