Nepozabni dogodki se ne zgodijo. Organiziranje in izvedba dogodka se načrtuje. Ne glede na to, ali gre za konferenco, seminar ali dan priznanja stranke in ali imate na voljo tri tedne ali celo leto, je uspeh vašega dogodka v podrobnostih. Strokovnjaki so zbrali 42 nasvetov za načrtovanje malih poslovnih dogodkov, vključno z nekaterimi organizatorji letne nagrade Small Business Influencer.
$config[code] not foundNačrtovanje dogodkov za mala podjetja: kaj storiti najprej
1. Pred vsem drugim se odločite za vaše ciljno občinstvo. Prvi korak - preden naredite kaj drugega - mora biti jasno določiti, kdo je vaša ciljna skupina. Na podlagi tega se bodo vse druge odločitve uveljavile glede na obliko, vsebino, cene, lokacijo itd. Ta strukturiran pristop vam bo tudi pomagal, da ostanete osredotočeni na doseganje specifičnih ciljev in ne dovolite, da bi področje postalo preširoko ali razvodenelo.
2. Naredite seznam podrobnosti - vse, vključno z razsvetljavo in javnim prevozom, do vsebin in osvežilnih pijač. Ko se odločite za dogodek, je vse pomembno. Od vsebin programa in osvetlitve do prevoza in parkiranja - vse šteje. Vaše občinstvo vam bo vse pripisalo in… vaši blagovni znamki. Izdelava seznama bo zagotovila, da ne spregledate stvari.
3. imeti jasen poslovni namen za izvedbo dogodka. Preden začnete načrtovati uspešen dogodek, bodite jasni, zakaj to počnete na prvem mestu, saj bi vsaka odločitev po tem morala podpirati vaš glavni cilj. Je to vodilna generacija? Je ustvariti zavest o vašem podjetju ali določenem izdelku? Ali je razvijanje zvestobe strank? Ali pa preprosto želite zaslužiti denar (kar je tudi v redu)? In poskrbite, da se ekipa zaveda tega namena, tako da ne boste imeli »premikanja obsega«.
4. Pri načrtovanju spremljajte druge industrijske dogodke. Preverite koledar. Prepričajte se, da ne načrtujete dogodka ali preveč blizu počitnic ali priljubljenih počitnic. Prav tako je pomembno, da preverite druge dogodke, ki bi jih vaši ciljni udeleženci morda želeli.
5. Bodite prilagodljivi s spremembami velikosti, lokacije in drugih podrobnosti. Kot ste prišli v proces načrtovanja dogodkov, boste morda ugotovili, da se vaš dogodek spreminja glede velikosti, lokacije in mnogih drugih načinov, kot ste jih prvotno zamislili. To je naravno in popolnoma v redu, dokler ne pozabite na razlog, da opravljate vse to delo. Potrebna je določena prilagodljivost.
6. Spoznajte svoje omejitve. Vsi vemo, da je cilj vreči velik dogodek v živo. V ta namen se moramo zavedati tudi tega, kar lahko ali ne moremo realno storiti - bodisi proračunski bodisi časovni. Če se odločite, da boste v enem tednu vrgli dogodek v živo, načrtujte bolj intimno zadevo. Če je to velik dogodek, pripravite nekaj mesecev naprej. Če je proračun majhen, boste morda morali uravnovesiti ustvarjalnost in veliko dela, ki ste ga sami naredili.
7. Ustvarite cilje SMART. Vedno začnite s strategijo. Tako kot gradnja vsakega podjetja, se veliki dogodki začnejo z močno, premišljeno in merljivo strategijo. Dogodki v živo so neverjeten način, da delite svojo blagovno znamko, se povežete s ciljnim trgom, dobite povratne informacije o svojem izdelku (in še več!), Vendar morate vedeti, kaj želite doseči. Držite se SMART ciljev in si oglejte, za kaj si prizadevate. Nato poskrbite, da boste nadaljevali v skladu s temi cilji.
$config[code] not found
Proračun: Kako plačati za svoj dogodek
8. Pripravite »finančni načrt« za vaš dogodek in ocenite številke. Spoznajte, kako boste plačali za dogodek. Večina dogodkov se financira s sponzorstvi, prodajo vstopnic, proračuni za notranji marketing ali kombinacijo vseh treh. Ko ustvarite proračun za dogodek, boste morali oceniti, koliko denarja lahko realno povišate iz vsakega območja. Preden rezervirate prizorišče ali podpisate pogodbo, je dobro, da najprej začnete podpisovati sponzorje ali prodajate vnaprejšnje vstopnice, da se prepričate, da obstaja dovolj interesa za vašo idejo, da jo financirate.
