Dobro organizirana pisarna prihrani čas in vam omogoča srečnejše in srečnejše sodelavce.
Če se prebijemo skozi svežnje papirjev, premešanih predalov, zapletenih žic in škatel stvari, ki se nahajajo okoli, se morda ne zdi, da gre za velik posel, vendar je to resnično fizično breme, če menite, da je čas, ki ga porabite za lov za stvari, ki jih je treba najti, ampak niso. Neorganizirane elektronske datoteke in zmeda so prav tako velik problem.
$config[code] not foundPotem je tu še duševno breme. Ne glede na to, ali se zavestno tega zavedate ali ne, se lahko nered stresno izpostavi vsem.
Na voljo je 21 načinov organiziranja fizičnih in elektronskih delovnih prostorov.
Spravite ga s tal
Pojdite navpično s policami za knjige in policami. Pogosto nam zmanjka prostora ali prostora na namizju. Navpični pomnilnik omogoča učinkovitejšo uporabo prostora in postavlja bolj v oči.
Ustvarite »Centre dejavnosti«
Postavite vse, kar potrebujete za dokončanje dejavnosti na enem področju, še posebej, če redno opravljate dejavnost. Izogibali se boste zapravljanju časa za iskanje in sestavljanje, kar potrebujete. Na primer, zaloge in orodja za pakiranje in dostavo morajo biti na enem področju. Ali pa ustvarite polico za predmete, ki jih vzamete s seboj, ko potujete, na primer potovalno aktovko, neoprenske rokavice in prenosne polnilnike.
File It, Scan It, Shred It
Namizja ne uporabljajte kot mapo »Prejeto«, saj se lahko kritični papir (kot so čeki!) Izgubi. Podpisane pogodbe in druge predmete, ki jih želite hraniti v papirni obliki, je treba nemudoma vložiti. Preglejte kaj drugega v digitalno obliko. Papir odstranite in zavrzite ali reciklirajte.
Mapa za vse
Imejte mapo za vse papirne dokumente. Pendaflex viseče mape, skupaj z notranjimi mapami manila, so poceni rešitev. Označi oba. Pendaflex mape so vaša ograda v omarici za shranjevanje in jih morate vedno pustiti. Notranja mapa z manilami je tista, ki jo po potrebi izvlečete. Potem je preprosto preoblikovati mapo z manilom v pendaflex, ko jo končate.
Zavijte računalniške vrvice
Imate računalniške kable in električne kable v zapletenem neredu? Niste edini. Na srečo lahko posebne ovratnice in prevleke za kable ohranijo stvari. Označite vaše vrvice, tako da boste našli pravo, ko boste morali odklopiti ali premakniti nekaj.
Uporabite Corkboards, da "Top of Mind" Predmeti pred vami
Če se morate sklicevati na kontrolni seznam za nalogo ali kakšen opomnik, ga pripnite na plosko ploščo tik ob vaši mizi. To je dobro za vsak nov proces, dokler ne postane ukoreninjena navada. Enostavno odklenite izdelek, ko ga ne potrebujete več.
Shranite vse Priročnike na enem mestu
Ali se morate vedno obrniti na navodila za uporabo tiskalnika? Ali pa poiščite mali letak z navodili, ki ste ga dobili s slušalko Bluetooth? Če vstavite vse priročnike v poseben predal, plastično embalažo ali mapo, ne boste morali loviti zanje.
Ustvarite razdeljene predale
Če vaši predali nimajo vgrajenih razdelilnikov, kupite poceni kovinske ali lesene delilnike - ali še bolje, reciklirano plastiko. Organizirajte polnilnike naprav; peresa; sponke; Beležnice in lepljive opombe; škarje in druge predmete. Ne samo, da organizirani predal shrani čas, se boste počutili manj obremenjeni, če vam ne bo treba večkrat na dan potapljati v zmešanko.
Uporabite etiketo za organiziranje polic
Oznake ne potrebujejo samo datoteke. Police in predali jih lahko označijo. Tako vsi v pisarni poznajo pravi kraj za vrnitev stvari.
Hranite seznam opravil
Duševna nered je problem kot fizična nereda. Ena od ključnih točk v sistemu Getting Things Done je, da dobite predmete iz glave in na papir (ali elektronski seznam). Tako se lahko osredotočite na nalogo. Poskrbite, da bo seznam opravil kratek in neprekinjen.
