Predstavljajte si, da ste bili prisiljeni puščati skozi omarice v iskanju stare mape s pomembnim dokumentom, ki ga potrebujete za rešitev poizvedbe stranke.
No, iskanje takšnih informacij v dokumentu, ki je vložen, je lahko obdavčljivo, frustrirajuče in brez dvoma upočasnjuje. Vendar pa lahko, ko skenirate stare dokumente in jih shranite v elektronsko bazo podatkov, upravljanje z dokumenti postane veliko preprostejše in učinkovitejše za vaše podjetje.
$config[code] not foundKaj je skeniranje dokumentov?
Skeniranje dokumentov, znano tudi kot preslikovanje dokumentov, je preprosto definirano kot postopek zajemanja digitalne slike papirnega dokumenta (ali mikrofilma).
»Tako se vaši papirni dokumenti pretvarjajo v elektronske iskalne slike, kar lahko v veliko pomoč vašemu poslovnemu procesu,« je Neil McKeever, strokovnjak za obdelavo dokumentov s storitvijo za upravljanje dokumentov in skeniranje Kefron v Združenem kraljestvu, povedal Small Business Trends v e-poštnem odzivu.
Celoten proces pretvarjanja fizičnih dokumentov v digitalno obliko vključuje tudi optično branje in zajemanje slike s programsko opremo za optično prepoznavanje znakov (OCR). OCR inteligentno prepozna digitalne slike in jih pretvori v dokumente z besedilom, ki omogočajo iskanje po ključnih besedah v dokumentu.
»Ko je pravilno opravljeno, lahko skeniranje dokumentov spremeni način delovanja vašega podjetja na bolje in vam prihrani čas in denar,« je dodal McKeever.
Poslovne prednosti dokumentov za skeniranje
Po mnenju McKeeverja, katerega naloga je pomagati malim in podjetniškim strankam pri izvajanju in vzdrževanju njihovega sistema upravljanja informacij na najbolj učinkovit in pravočasen način, obstaja več razlogov, da je skeniranje dokumentov (ali slikanje) lahko dragoceno za vaše podjetje.
Pojasnjuje šest ključnih prednosti skeniranja dokumentov za podjetja:
1. Skeniranje dokumentov vam prihrani čas in denar
Z enostavnim dostopom do vseh datotek in dokumentov s klikom na gumb vam ali vašemu osebju ne bo treba zapravljati časa med iskanjem po poljih in datotekah, da bi našli dokument, ki ga potrebujete. Ne boste plačevali osebja za nalogo, ki bi lahko trajala nekaj ur, ko jo je treba dokončati v nekaj sekundah.
2. Skeniranje dokumentov izboljša storitev za stranke
S preslikovanjem dokumentov lahko digitalizirate vsak del datoteke in jo indeksirate z vrsto metapodatkov. To pomeni, da če potrebujete določen podatek - na primer številko računa - ga lahko takoj poiščete. To je še posebej uporabno, če želite čim hitreje zadovoljiti potrebe vaših strank.
3. Skeniranje dokumentov zmanjša prostor za shranjevanje
Če pretvorite vse fizične dokumente v digitalne datoteke, jih ne boste več morali shranjevati tam, kjer so blizu. Lahko jih zapakiramo in pošljemo na varna, namenska mesta, osvobodimo prostor v vaši pisarni za pomembnejše stvari in zmanjšamo stroške, povezane s shranjevanjem papirne datoteke.
4. Skeniranje dokumentov izboljša varnost
Ker teh papirnih datotek ne potrebujete na mestu, jih lahko shranite v namenskih skladiščnih prostorih z izjemnimi varnostnimi protokoli. Prav tako vam ne bo treba skrbeti za varnost, saj lahko vse digitalne datoteke in varnostne kopije shranite na daljavo na zelo varnih strežnikih.
5. Skeniranje dokumentov omogoča skupno rabo in sodelovanje
Druga velika prednost digitalnih datotek nad papirnimi je skupna raba dokumentov. Več sodelavcev lahko dostopa do istega dokumenta, kadar je to potrebno, in s tem ponovno zmanjša izgubljeni čas, ko je treba papirne datoteke prenašati iz enega oddelka v drugega.
6. Skeniranje dokumentov vam pomaga pri izpolnjevanju predpisov o skladnosti
Nazadnje, morda boste ugotovili, da postopki skladnosti v vaši industriji zahtevajo, da nekatere dokumente hranite digitalno in fizično. Zagotavljanje varne in učinkovite rešitve za preslikovanje dokumentov vam zdaj omogoča prihranek časa in napora.
Skeniranje fotografij prek storitve Shutterstock
3 Komentarji ▼
