Pisanje uradnega zapisa je učinkovit način komuniciranja znotraj podjetja. Zapišite si beležko z avtoritativnim glasom, ki namerava obveščati bralca, namesto da ga ustrahuje. Dodatne informacije, vključene v beležko, so znane kot priloga, priloge pa so običajno vključene s črkami. Formalni zapis vsebuje posebne oddelke in vključuje začetnice pisatelja in pomočnika na koncu. Čeprav je večina beležk ena ali manj strani, ne pozabite na koncu beležke vključiti odstavek povzetka, če je daljši od ene strani.
$config[code] not foundUstvarite naslov za beležko, ki vključuje razdelke »Za«, »Od« in »Zadeva«. Odločite se, kdo mora prejeti kopijo beležke. Če vključite priloge, se odločite, kdo mora dobiti priloge, in ki potrebujejo le kopijo beležke, tako da so seznanjeni z informacijami in da so priloge razdeljene (na primer, upravitelj je morda ustvaril prilogo in kopija ni nujno potrebna). V razdelku »V« v razdelku »V« vključite imena vseh, da dobite beležko. Osebe, ki jih želite kopirati, gredo v del beležke "cc" na koncu beležke. Obstajajo lahko tudi osebe, ki jih želite zasebno obvestiti o beležki. Ti prejemniki bodo "slepi kopirani". Prejeli bodo kopijo beležke, vendar ne bodo javno navedeni v razdelkih »Do« ali »cc«.
Besedilo beležke napišite jasno in jedrnato. Uporabljajte neposreden in formalni jezik, vendar hranite beležko z zvokom, ki je zastrašujoč ali škodljiv. Daljše beležke morajo vključevati naslove odstavkov, ki omogočajo lažje branje.
Dokončaj beležko. Ob zaključku telesa beležke naj se prikažejo začetnice avtorja, z asistentovimi začetnicami po poševnici »XX / yy«. Začetnice avtorja se kapitalizirajo; pomočniki so v malih črkah. Pod tem, dvema presledkoma navzdol, naj bo beseda "Priloge (x)" s številom prilog, vključenih v oklepaje, če jih je več. Nato navedite osebe, ki jih želite kopirati, ali "cc." Moral bi biti v obliki seznama. Ljudje, ki so kopirani slepi, morajo biti napisani z roko na svojih kopijah. Bodite prepričani, da ste vključili "bcc", da bodo vedeli, da so bili kopirani anonimno. Avtor zapisa mora začeti z imenom v razdelku »Od« naslova, preden je bil dopis razdeljen.
Nasvet
V datoteko s priponkami hranite dodatno kopijo ali dve beležki, če je na seznam prejemnikov treba dodati nekoga drugega.
Vnesite zapisnik o tipografskih napakah, ki jih črkovalniki pogrešajo (oblika / od).
Večina programske opreme za obdelavo besedil vključuje predlogo za beležko, če vaše podjetje tega ni določilo.
Opozorilo
Prepričajte se, da vse prejemnike vključite v del beležke »V«.
Sporočila naj se uporabljajo samo za notranje komunikacije podjetja. Komunikacija s prodajalci ali strankami mora biti napisana v obliki črk.