9. Ustvarite proračun za izdatke - in prihranite denar z donacijami sponzorjev v naravi. Dogodki so običajno dražji od povprečnega lastnika malega podjetja - predvsem v zvezi s prizoriščem ter hrano in pijačo. Ne pozabite tudi ceniti vseh dovoljenj in licenc, ki jih boste potrebovali. (Tukaj lahko načrtovalec dogodkov pomaga pri izogibanju glavobolom.) Naredite celovit seznam vseh stroškov in nato označite področja, za katera menite, da lahko sponzorji igrajo vlogo, da ponudijo nekaj v naravi. partnerje za gostovanje vaših dogodkov, več jih lahko shranite.
10. Razmislite o množičnem financiranju kot novi možnosti za zbiranje denarja za dogodek. Če ste prvič v teku dogodkov, uporabite platforme za množično financiranje, da bi zmanjšali tveganje. Z objavo dogodkov na teh platformah se morajo udeleženci obvezati, da bodo vstopnice potekale. Če minimalno število udeležencev ni izpolnjeno, se dogodek ne izvede.
Trženje: Spoznavanje ljudi
11. Potrebovali boste PODROBEN marketinški načrt. Ustvarite marketinški načrt za dogodek. Bolj kot ste organizirani, bolj profesionalen bo vaš dogodek.
12. Neumorni v svojih prizadevanjih ali vaš dogodek ne bo uspel. Če ne želite biti na svojem dogodku sami … potem trg, trg, trg, trg … in tržite še več.
13. Opredelite dobre razloge, da se bodo ljudje pojavili. Kaj je žrebanje za udeležence? Določiti morate, kaj počnete na dogodku, ki bo te ciljne udeležence pripeljal do vrat. Za potrošniški izdelek je to zabava z zabavnimi in produktnimi predstavitvami ter brezplačnimi igricami. Za množice podjetij je to lahko izobraževalna vsebina ali razburljiv in dobro znan strokovnjak. Karkoli že je, ne izgubite povezave s tem, zakaj želite, da to posebno občinstvo grapi, da bi vstopili.
14. V pisni obliki navedite, zakaj naj bi se vaš ciljni trg udeležil - ne predvidevajte, da so koristi očitne. Pri promociji dogodka se prepričajte, da ciljnemu trgu povete, kaj se bodo naučili, kdo se bo srečal in zakaj naj bi bil tam. Ne predvidevajte, da bodo prijatelji sporočili svojim prijateljem. Če uporabljate zvočnike, jim dajte reklamno kopijo, da bodo lahko predstavili dogodek občinstvu.
15. Naučite se govoriti z mediji. Novinarji so zelo zasedeni in vedno na rokah… nimajo časa, da bi slišali prodajni prostor. Naj vedo, da informacije obstajajo in - za prihodnje zgodbe - da ste strokovnjak na tem področju. Te informacije vključite, ko dosežete.
16. Uporabljajte oznake hashtag. Twitter je odličen za promocijo dogodkov in za ustvarjanje občutka spletne skupnosti okoli dogodka. Na začetku nastavite edinstven hashtag. Najprej poiščite storitev Twitter, da se prepričate, da se še ne uporablja. Postavite hashtag desno na spletno stran dogodka in če uporabljate gumb Tweet za skupno rabo na spletnem mestu, uporabite hashtag desno v pripravljeno besedilo. Ko ljudje tweetajo, samodejno spodbuja dogodek na Twitterju.
$config[code] not found17. Uporabite spletne socialne dogodke za promocijo glavnega dogodka. Če želite ustvariti zanimanje za svoj dogodek, poskusite nekaj tednov pred glavnim dogodkom imeti Google Hangout ali klepet v storitvi Twitter. Povabite nekaj vaših govornikov, da sodelujejo v spletnem družabnem dogodku. Predstavite si, kaj se bo zgodilo na glavnem dogodku, razpravljajte o tem, kaj bodo govorniki pokrili, ali izpostavite dejavnosti. Ustvarja predvidevanje.
18. Kupite oglaševanje na družabnih omrežjih. Nakupovanje oglasov na družabnih omrežjih pogosto zanemarjajo majhni dogodki. Socialne oglaševalske platforme (predvsem Facebook, LinkedIn in Twitter) ponujajo podrobne možnosti ciljanja, ki lahko znatno pripomorejo k doseganju ciljnega občinstva na naši geografski lokaciji. Dobra novica je, da ni potrebnih večjih proračunov in da je prodaja vstopnic zlahka izmerjena.
19. Uporabite YouTube za promocijo dogodka. YouTube je drugi iskalnik po vsem svetu po Googlu. Prenos videoposnetkov iz naših prejšnjih dogodkov ali intervjujev z našimi govorci / izvajalci je odličen način, da bodoče udeležence prepričate, da kliknejo na nakup. Video ponuja pomembne vizualne napotke, ki močno vplivajo na naš proces odločanja. Z dogodki vedno čutimo tveganje, da ne bomo vedeli, kaj se bo zgodilo, video pospešuje to napetost.
