Eden od najbolj stresnih časov za večino lastnikov malih podjetij je, ko denarni tok postane tesen, ker plačila ne prihajajo od strank. Ni nujno, da se vaše podjetje ni premikalo gladko, temveč zato, ker vaše stranke ne plačujejo pravočasno.
V tem priročniku za izdajanje računov in prejemanje plačil želimo z vami deliti nekaj najboljših praks za izdajanje računov vašim strankam. Poleg tega želimo deliti načine, s katerimi bomo zagotovili, da boste plačani pravočasno (ali čim bližje), tako da vam ne bo treba skrbeti za denarni tok.
$config[code] not foundUporabite programsko opremo za izdajanje računov
Uporaba programske opreme za izdajanje računov, kot je Hiveage, ima več koristi za vaše podjetje. Za začetek, to kaže vašim strankam, da je vaš računovodski proces profesionalen in organiziran. Prav tako bodo vedeli, da ne bodo mogli priti skozi razpoke in zamuditi plačila.
Na koncu boste lahko preprosto spremljali posebne promocije, ki so na voljo določenim strankam, kako hitro ali počasi kupci plačajo, kateri računi so zapadli in še veliko več.
Prav tako boste lahko izvajali podrobna poročila, ki vam bodo pomagala, ko bodo stranke zanimale njihovo izdajanje računov in zgodovino plačil. Ta poročila lahko zaženete tudi, ko stranke protestirajo glede količine izdelkov ali storitev, ki so jih prejeli v zvezi z zneski, ki so jim bili zaračunani.
Na začetku razpravljajte o podrobnostih izdajanja računov
Ko začnete delati z novo stranko, je dobro, da čim prej potrdite podatke o izdajanju računov. Nekatere stranke bodo odložile plačilo računa, ker manjka ena stvar, kot je številka naročilnice. V nadaljevanju je treba ugotoviti, kaj potrebujete za zagotovitev uspešne prihodnosti izdajanja računov že od samega začetka.
Ali vaša stranka potrebuje vaš W-9 na začetku sodelovanja? Ali vaša stranka želi na vsakem računu posebno ime projekta ali številko naročila? Ali ima vaša stranka več poslovnih naslovov in potrebuje posebno naslov na fakturiranju za pravilno usmerjanje? Poiščite te stvari tako, da nimajo legitimnega izgovora za zamudo pri plačilih.
Večina strank je zadovoljna s tem, da se zaračuna na spletu prek e-pošte. Toda nekateri še vedno želijo, da je ta kopija prišla po pošti. Račun morate poslati na ustrezen način.
Različni kupci imajo različna pravila, ko gre za izdajanje računov. Nekateri računi morajo za odobritev iti lastniku podjetja, nato pa se bodo spustili na računovodstvo. Drugi morajo voditi projektno vodenje, s katerim delate, pri obračunavanju z CC, da lahko pošljejo svoj OK v računovodstvo.
Občasno boste imeli stranko, kjer je treba račun poslati eni osebi v PDF za odobritev. Nato jo je treba poslati v odobritev drugi osebi. Nazadnje ga je treba elektronsko poslati zunanjemu računovodskemu oddelku.
Ugotovite, kaj je proces za vašo stranko in ga upoštevajte.
Jasno določite pogoje
Presenetljivo je, da nekateri ne določajo plačilnih pogojev. Ob prevzemu na računu zapustijo samo privzeto. Če vaši plačilni pogoji po prejemu niso zapadli, jih morate ustrezno spremeniti na računu. V nasprotnem primeru bodo ljudje predvidevali, da plačilnih pogojev niste spremenili iz privzete nastavitve in sami določili plačilne pogoje.
Ko že govorimo o plačilnih pogojih, je eden od načinov, da zagotovite plačilo, preden opravite delo ali pošljete izdelek, popust za predplačilo. Vaše stranke bodo imele radi malo prihranka, zato vam bo všeč dejstvo, da vam ni treba skrbeti, da bi se umaknili.
Jasno določite, kdaj pričakujete izstavljanje računov
Naj vaše stranke vnaprej vedo, da se običajno fakturirajo ob koncu meseca, najprej v mesecu, sredi meseca, tedensko, dvotedensko ali ko je projekt končan. Na ta način vedo, kdaj lahko pričakujejo prejem vašega računa in upamo, da ga bodo iskali.
Ponudite več kot en način za plačilo
Samo zato, ker 90 odstotkov vaših strank uporablja PayPal ali plačevanje prek spleta, to ne pomeni, da bo ostalih 10 odstotkov. Če strankam omogočite plačilo s kreditno kartico ali ček, boste lahko odpravili večino ovir pri plačilih za večino vaših strank.
Če želite zagotoviti, da lahko vaše stranke plačajo tako, kot želijo, vključite svoj poštni naslov na račun in omogočite dodatne možnosti plačila za plačevanje preko spleta izven PayPala.
Dobre možnosti obdelave kreditnih kartic za PayPal so Stripe, Braintree in Authorize. Vsi trije imajo podobne cene pri 2,9% + 0,30 $ na transakcijo. Dodatne pristojbine vključujejo naslednje.
- Braintree ne zaračunava transakcijskih provizij za prvih 50k, ki so bile obdelane prek njih. Za mednarodne valutne transakcije zaračunavajo dodatnih 1%.
- Braintree in Stripe zaračunavata pristojbino v višini $ 15.
- Stripe zaračunava dodatnih 2% za mednarodne valutne transakcije.
