Časovni nasveti za upravljanje naravnost iz geeksov tehnične industrije

»Uporabljam metodo 1-2-3. Načrtujem eno zelo pomembno stvar v dan, dve večji nalogi in 3 ali 4 manjše naloge. Najpomembnejša naloga dobi dve 40-minutni reži, dve večji nalogi dobita po 40 minut, tri ali štiri manjše naloge pa si delijo dve 40-minutni reži. Ključno je načrtovati 1 uro za vsakih 40 minut. Preostalih 20 minut uporabite za preklapljanje med nalogami, nizke prioritete in sproščanje. “

Kallas navdušuje tudi vrednost enega opravila. Večopravilnost je morda postala norma v zadnjih letih, vendar ne brez velikih stroškov v produktivnosti. Ocenjuje se, da imajo večzadevni uporabniki 40-odstotni padec produktivnosti, 50-odstotno trajanje opravljanja nalog in do 50 odstotkov več napak.

Daria Shualy, tržnica na daPulse, poudarja pomen upravljanja časa, ne pa nalog:

• „Najprej določite rok, nato pa navedite naloge, ki bodo ustrezale temu časovnemu okviru. Ne obratno, to je seznam vseh nalog, nato pa poskusite oceniti, kako dolgo bo trajalo. Razmislite, če imate samo dve brezplačni uri, je precej enostavno oceniti, kaj se bo uvrstilo v to časovno režo.
• Razdelite na manjše časovne enote, ne manjše naloge. Tukaj je primer: določite rok za dva meseca, razdeli ga na tedne in ugotovite, kaj se bo ujemalo z vsakim tednom. Kako to pomeni veliko razliko? Pravzaprav je lažje oceniti, kaj lahko storite v enem tednu, od tega, kako dolgo bo določena naloga trajala nekaj časa.
• Določite smiselne inšpekcijske točke, da vidite, ali boste izpolnili rok. Vsak teden je tako pomembno. Ker, če ne boste dokončali tistega, kar ste načrtovali za en teden, je to jasen znak, da ne boste naredili dolgoročnega roka.
• Nikoli ne potisnite roka. Samo ne. Tako upravljate čas, namesto da bi ga upravljali. Spodaj si oglejte, kaj storiti.
• Osredotočite se, potisnite težje, določite prednost, da izpolnite rok. Edini način, da vedno izpolnite roke, je, da jih nikoli ne potisnete. Ostanite osredotočeni, pustite vse, kar vam ne pomaga, da dosežete padec roka. "

S temi strokovnjaki izstopajo štiri stvari:

• Vsaka od njih določa prednostne naloge. Preučujejo, kaj morajo storiti in odločiti, kateri najpomembnejši del projekta je. Prevečkrat nismo uspeli pravilno določiti prednostnih nalog, preprosto skočiti in poskušati rešiti vse, kar se zgodi prvič. Naslednjič namesto, da bi se projekt lotil takoj, sedite in razmislite o najučinkovitejšem načinu, kako najbolje opraviti nalogo in jo določiti.
• Ko Kallas in Shualy v danem dnevu določita svoje prednostne naloge, se ne dajeta pri določanju rokov kot tudi v tem, da si dovolita omejeno časovno obdobje za dosego te naloge. Shualy gre celo tako daleč, da ne dovoljuje ničesar, kar bi povzročilo, da bi ji vrnila rok. To je resna odločnost.

• Shualy poudarja, da je treba razdeliti večje dele časa na manjše dele in jih uporabiti kot točke za pregled napredka, ki ga je naredila, da bi ugotovila, ali je na pravi poti in kakšne prilagoditve bo morda potrebovala. To je še eno področje, kjer včasih pogrešamo čoln. Lahko postanemo tako obremenjeni z nalogo, da ne bomo naredili korak nazaj in ocenili, kako napredujemo in ali so potrebne prilagoditve.
• Kallas vključuje čas v svojem urniku za zamenjavo opravil, nizke prednostne naloge in sprostitev. Ne glede na to, kako dobro smo organizirani ali učinkoviti, naši umi potrebujejo čas za prehod z ene naloge na drugo. Prav tako potrebujemo čas, da se sprostimo in zaslužimo dih, še posebej, če smo vključeni v visoko stresno nalogo. Če pustimo nekaj minut, da naredimo samo to, v naših obdobjih produktivnosti, lahko naredimo veliko razliko v tem, da smo duševno ostri za naloge na poti.

Vsak od nas ima na voljo samo 112 ur na teden. Za tiste, ki jo dejansko uporabljajo, pa bo teh 112 ur vir, ki bo plačal neskončne dividende.

Zaposleni voznik Foto preko Shutterstocka