Ali tedensko vzdrževanje in čiščenje
Na koncu vsakega delovnega tedna uporabite stvari, ki ste jih uporabljali med tednom nazaj na njihova mesta. Obsegajo ali razdelijo papirnate žetone. Če ne dovolite, da bi se neurje predolgo kopičilo, je lažje ostati organiziran.
Uporabite lokacijo za osrednji oblak za dokumente podjetja
Fantastičen način, da prihranite čas in se izognete potrebi, da vsakdo vzpostavi svoj »virtualni arhivski« sistem, je, da za dokumente podjetja uporabite eno osrednjo lokacijo v oblaku. Možnosti, kot sta Google Drive ali OneDrive, omogočajo nastavitev osrednjih map po temah ali odjemalcu za skupno rabo dokumentov.
Uporabite upravljanje projektov ali programsko opremo upravitelja opravil
Sistem vodenja projektov ohranja zaposlene na poti s projekti. Še pomembneje je, da odpravlja papirne liste opravil in e-poštna navodila ter zmedo, ki izhaja iz njih.
Skenirajte potrdila in shranite v oblaku
Potem lahko zavržete papirnate račune. Z novejšimi aplikacijami za mobilne naprave sploh ne potrebujete optičnega bralnika - posnamete fotografijo. Z naprednimi aplikacijami lahko samodejno sinhronizirate račune z vašimi računovodskimi evidencami ali zapisi kreditnih kartic (izogibanje ročnemu vnašanju).
Uporabite zaznamke brskalnika za kratek opis
Ali ste kdaj preživeli čas za iskanje povezav do ponavljajočih se referenčnih lokacij ali prijavnih zaslonov? Ali se ne spomnite, kje jih najdete? Zaznamujte jih in organizirajte zaznamke v mape, tako da jih lahko dobite v nekaj klikih.
Shrani seznam priljubljenih za ponavljajoče se naročila
Drug časovni okvir je shranjevanje seznamov priljubljenih spletnih trgovcev, ki jih redno uporabljate. Tako vam ni treba iskati enakih zalog vsakič, ko kupite. Spletna mesta, kot je Staples.com, omogočajo shranjevanje seznamov priljubljenih in je zelo priročna.
Arhiviraj stare datoteke
Če v preteklem letu niste uporabljali računalniških datotek (zlasti e-poštnih sporočil!), Jih arhivirajte. Še vedno jih boste imeli, vendar vam ni treba preleteti, da bi našli trenutne elemente. Razmislite o nastavitvi pravilnika za brisanje arhiviranih datotek tudi po določenem času.
Imeti ustrezno protivirusno in protivirusno programsko opremo
Nekaj stvari lahko povzroči več motenj in zmede kot izgubljenih datotek ali izgubljenega časa zaradi računalniških virusov in zlonamernih napadov. 'Dovolj povedano!
Uporabite aplikacijo za urejanje beležk
Upoštevajte aplikacije, kot je Evernote, Microsoftov OneNote in SimpleNote, ki vam lahko pomagajo pri organizaciji in shranjevanju spletnih raziskovanj in elektronskih sporočil.
Resnično “pametni” telefoni so varčevalci časa
Pametni telefoni, ki se uporabljajo pametno, prihranijo čas in nas lahko osrečijo. Morda bomo uspeli pobegniti iz pisarne za družinski dogodek brez krivde, ker smo še vedno v stiku, če se zgodi kaj kritičnega. Imajo zmogljive pametne telefone z dovolj notranjega pomnilnika za izvajanje potrebnih aplikacij.
Samodejna sinhronizacija za vse naprave
Ko govorimo o pametnih telefonih, lastniki podjetij in zaposleni uporabljajo več naprav - morda namizni računalnik, tablični računalnik in pametni telefon na osebo, vse na isti dan. Shranjevanje datotek v oblaku ali vsaj zmožnost samodejne sinhronizacije datotek je bistvenega pomena za prihranek časa in preprečevanje zmede, če nimate najnovejše datoteke.
Nadgradite računalnike za pomnilnik in hitrost
Morda se celo ne zavedate, koliko časa je porabljenega, ko vse, kar počnete, traja dlje, ali še slabše, redno zamrzne ali zruši. Ustrezna hitrost pomnilnika in procesorja v lanskem letu morda ne bo ustrezala nalogam v letošnjem letu. Torej nadgradite!
To so moje pisarniške in organizacijske zamisli. Kateri so vaši najboljši nasveti za organizacijo pisarne in krojenje neorganiziranosti in nereda?
Office Photo prek storitve Shutterstock
10 Komentarji ▼
