Srečanje načrtovalec na veliki konferenčni nastanitvenih nepremičnin je odgovoren za stranke dogodek od začetne stika, dokler skupina zapusti hotel. Načrtovalec obravnava vse, od rezerviranja sestankov in hotelskih sob do namestitve hrane in opreme. V velikem objektu lahko obstaja več načrtovalcev srečanj, ki imajo različna strokovna področja in sodelujejo na skupinskih dogodkih. Primeri teh različnih področij vključujejo pridržke, hrano in pijačo ter odnose z javnostmi.
$config[code] not foundOdnosi z javnostmi in marketing
V tej vlogi načrtovalec sestankov služi kot predstavnik javnosti in namestitvene dvorane. Naloga načrtovalca je zagotoviti, da ima objekt pozitiven ugled in da pomaga pri rezervacijah strank. Načrtovalci srečanj izdelajo brošure, ki opisujejo storitve objekta, odgovarjajo na poizvedbe po e-pošti ali telefonu o storitvah načrtovanja dogodkov in zagotavljajo informacije o trenutnih prostorih za srečanja in storitvah za uporabo na spletni strani hotela. V tej vlogi načrtovalec ustvari vsebino za multimedijske oglase za oddelek za načrtovanje dogodkov v objektu. Od načrtovalca se zahteva tudi, da se obrne na podjetja in konvencije, da bi spodbudil novo in nadaljevanje poslovanja.
Rezervacije in registracija
Pri delovanju predvsem pri rezervacijah in prijavah, načrtovalec sestankov pomaga strankam pri rezervacijah hotelskih in balskih dvoran za udeležence. Odvisno od tega, kako velika je skupina in kakšne aktivnosti naj poteka na kraju samem, načrtovalec srečanj predlaga, katere sejne sobe v konferenčnem centru najbolje zadovoljijo potrebe stranke. Načrtovalec tudi rezervira skupine hotelskih sob za udeležence stranke in pomaga pri morebitnem prelivanju. Del te vloge načrtovalca srečanj vključuje pogajanja o skupinski diskontni stopnji in po možnosti pomoč pri organizaciji potovanj. Organizatorji srečanj pomagajo tudi pri registraciji udeležencev na kraju samem.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingHrano in pijačo
Vsaka konvencija potrebuje hrano in pijačo. Na srečo za stranke, načrtovalci srečanj na kraju samem z lahkoto poskrbijo za to. Srečanje načrtovalec pomaga stranki, da ugotovimo, koliko hrane je potrebno za predvideno količino udeležencev. Del tega pomaga ugotoviti, ali je treba obroke postreči na sedeči večerji ali v bifeju in kakšne pijače je treba ponuditi. Načrtovalec srečanj razpravlja o meniju za vsak obrok s stranko in pomaga pri pripravi proračuna ali paketa za stranko.
Tehnične dolžnosti
Obstaja veliko različnih tehničnih vidikov dela načrtovalca sestankov v velikem posestvu za konference. Eden od tehničnih finančnih vidikov vloge je pomagati stranki razviti proračun in določiti, kako se plačajo vse storitve v objektu. Načrtovalec srečanj organizira celoten dogodek stranke, pri čemer mora biti prepričan, da stranka ve, katere konferenčne sobe so na voljo ob katerem času in razvije urnik dogodkov. Načrtovalci so odgovorni tudi za iskanje, najem in postavitev katere koli avdiovizualne ali druge specializirane opreme, ki jo potrebuje stranka. Načrtovalec srečanj lahko po želji stranke poišče in uredi zabavo.
