Funkcije sekretarjev lahko vključujejo različne pisarniške naloge, kot so odgovarjanje na telefon, tipkanje, arhiviranje, odpiranje pošte in pridobivanje kave. Podobne funkcije ima tudi tajnica, ki služi kot pomočnik vodje. Vendar pa takšna tajnica poroča neposredno upravitelju (v nasprotju z vsemi ostalimi v podjetju) in pomaga direktorju na različne načine, da olajša njegovo delo in ohrani organizacijo pisarne.
$config[code] not foundKomunikacijske funkcije
Kot tajnik menedžerja boste pogosto prva oseba za stike s tistimi, ki poskušajo doseči vašega šefa v podjetju in zunaj njega. Za razliko od receptorja ali generalnega sekretarja, ki odgovarja na telefon za celotno osebje, ste lahko odgovorni za sprejemanje dohodnih klicev samo za svojega upravitelja. Morali boste prikazati klice, da ugotovite, ali lahko klicalcu pomagate ali če je vaš šef na voljo, da sprejme klic. Pomoč upravitelju vključuje vabljenje obiskovalcev, ki pridejo v pisarno vašega vodje in jih usmerjajo po navodilih vašega vodje. Funkcije sekretarja za vašega vodjo lahko vključujejo tudi povezovanje z drugimi strokovnjaki v njenem imenu s pisnim dopisovanjem, telefoniranjem in pošiljanjem e-pošte.
Organizacijske funkcije
Vodje pričakujejo organizacijo njihovih sekretarjev. Odgovorni boste za redno urejanje pisarniških datotek in zaupne dokumente na varovano območje. Morda boste morali razvrstiti dohodno pošto, da ugotovite, kaj je dano vašemu upravitelju, vloženo ali zavrženo. Pomoč upravljavcu pogosto vključuje ohranjanje njegovega urnika. Pričakoval bo, da boste spremljali njegove sestanke, načrtovali sestanke in po potrebi organizirali potovanja. Dodatne funkcije lahko vključujejo vzpostavljanje konferenčnih klicev in udeležbo na sestankih ter zagotavljanje dnevnega reda in zapisnikov.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingUpravljalne funkcije
Čeprav ste tajnik upravitelja, lahko nekatere od vaših odgovornosti vključujejo tudi upravljanje. Pomoč upravljavcu lahko včasih pomeni, da morate biti vodja. Vaš šef vam lahko da nalogo, da nadzirate določene projekte, kot je upravljanje baze podatkov ali ustvarjanje in posodabljanje poročil. Če so v pisarni zaposleni drugi uradniki, ste lahko odgovorni za njihovo upravljanje in dodeljevanje njihovih dnevnih nalog. Lahko vam poročajo neposredno namesto vašega vodje, vi pa lahko delate kot njihov neposredni nadzornik. Lahko bi vas tudi poklicali, da usposabljate druge zaposlene in celo naročite svojemu nadzorniku, da jih poučite, kako upravljati pisarniške stroje ali uporabiti programske pakete.