20. Ustvarite super nizkocenovni promocijski video. Malo kreativnosti z nekaterimi plakatnimi ploščami, brezplačni glasbeni posnetki in dobro kamero s pametnim telefonom bodo ustvarili zabaven videoposnetek, ki bo pomagal objaviti prihodnje dogodke. Tukaj je dober primer videa, ki je naredil prav to na majhnem proračunu za promocijo majhnega poslovnega dogodka.
21. Vključite lokalne blogerje. Bodite pametni s blogerji. Vključevanje lokalnih blogerjev za sodelovanje na dogodku je običajno odlična strategija za pridobitev občinstva pred, med in po dogodku. Blogerji običajno računajo na širok razpon in običajno ne upoštevajo pravil tradicionalnih medijev.
22. Izkoristite platforme za registracijo dogodkov, kot je Meetup. Uporabite obstoječe platforme. Če je to vaš prvi poskus vodenja dogodka in vam primanjkuje veščin za promocijo, si oglejte Meetup.com. Poleg tega, da ponuja zbirko za upravljanje dogodkov na spletu, je Meetup odlična referenca za ustrezno občinstvo na vašem območju. Vsebuje tudi registracijske in RSVP možnosti upravljanja, ki so še posebej priročne, če ste neizkušeni.
23. Uporabite spletno registracijo. Lažji način, da prestrašite ljudi, je, da imate analogno registracijo (faksi, bančni prepih ali samo na vratih). Ponudite spletno registracijo, da čim prej zagotovite čim več udeležencev, kar bo pomagalo pri napovedovanju številk in sprostitvi proračuna kmalu.
24. Vpišite se na strani, ki so namenjene vaši skupini. Ko veste, kdo se želite udeležiti, je naslednji korak, da se postavite pred njih. Obstajajo spletna mesta, ki so specializirana za uvrstitev dogodkov na nacionalni ravni (npr. Meetup, Lanyrd) in lokalno, da se začnejo tam in raziskave, ki so najbolj primerne za uvrstitev na seznam.
25. Ponudite lokalnim partnerjem spodbude za vas. Sporočila za medije, ki bodo poslana ustreznim medijem, bodo pomagala ustvariti novice v zvezi z novicami in si lahko ogledate pridobivanje medijev (na spletu in brez povezave) kot partnerjev. Na vaš dogodek dobijo izpostavljenost v zameno za objavo. Če se ne želijo vključiti na tej ravni, se jim približajte z zamislijo, da tekmovanje za svoje bralce prejmejo vstopnice.
26. Poslušalcem olajšajte obveščanje svojih privržencev. Če imate strokovnjake / govorce, ki jih obiskujete, jih spodbujajte, naj objavijo svojo prisotnost svojim spremljevalcem socialnih medijev / naročnikom elektronske pošte.
27. Spodbujanje zgodnjih ptic. Zgodnje vstopnice za ptice po nižji ceni so odličen način za zgodnje prijave, tako da ljudem damo spodbudo, da delujejo zdaj in ne čakajo in pozabijo.
Ekipa: Kdo bo pomagal?
28. Prenos odgovornosti. Ne glede na velikost vašega podjetja, vedno poskušajte prenesti odgovornosti. Enotna oseba, zadolžena za vsako podrobnost, običajno ne deluje dobro. Kadarkoli je mogoče, naj ljudje prevzamejo nadzor nad področji, ki jih najbolj uživajo. Na primer, naj se hrana v vašem podjetju dotakne podrobnosti o gostinstvu. Bolj ko nekdo uživa svoje odgovornosti, večja je verjetnost, da jih bodo uspešno izvedli.
29. Nadaljnje ukrepanje in ponovno spremljanje. Preverite zgodaj in pogosto. Čeprav nihče ne želi biti mikromrežen, se prepričajte, da so zaposleni in prodajalci na pravi poti s svojimi dogodki. Dokler bodo ljudje od časa do časa vedeli, da pričakujete posodobitve, je manj verjetno, da bodo postali razočarani, ko pokličete ali pošljete e-poštno sporočilo.
30. Sponzorji so avtorski honorarji - poskrbite, da se jim bo to zdelo. Če imate sponzorje - ravnajo z njimi kot s kralji. Financirajo vaš dogodek in vam omogočajo, da to storite (če je to vaš poslovni model). Pred dogodkom bodite zelo jasni, kaj bodo dobili kot sponzorji.
