Goljufija za povračila stroškov je lahko za mala podjetja zelo draga. Nedavna študija Chrome River Technologies poroča, da lahko ameriška podjetja vsako leto stanejo do 1,9 milijarde ameriških dolarjev.
To je približno 35.000 USD na podjetje. Small Business Trends se je pogovarjal z Anne Becknell, višjo podpredsednico za uspeh strank pri Chrome River Technologies, o tem, kaj morajo mala podjetja vedeti.
$config[code] not foundKot že ime pove, goljufija za povračilo stroškov je kaznivo dejanje, ki se zgodi, ko zaposleni predloži zahtevek za plačilo za lažne poslovne stroške.
Kako se izogniti goljufijam pri povračilu stroškov
Uporabite posodobljeno tehnologijo
Za vodenje in revidiranje stroškovnega poročanja je treba uporabiti sodobno tehnologijo, da bo učinkovita. Uporaba ročnih poročil o stroških je bila številka ena iz ankete.
"Neverjetno je, koliko malih in srednje velikih podjetij še vedno uporablja metodo sveč in svečo," pravi Becknell. »Še vedno to počnejo s papirjem ali z razpredelnicami v Excelu in jo pošiljajo po podjetju.«
Problem s temi zastarelimi sistemi je nezmožnost slediti in videti trende, ki bi morali sprožiti alarme. Tehnologija, ki vključuje orodja, kot je avtomatizirana analitika, vam pomaga prepoznati vroče točke, kot je isti račun, ki je bil večkrat poslan.
Becknell pravi, da avtomatizacija za polovico zmanjša goljufije za povračila stroškov.
Razumite moške Cheat More
Goljufija pri povračilu stroškov ni področje, kjer bi imeli enakost med spoloma. Poročilo pravzaprav navaja, da je za moške več kot dvakrat več možnosti, da storijo kaznivo dejanje kot ženske. Ne samo, da je več kot štirikrat bolj verjetno, da bodo svojim stroškom dodali vsaj 1000 $.
Spoznajte mlajše zaposlene več storiti za te zločine
Dejansko so skoraj 83% goljufij za povračilo stroškov storili zaposleni med 25. in 44. letom.
Izvajati formalno pisno politiko
Ne samo, da je pisna politika pomembna, ampak tudi mala podjetja morajo imeti postopek, po katerem morajo zaposleni v upravi obdelati, kar morajo vedeti. Becknell predlaga, naj zaposleni podpišejo dokument in jim pomagajo prevzeti odgovornost za politiko.
»Ko podpišete nekaj, je čustvena navezanost,« pravi.
Vključite pravila na visoki ravni
Ni nujno, da je politika preveč podrobna, vendar mora določiti meje za porabo stroškov. Na primer, čeprav vam ni treba določiti natančnega zneska, ki ga lahko porabite za vožnjo s taksijem, bi morali o tem obvestiti zaposlene, ali je sprejemljiv poslovni ali trenerski razred.
Enostavnost bi morala biti ena od meril, ki jih uporabljate tukaj.
Ne komplicirajte postopka
Računovodje pogosto vidijo priložnost, da se pri avtomatizaciji procesa poglobijo v stroške podjetja. Rezultat je poročilo o stroških, ki je zapleteno in se nagiba k temu, da postane guma nepotrebno pregledana.
Zato je pomembno, da si ogledate, kolikokrat in zakaj poročila o stroških prehajajo od osebe do osebe. Mala podjetja bi si morala prizadevati za racionalizacijo tega dela procesa.
Bodite pozorni na osebne stroške
Eden od največjih odškodninskih zahtevkov za stroške je nadomestitev osebnih stroškov za poslovne. Eden od daril tukaj je zahtevek za obroke ob koncu tedna, ko zaposleni ne načrtujejo potovanja.
Pazi na ekstravagantne stroške
Več kot tretjina tistih, ki so priznali goljufanje v tehnologiji Chrome River, je poročala, da je dodala zneske od 100 $ do 499 $. Zneski, ki so videti spremenjeni, so rdeče zastavice, ki bi jih morali iskati. Na primer, račun, ki izgleda, kot da je uporabil dve različni vrsti črnila, je ponavadi mrtev.
Odobri odobritve
»Želeli bi, da bi bila odobritev teh računov pomembna in da bi usposabljali pooblaščence,« pravi Becknell. Dodaja, da je pomembno, da razumejo, kaj naj iščejo in da so odgovorni za ujetje kakršnih koli goljufivih zahtevkov.
Uporabite kreditne kartice podjetja kot proaktivni korak
Kjerkoli je to mogoče, uporaba kreditnih kartic podjetja odvrača od goljufivih zahtevkov. To so odličen način za zaklepanje pomembnih informacij, kot so datum in znesek vsake transakcije.
Fotografije preko Shutterstocka
