Izvršni sekretar lahko naredi ali razbije vodjo na visoki ravni, ki je odvisna od nje. Njena sposobnost obvladovanja delovne obremenitve in doseganja ciljev je pomembna ne le za vsakodnevne funkcije v pisarni, temveč tudi za uspešnost organizacije. To je zahtevna vloga, ki zahteva izobraževanje, izkušnje in znanje.
Velika obremenitev
Upravljanje delovne obremenitve je lahko eden od največjih izzivov, s katerimi se srečujete kot izvršilni sekretar, zlasti če podpirate več kot enega izvršnega direktorja. Zaradi konfliktnih prednostnih nalog med vodstvenimi delavci se lahko počutite razdrobljeni, zlasti ko pride do sprememb v zadnjem trenutku. Ameriški urad za statistiko dela poroča, da so organizacijske spretnosti ena od štirih najboljših lastnosti, ki jih potrebujejo izvršilni sekretarji. Vaša sposobnost, da zagotovite, da so poročila, datoteke in drugi podatki pravilno vloženi, da so na voljo in varni, olajšajo delo vaših nadrejenih.
$config[code] not foundTežave z ljudmi
Noben izvršni sekretar ne dela v vakuumu. Vi ste oseba, na katero bodo najverjetneje prišli drugi upravljavci, zaposleni, prodajalci, kupci, člani uprave in obiskovalci, ko nekaj potrebujejo. V nekaterih primerih se morate ukvarjati z ljudmi, ki so težki, ali tistimi, ki vas vidijo kot podrejenega, ki ga lahko ustrahujejo. Izvršni sekretar mora biti zmožen oceniti težke situacije, nato komunicirati odločno in jasno - ob ohranjanju zaupnosti in dobrih delovnih odnosov.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingČas, čas, čas
Upravljanje časa je še en velik izziv za izvršnega sekretarja. Običajno ne upravljate le s svojim časom, temveč s poslovnimi razporedi za tiste, ki jih podpirate. Pogoste prekinitve se pogosto pojavljajo zaradi različnih razlogov. Lahko ste odgovorni za usklajevanje sestankov, sestanke, organiziranje potovanj in načrtovanje drugih dejavnosti. Izvršni sekretarji se včasih borijo za ravnotežje med poklicnim in zasebnim življenjem. Mnogi vodstveni delavci delajo dolge ure - in lahko pričakujejo, da bo njihov izvršni sekretar storil enako. Poleg tega se boste morda borili, da boste našli čas za komunikacijo s svojimi šefi med zasedenimi urniki.
Nadzor in vodenje projektov
Dodatne dolžnosti so lahko zapletene in dolgotrajne, vendar jih mora izvršilni sekretar izpolniti poleg svojega drugega dela. Izvršni sekretar je lahko tudi nadzornik in ima upravljavske odgovornosti. V veliki pisarni vam lahko poročajo eden ali več nižjih tajnikov. Morate dodeliti in spremljati njihovo delo, zagotoviti usposabljanje in opraviti ocenjevanje uspešnosti. Nekateri izvršni sekretarji imajo tudi velike projekte. Lahko so dodeljeni za izvajanje raziskav na velikem projektu, zbiranje statističnih podatkov in upravljanje zbirk podatkov, vodenje poročil za sestanke ali pripravo proračunov.
Priprava, plača in Outlook
Da bi se spoprijeli s temi izzivi, izvršilni sekretar običajno potrebuje višjo strokovno izobrazbo ali nekaj kolegija in večletne izkušnje na delovnem mestu. V nekaterih organizacijah je morda potrebna diploma. Večina izvršnih sekretarjev potrebuje precejšnje znanje o specifičnem podjetju ali panogi, v kateri delajo. Certifikacija je na voljo in je lahko znak znanja in usposobljenosti. Srednja plača za ta poklic je leta 2012 znašala 35.330 $, BLS pa od leta 2012 do leta 2022 predvideva 12-odstotno povprečno rast delovnih mest.