- Pooblastilo zaračuna $ 49 pristojbino, 25 $ mesečne pristojbine za vstop, 1,5% provizijo za mednarodne transakcije in 25 USD za povračilo stroškov.
Torej, kako se odločite? Tukaj je nekaj vprašanj za vaše podjetje.
- Ali želite osebno sprejeti plačila prek telefona ali mobilne naprave?
- Ali želite sprejeti le standardna plačila s kreditnimi karticami (Visa, Mastercard, Discover, AMEX itd.) Ali pa želite sprejeti tudi novejše načine plačila, kot so Apple Pay, Bitcoin ali Venmo?
- Ali potrebujete naročnino? Razdelite možnosti plačila?
- Ali imate stranke po vsem svetu in v državah, ki ne morejo uporabljati storitve PayPal?
Ko boste imeli odgovore na ta vprašanja, boste lahko ugotovili, katere funkcije plačilnih procesorjev ustrezajo vašim potrebam, da ugotovite, kateri je pravi za vaše podjetje.
Upoštevajte tudi, da če imate stranke, ki ne plačujejo preko PayPala, ker imajo nekaj proti PayPalu, morda ne bodo všeč Braintreeju, odkar je Braintree pridobil PayPal.
Potrdite, da ste poslali račun
Veste, da se lahko zanesete na programsko opremo za izdajanje računov. Torej tega ne opravljate nujno, ker ne verjamete v svojo programsko opremo, temveč bolj za prvi opomnik, da ste poslali račun.
Ko pošljete račun kupcu, ki prvič prejme račun, pošljite e-poštno sporočilo osebi, ki naj bi prejela račun, in vsem, ki jih je bilo treba kopirati na račun, ki ste ga ravnokar poslali v računu. Lahko je vključen kot priložnostna omemba, ki gre z vašimi posodobitvami projekta.
Običajno morate to storiti samo s strankami, ki prvič ali s strankami, ki so redno zamujene s plačili. S prvimi strankami vam omogoča, da preverite, ali so podatki o izdajanju računov pravilni.
Pošlji Nežne opomnike
Vsi ne bodo plačali 100% pravočasno. Nekateri ljudje bodo upravičeno tako zaposleni, da bodo nenamerno pozabili na vaš račun. Na začetku želite domnevati, da je bil vaš račun pozabljen na pomoto in ustrezno prilagoditi opomnike.
Pri ponovnem pošiljanju računa so nekateri odlični načini pristopa k opomniku za račune naslednje, vključno z nekaterimi besedili za posebne situacije.
- Opazil sem, da še niste videli mojega računa. Če ne bo prišel pravilno, ga bom ponovno poslal. Kopijo prek priloženega dokumenta PDF priložim tudi v ločenem e-poštnem sporočilu. Nikoli ne veš s filtri neželene e-pošte teh dneh.
- Vem, da ste pred kratkim začeli z novim zagonom projekta. Samo v primeru, da se zakoplje v vašo mapo »Prejeto«, tukaj je moj račun za delo v zadnjem mesecu.
- Upam, da si imel dober izlet! Vem, da ste verjetno veliko dohiteti, zato sem hotel zagotoviti, da je to na vrhu seznama, saj je minilo 30 dni.
- To je le prijazen opomin o mojem računu iz prejšnjega meseca. Čas leti, toda odkar je minilo 30 dni, sem mislil, da vas obvestim.
Večinoma bi to moralo rešiti težavo in dobiti odgovor - in plačilo. Če ne dobite odgovora od ene osebe, lahko nekoga drugemu pošljete nežen opomin. Ta oseba mora vedeti, da niste slišali o svojem računu in da se želite prepričati, da je prišel do njih.
Če nimate prilagojenih opomnikov, je tudi to v redu. Namesto tega lahko pošljete samodejne opomnike!
Spustite nogo
Če zgornji opomniki ostanejo neopaženi, boste morda morali postati bolj agresivni. To je še posebej pomembno, če je račun resno zapadel. Nekaj stvari je treba razmisliti, preden se odpravite po tej cesti.
- Želite, da to podjetje ostane kot stranka? Če boste to storili, vam bo zvestoba s počasnim plačilom zaslužila prihodnjo zvestobo.
- Ali lahko zaradi neplačevanja ustavite dostavo ali storitve? Tudi ta izbira se lahko zniža na to, ali želite, da to podjetje ostane stranka.
Ob upoštevanju teh odgovorov ravnajte v skladu s tem. Začnite s ponovnim pošiljanjem računa, tako digitalno kot po pošti. Pokličite svojo stranko in jim sporočite, da razumete, da so stvari lahko težke, vendar ste izpolnili dogovorjene storitve ali poslali končne izdelke. Tako je tekoče plačilo zapadlo takoj.
Da, to je lahko neprijetno. Ampak to je tudi posel. Verjetno niste edini prodajalec, ki ga vaša stranka zamuja s plačili, zato ne boste edini, ki uveljavlja težavo. Ampak, če ste edini, ki jih pritisnete, boste najprej dobili plačilo. Ali vsaj prvič po plačilu bistvenih komunalnih storitev, najemnin in drugih računov.
Vztrajanje pri tem vprašanju je lahko frustrirajuće tako za vas kot za vašo stranko, vendar je lahko ključnega pomena pri plačevanju. Nekateri lastniki malih podjetij so poročali, da so bili plačani šele dve leti po zapadlosti računa. Čeprav pozno ni nikoli dobro, je bolje kot nikoli.
Slika računa prek storitve Shutterstock
Več v: Priljubljeni članki 9 Komentarji ▼
