Microsoftove ekipe so komunikacijsko orodje v sistemu Office 365, ki malim podjetjem omogoča enostaven način komuniciranja in sodelovanja z zaposlenimi. Za tiste, ki niso uporabljali Microsoftovih ekip, vam lahko pomaga, da dobite koristne nasvete in vpoglede strokovnjakov, da bi jih kar najbolje izkoristili.
Nasveti za Microsoftove skupine
Simona Millham je Microsoftova certificirana trenerka in trenerka za platformo za učenje informacijskih tehnologij (CBT Nuggets). V e-poštnem intervjuju s storitvami Small Business Trends je delila nekaj dragocenih nasvetov za kar največ Microsoftovih ekip za mala podjetja.
$config[code] not foundZmanjšajte e-poštne komunikacije
Ena od največjih prednosti Microsoftovih ekip je, da podjetjem omogoča, da vse svoje komunikacije organizirajo na enem mestu, namesto da se zanašajo na dolge verige e-poštnih sporočil, ki se zlahka izgubijo v shuffle. Torej, če nameravate kar najbolje izkoristiti Microsoftove ekipe, ga uporabite namesto e-pošte za interno komunikacijo.
Millham pravi: »Če nekdo pošlje e-poštno sporočilo ekipi, ki postavlja relativno nepomembno vprašanje, in vsi se odzovejo, to ustvari veliko e-pošte. Pogovori so v ospredju ekip, kar olajša vpogled v teme in se hitro odzove, kjer je to primerno. "
Delite pogovore z novimi člani skupine
Microsoftove ekipe lahko tudi olajšajo vkrcanje novih zaposlenih. Ko ustvarite nov najem ali dodate novega člana ekipe v nov projekt, lahko delite pogovore iz te niti ali projekt z njimi, tako da jih lahko zlahka dohitijo, namesto da bi jim posredovali številna e-poštna sporočila ali jim predali okorne dokumente.
Držite se nekaj skupin
Microsoftove skupine vam omogočajo, da določite različne skupine znotraj vaše organizacije, tako da lahko vodite pogovore z ustreznimi člani skupine. Toda ne pretiravajte ustvarjanja skupin za vsako možno kombinacijo zaposlenih takoj. Razmislite o tem, kdo dela skupaj na projektih najpogosteje in ustvarite samo tiste skupine, ki imajo smisel, da ne bi preplavili vsakogar s tonami možnosti. Vedno lahko dodate še kasneje.
Imate cilj za vsako skupino
Če se trudite ugotoviti, s katerimi skupinami želite začeti, razmislite, kaj želite doseči za vsako skupino. Na primer, morda boste želeli skupino samo za vrhunsko upravljanje, na katero se boste obrnili, ko boste sprejemali velike strateške odločitve. Morda boste želeli tudi skupine samo za posebne namene, kot je podpora IT in trženje družbenih medijev.
Dodajte skupine, ko greste
Od tam lahko vedno dodate skupine, kot jih zahtevajo posebni projekti. Recimo, da imate poseben projekt stranke, ki vključuje ljudi iz več oddelkov, ki običajno ne delajo skupaj. Ustvarite skupino, ki je samo za ta primer, tako da ti delavci ne bodo morali komunicirati v splošnejši niti.
Nastavite avdio konference
Microsoftove ekipe ponujajo tudi funkcijo za avdio konference, tako da lahko gostite glasovna srečanja znotraj določenih skupin ali samo z enim ali dvema članoma ekipe. To je lahko še posebej uporabna funkcija, še posebej, če imate nekaj članov ekipe, ki delajo na daljavo. Uporabite ga lahko tudi za komuniciranje z zunanjimi odjemalci prek nove funkcije za dostop gosta.
Ustvarite komunikacijsko strategijo
Seveda Microsoftove skupine niso edini Microsoftov izdelek, ki ponuja komunikacijske funkcije, kot so klepet in zvočni klici. Ampak Millham opozarja, da se ne preveč ujamejo pri uporabi vseh možnih možnosti. Namesto tega ustvarite poseben načrt, ki opisuje, v katerih situacijah boste uporabljali Microsoftove skupine za komunikacijo v primerjavi z drugimi platformami.
Millham pojasnjuje: »Mislim, da je eden največjih izzivov, da poslovni uporabniki razumejo, KAJ je orodje Microsoft Office 365, ki ga uporablja WHEN. Funkcionalnosti skupin, Yammerja in Skypea za podjetja se prekrivajo, kar je za uporabnike resnično zmedeno, in verjetno bodo samo privzeto vrnili e-pošto brez nekaterih navodil. Zato priporočam podjetju, da si vzame nekaj časa, da razmisli, katera orodja bodo najbolje ustrezala različnim delom njihove organizacije - in vodila nekatere pilote z različnimi skupinami uporabnikov - in nato usmerjala in ozaveščala končne uporabnike. "
Test komunikacijske strategije
Kot je omenil Millham, je lahko koristno dejansko preskusiti različne komunikacijske strategije v vaši organizaciji, da bi videli, kaj je najbolje za vašo določeno ekipo. Lahko na primer ugotovite, da je smiselno uporabiti Skype za klice odjemalcev, če ima večina vaših strank že ID-jev Skype in se ne želijo prijaviti za gostujoči dostop z Microsoftovimi ekipami. Lahko pa se odločite, da boste vse interne klice v ekipah ohranili zaradi enostavnosti. Ostanite odprti za vnos zaposlenih, tako da lahko optimizirate svoj načrt glede na njihove potrebe.
Bodite na tekočem z novimi funkcijami
Microsoftove ekipe nenehno spreminjajo in dodajajo nove funkcionalnosti, ki lahko koristijo vaši ekipi ali spremenijo način uporabe platforme. Na primer, Microsoft je trenutno v postopku integracije funkcionalnosti Skype for Business v Teams. Millham priporoča preverjanje dokumentacije in praktičnih napotkov za Microsoftove ekipe za več informacij in posodobitev o kakršnih koli spremembah ali novih funkcijah.
Usposobite svoje zaposlene
Pomembno je tudi zagotoviti, da vaši zaposleni razumejo, kako čim bolj izkoristiti Microsoftove ekipe. V ta namen je na voljo veliko virov. CBT Nuggets ponuja eno možnost za usposabljanje Microsoftovih ekip.
Millham pravi: „Za lastnike malih podjetij vključuje pregled virov, ki jih je treba upoštevati pri uvajanju skupin in spodbujanje sprejemanja uporabnikov. Zaposlenim pokriva način uporabe kanalov, pogovorov, sestankov, skupne rabe datotek, wikijev in drugo. “
Slika: Microsoft
1
