Verjetno že uporabljate »oblak« (tj. Greste na spletu), da upravljate nekatere vidike vašega podjetja.
Toda, kot pojasnjuje podpredsednik Microsofta Worldwide SMB, Thomas Hansen, tudi če se prodajajo po prednostih oblaka, se morda zdi zastrašujoče, če začnemo - ali naredimo več.
Zavzema se za postopne korake. Začni malo. Nato naredite več sčasoma.
$config[code] not foundZato sem mislil, da bom gradil na tej zamisli, tako da bom opisal 10 stvari, ki jih lahko naredite - od danes naprej -, da skočite na oblak ali povečate uporabo aplikacij v oblaku. Izberite nekaj taktičnih korakov in prihranite čas, učinkoviteje upravljajte svoje podjetje in pogosto zmanjšajte stroške:
1) Nastavite privzeto mesto shranjevanja datotek v oblak
Govoriti moramo o osrednjem spletnem shranjevanju datotek. Še ena stvar pa je, če morate vi in vaše osebje sprejeti dodatne ukrepe za prenos datotek na vašo spletno platformo za shranjevanje oblakov ves čas.
Premisli. Če vi in vaše osebje najprej shranite na lokalni trdi disk ali napravo, bo potrebno dvakrat več napora za obračanje in shranjevanje teh datotek v shrambo datotek v oblaku pozneje.
Lahko pa ga »nastavite in pozabite«, tako da vam ni treba narediti dodatnih korakov. In vaše pomembne datoteke podjetja bodo samodejno varnostno kopirane v procesu.
Konfigurirajte svoje računalnike tako, da je privzeta lokacija vsakega uslužbenca za shranjevanje datotek spletna rešitev za shranjevanje v podjetju.
Če na primer uporabljate Microsoft OneDrive kot rešitev za shranjevanje v oblaku, jo lahko preprosto konfigurirate v sistemu Windows 8. Kliknite »Nastavitve računalnika« in videli boste element menija za OneDrive. Od tam lahko kliknete gumb za vklop / izklop, da naredite OneDrive privzeto mesto za shranjevanje datotek.
Ali pa poiščite navodila za spletno iskanje, kako jih spremenite na izbrano platformo na vaši napravi. Shrambo v oblaku lahko nastavite kot privzeto mesto shranjevanja za številne naprave.
2) Pojdi na nizko visi sadje: Cloud Na E-poštni naslov in dokumenti
Še en logičen začetek je, da sprejmete platformo za e-pošto in dokumente v oblaku, kot je Office 365. Če tega še niste storili, naj vam povem, da so poslovne prednosti zelo prepričljive.
Prvič, pomaga pri osebni produktivnosti vas in vaše ekipe. Če uporabljate več naprav (kot jaz!), Lahko imate dostop do vseh dokumentov in e-poštnih sporočil v pisarni, ne glede na to, katero napravo uporabljate. Greš na konferenco in s seboj vzameš svoj prenosni računalnik ali tablični računalnik? Z platformo za storilnost v oblaku, kot je Office 365, imate vse, kar potrebujete, samo tako, da se prijavite. Kasneje ne boste nikoli več morali prenesti datotek s pogonov za palec ali naprav za sinhronizacijo.
Drugič, pomaga pri skupnem sodelovanju. V mojem poslu večina članov ekipe dela na daljavo iz svojih domov. Vendar pa lahko vsi še vedno imamo dostop do datotek in istih orodij, samo s povezovanjem z brskalnikom ali mobilno aplikacijo.
Na primer, v veliki meri uporabljamo skupne koledarje. Na ta način lahko spremljamo roke podjetij, ki vplivajo ali vključujejo več ljudi in oddelkov, centralizirajo opomnike in na kratko pregledajo razpoložljivost razporeda.
Prav tako uporabljamo skupno dokumentiranje - dobesedno dnevno. Srečanja organiziramo prek konferenčnega klica ali videokonference, nato pa skupina pregleda in uredi en dokument, medtem ko smo na konferenci. Ali pa si zapomnimo sestanke na osrednjem skupnem dokumentu. To prihrani veliko časa. Zapisov sestankov kasneje ne potrebujete. Ne smemo skrbeti, katera različica dokumenta je najnovejša, ker vsi ustvarjamo in urejamo isti dokument.
Poleg tega lahko stroške razporedite mesečno. Ni velike pristojbine za licence - to je veliko lažje proračunsko in privoščiti.