31. Vedno podcenjujte udeležbo sponzorjev. Če mislite, da lahko dobite 100 udeležencev, postavite sponzorsko točko na nižjo oceno - še posebej, če je to vaš prvi dogodek. Bolje je dati sponzorjem prijetno presenečenje, kot pa razočaranje.
32. Vprašajte ljudi, kaj mislijo, in bodite pripravljeni na povratne informacije, dobre ali slabe. Prosite za kritike. Če si naredil pol dostojne službe, boš dobil veliko čast. Povejte hvala, potem pa prosite za kritiko in bodite pripravljeni na to.
33. Ali naj strokovnjak za socialne medije pokrije vaš dogodek. Ne pozabite na skupino za družabne medije. Čeprav ni nujno za vsak dogodek ali industrijo, se vedno več dogodkov osredotoča na izkoriščanje virusne moči svojega občinstva. Če vaše občinstvo tweeting, Facebooking in fotografiranje na Instagram - to bi morali početi enako in za izvedbo boste potrebovali usposobljeno ekipo.
34. Poiščite prodajalce, ki služijo vaši niši in so pripravljeni sodelovati. Najboljši prodajalci, s katerimi lahko delate, so tisti, ki poznajo kulturo malih podjetij. Poiščite prodajalce, ki pogosto delajo z malimi podjetji ali bi se vključili na večji ravni kot njihova vloga.
Dan dogodka: potegnite ga
35. Natančno določite pričakovanja, nato pa jih izpolnite. Zagotovite, da ima občinstvo veliko (ne dobro) izkušnjo; in jim dajte tisto, kar pričakujejo od udeležbe.
36. Odnos je nalezljiv. Vaši gostje v veliki meri bodo odigrali vaš odnos in dinamiko med dogodkom. Vodite z zgledom in se dobro zabavajte.
37. Naj bo reakcija množice vaš barometer. Preberite občinstvo med dogodkom. Vprašajte ljudi, kako delajo. Če se stvari dobro odvijajo, in če ne bodo, boste vedeli.
38. Vedno se vprašajte: Kako je to pomembno za udeležence? Prepričajte se, da ponujate vsebino, ki ustreza več kot 80% občinstva. Občinstvo se mora umakniti s konkretnimi taktikami za izboljšanje svojega poslovanja in kariere… in čutiti morajo energijo govorca. Ko govorimo o vašem podjetju in kaj počnete - ne da bi občinstvu ponudili, kar potrebujejo - je izguba časa in denarja za vse.
39. Kot mojster ceremonij ali govornik - vadite. Poznaš svoje podjetje, vendar ne domnevaj, da veš, kako se predstaviti. Vadite predstavitev, odgovarjate na vprašanja in obravnavate težke in konfrontacijske člane občinstva. Bolj pripravljeni ste boljši.
$config[code] not found40. Poglejte kar najbolje. Poglej del … biti udoben, ampak moda naprej. Tudi če ste računovodja ali odvetnik, izberite najbolj značilno obleko ali kravato. Ljudje se spomnijo, kako udobno ste v svoji koži.
Načrt ukrepov: kaj storiti, ko stvari gredo narobe
41. Predstavljajte si dogodek, korak za korakom, in sestavite seznam v dveh stolpcih: kaj bi lahko šlo narobe v enem stolpcu in vaš načrt za nepredvidene dogodke v drugem. Bodite pripravljeni na nepričakovano. Mogoče zvočni sistem ne uspe. Mogoče vaš glavni predstavnik bails. Ali se lahko soočite in se premaknete naprej?
42. Pripravite se, da boste pomagali zapolniti vrzeli. Čeprav je načrtovanje vnaprej odlična formula za uspeh, ni nikoli dovolj. Nekaj nepričakovanega se vedno pojavi. Zato se splača vložiti malo maščobe za komolce za olajševalne okoliščine. To velja za gostinske dogovore, zahteve za tiskanje, nastanitev za goste, vremenske napovedi, zabavo in še več.
Velika zahvala strokovnjakom, ki so prispevali k zgornjemu nasvetu za načrtovanje dogodkov za mala podjetja:
- Matt Telfer, vodja trženja za srčni internet in bloger pri Marketing Nerd Nasveti 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, direktorica podjetja Doubet Consulting Nasveti 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, načrtovalec dogodkov in lastnik, L2 Event Production Nasveti 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, internetni marketing in vodja partnerskega programa, 2. dan tiskanja Nasveti 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, izvršna direktorica, vodja dogodka, prireditve Liz King Nasveti 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, govornik industrije dogodkov in urednik Bloga Event Managerja Nasveti 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, tehnološki evangelist in urednik tehnologije Small Biz Nasveti 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, ustanoviteljica in direktorica podjetja Small Business Trends Nasveti 16, 17, 20
Shutterstock: Načrt, proračun, prazno, banket, ekipa, nerodno
109 Komentarji ▼