3) Ustvarite centralni sistem arhiviranja
Ko vse shranite v oblak, potrebujete preprost način, da vaša ekipa najde tisto, kar je na voljo za običajne datoteke.
To naredite tako, da ustvarite spletni sistem arhiviranja. Organizirajte naraščajoče število dokumentov in datotek, ki jih vaše podjetje dnevno ustvarja.
Uporabite niz jasno označenih map. Ali svoje delo organizirate po projektih? Od strank? Po oddelkih? Ustvarite sistem, ki je smiseln za vaše podjetje.
S sistemom arhiviranja v celotni družbi bo vaša ekipa prihranila veliko ur, ki bi jih sicer porabili za iskanje predmetov ali podvajanje prizadevanj, ker ne morejo najti nekaj.
4) Spodbudite stranke in izvajalce, naj delijo prek oblaka
Kolikokrat se znajdete po e-pošti s datotekami naprej in nazaj? Potem morate pozneje preko e-pošte najti datoteko, ki jo potrebujete.
S skupno rabo datotek neposredno v oblaku boste prihranili čas.
Morda ne boste mogli »prisiliti« tretjih oseb, da uporabljajo vašo platformo za izmenjavo v oblaku, zakaj ne vprašajte? Hitro navedite prednosti, kot je »Želimo deliti in urejati datoteke na OneDrive ali Dropbox ali drugi platformi, ker prihrani čas za lov po e-pošti. Lahko to delim z vami tam? "
Nekateri ne bodo tako delili datotek. Morda pa vas bo presenetilo, če ga navedete kot možnost.
5) Uporabite aplikacije elektronskega podpisa
Ali pošiljate ali prejemate veliko dokumentov, ki potrebujejo podpis? Če je tako, boste vi in vaša ekipa verjetno porabili veliko časa za pošiljanje e-pošte, tiskanje, podpisovanje, skeniranje, faksiranje - poznate vajo.
Tukaj je nasvet: preverite aplikacije v elektronski obliki, ki temeljijo na oblaku. Pomislite, Pozdravni znak ali DocuSign. Obstaja tudi veliko drugih možnosti za elektronsko podpisovanje.
Prihranijo veliko časa. Ne samo to, da aplikacije za elektronsko podpisovanje odvzamejo faktor odlašanja, ker lahko dokument podpisate takoj, tudi ko ste na cesti, namesto da bi čakali, da ste blizu tiskalnika ali faksa.
Prav tako odvzamejo večino težav pri pošiljanju dokumentov za podpis. Dokumente pošiljajo vsem strankam za podpisovanje in celo pošiljajo opomnike.
6) Ustvarite knjižnice digitalnih sredstev v oblaku
Dovolite mi, da vam zastavim vprašanje: koliko časa porabite za iskanje ali posredovanje digitalnih sredstev podjetja?
Govorim o vašem logotipu, tisti brošuri, ki ste jo prejeli pred nekaj leti nazaj, predlogo za predstavitev na plošči, ki ste jo uporabili lani, vaš obrazec za pregled prazne uspešnosti, uradne fotografije podjetja, izvršne bios, tiskovne in druge pripomočke.
Če je vaše podjetje nekaj takega, kot je bilo moje, porabite preveč časa za kopanje za to vrsto materiala.
Ustvarite knjižnico digitalnih sredstev. Na platformi za shranjevanje v oblaku nastavite osrednjo mapo v skupni rabi ali mape. Zdaj bodo ta sredstva na voljo vsakomur iz vaše ekipe, ki jih potrebuje, kjerkoli in kadarkoli. Za njih ne bo treba loviti ali nekoga drugega, da bi jih našel.
7) Pretvarjanje enega pomembnega poslovnega sistema v oblak
Ni vam treba ukvarjati z vsemi poslovnimi sistemi in vse naenkrat premakniti v oblak. Začnite s pregledovanjem treh najpomembnejših sistemov. To so lahko QuickBooks, baza podatkov o stikih in sistem za upravljanje inventarja.
Če še vedno uporabljate lokalne ali namizne različice teh sistemov, začnite ocenjevati prednosti spletnih različic v oblaku. Z različicami v oblaku boste veliko pridobili v smislu sposobnosti celotne ekipe za dostop do informacij in boljše sodelovanje. Sistemi v oblaku omogočajo lažji prenos podatkov iz enega sistema v drugega, kar odpravlja podvojene vnose podatkov in silosni učinek informacij v enem sistemu.
Katero aplikacijo bo prenesel v oblak? To je vprašanje.
8) Vztrajati pri Cloud-Posodobljena Malware zaščita za vse delavce
To je še posebej pomembno pri oddaljenih delavcih.
Velika podjetja imajo običajno IT oddelek podjetja, ki vzpostavi mrežo podjetij z zaščitnimi ukrepi, kot je zaščita pred zlonamerno programsko opremo.
Toda mala podjetja morda nimajo omrežja.
Ali pa skupina malih podjetij pogosto sodeluje z ljudmi, ki niso v njihovi mreži. Oddaljeni delavci se lahko povezujejo z lastnih naprav od doma, z uporabo javnega oblaka. Preprosto se prijavljajo prek interneta.
Zato je pomembno, da vsakdo, ki dostopa do vaših sistemov ali podatkov ali deli datoteke, redno posodablja zaščito pred zlonamerno programsko opremo z novimi podpisi o zlonamerni programski opremi prek oblaka.
Microsoft ponuja vgrajen izdelek Windows Defender za namizne računalnike in naprave, ki temeljijo na sistemu Windows, in je brezplačen. Prepričajte se, da je omogočena. Ali pa imate še eno možnost zaščite pred zlonamerno programsko opremo.
Tudi, ko bo Windows 10 izšel kasneje v tem letu, bodo dodane varnostne funkcije, vgrajene prek storitve Windows Update. Windows 10 ponuja tudi možnost Windows Update for Business. To bo omogočilo hitrejši dostop do varnostnih posodobitev in kritičnih popravkov ter nadzor nad uvajanjem posodobitev za skrbnike IT. Na primer, če imate IT oddelek, bo lahko dostavil popravke na oddaljenih mestih z omejeno pasovno širino.
9) Namestite telefonski sistem, ki temelji na oblaku
Razmislite o telefonski storitvi VoIP (VOIP) ali programski virtualni centrali in sistemu glasovne pošte.
S telefonskimi sistemi v oblaku pridobite možnost, da imajo oddaljeni delavci dostop do centralnega telefonskega sistema - po zelo nizkih stroških. Za mala podjetja z oddaljenimi delavci ali tiste, ki delajo od doma, je to še posebej pomembno. Tudi če člani skupine uporabljajo lastne mobilne naprave, lahko še vedno povežete vse z osrednjimi razširitvami in polji za glasovno pošto v podjetju.
Prav tako dobite profesionalni vtis v obliki avtomatskega pozdravnega govora.
Glasovna sporočila se lahko preusmerijo kot zvočne datoteke po e-pošti, da jih lahko posredujejo drugim članom skupine.
Dobite tudi statistične podatke o uporabi, ki vam bodo pomagali videti, kako vaša ekipa uporablja telefon - kot nalašč za upravljanje funkcije za podporo strankam.
10) Uporabite videokonference
Nazadnje, vendar ne nazadnje, široko uporabite virtualna srečanja prek videa. Če jih že uporabljate, fantastično - naredite več od njih.
Videoposnetek prinaša vpliv osebne interakcije na stranke in prodajne možnosti, brez stroškov potovanj oseb.
Video srečanja so odlična tudi za ekipo. Ljudje, ki delajo od doma ali se nahajajo v različnih uradih, se lahko počutijo izolirani. To je lahko demotivirajoče. E-pošta in takojšnje sporočanje sta uporabna, vendar ne moreta nadomestiti slišnega glasu člana ekipe ali videnja njegovega nasmeha. Video poskrbi, da se ljudje počutijo vključeni. Uravnava pot do skupnega dela.
Veliko malih podjetij uporablja Skype, ker je brezplačna in jo veliko ljudi uporablja za osebne namene, ki jih že poznajo. Karkoli se odločite za konference, to storite.
Upam, da vas bo teh 10 idej spodbudilo, da naredite več z oblakom - ali potrdite, da je vaše podjetje v dobrem stanju, ko gre za oblak.
Vsega tega ne odpravite takoj. Izberite eno ali dve - in začnite.
V času pisanja je Anita Campbell sodelovala v programu Microsoft Small Business Ambassador.
Low-Hanging Fruit Photo preko Shutterstocka
3 Komentarji ▼
