V vsaki pisarni obstajajo naloge, ki jih je treba dokončati, da bi se poslovanje nadaljevalo. Te naloge, ki spadajo pod okrilje pisarniškega dela, so na splošno dokaj preproste in enostavne za upravljanje in so običajno dodeljene začetnim delavcem. Kljub dejstvu, da so pisarniške naloge, kot so tipkanje in vložitev, sorazmerno osnovne, potrebujejo čas - in v mnogih primerih so vodilni delavci in zaposleni na srednji ravni osredotočeni na druge prednostne naloge in ne morejo slediti vsem, kar je treba storiti. Iz tega razloga mnoga podjetja najemajo pisarniško osebje, ki je posebej zadolženo za opravljanje teh nalog.
$config[code] not foundSkupne uradne dejavnosti
Naslov uradnika za pomoč pri pisanju se nanaša na posameznike, ki podpirajo ali pomagajo sodelavcem s številnimi nalogami. Nekateri najpogostejši posli, ki spadajo v to kategorijo, so tipkanje dokumentov, vložitev, sprejemanje telefonskih številk, upravljanje pošiljk, vnos podatkov, fotokopiranje, faksiranje in razvrščanje ter dostava dohodne pošte. Strokovnjaki za pisarniško podporo so lahko odgovorni tudi za vzdrževanje in naročanje dobave ter ravnanje z drugimi dodeljenimi nalogami, kot je naročanje hrane za sestanke. S tem, ko prevzamejo te odgovornosti in jih odvzamejo drugim ploščam, pomagajo ohranjati tekočo pisarno in zagotavljajo, da je vse ostalo organizirano.
Čeprav se splošna pisarna podpora osredotoča na te splošne naloge, se lahko v nekaterih podjetjih ali oddelkih klerikalna podpora osredotoči na določene dejavnosti ali zahteva bolj specializirano znanje. Na primer, pisarniške dejavnosti v finančnem oddelku lahko vključujejo knjigovodske naloge, vodenje obveznosti do dobaviteljev in terjatev, pomoč pri obračunavanju plač, ali razvrščanje in preverjanje poročil o stroških. Če delate v vladnem uradu, ste lahko odgovorni za vložitev dovoljenj ali upravljanje pošiljateljev. Ne glede na nastavitev pa večina uradniške podpore vključuje ponavljajoče se, opredeljene naloge, ne pa strateško ali operativno delo.
Spretnosti in izobraževanje
Večina pisarniških podpornih vlog je vstopna raven in zato običajno zahtevajo diplomo srednje šole ali enakovredno. Nekateri posamezniki dokončajo dodatno usposabljanje v pisarniški administraciji prek izobraževanja odraslih ali programa za kolidž v skupnosti, medtem ko se drugi udeležijo teh vlog s pridobljenim diplomom kot sredstvom, da stopijo na vrata za večjo odgovornost in višjo plačo.
Poznavanje osnovnih pisarniških nalog je najpomembnejša kvalifikacija za klerikalne podporne vloge. Medtem ko bodo podjetja zagotavljala usposabljanje na delovnem mestu v določenih procesih in postopkih, pričakujejo, da bodo uradniki za pomoč pri delu stopili v službo s splošnim naborom spretnosti.Ta znanja vključujejo znanje o uporabi osnovnih pisarniških strojev (faks, kopirni stroj itd.); splošna računalniška znanja, vključno z zmožnostjo vnosa 60 besed na minuto ali hitreje, kot tudi osnovno programsko opremo za obdelavo besedil in preglednic; sposobnosti vložitve; spretnosti za vnos podatkov; in možnost uporabe telefona in učenje telefonskega sistema podjetja.
Službe za administrativno podporo tudi zahtevajo vrsto mehkih veščin. Profesionalno obnašanje je nujno, pa tudi izjemne organizacijske sposobnosti. Veščine za storitve za stranke so pomembne, še posebej, če boste sodelovali z javnostjo in je bistvenega pomena, da ste podrobno usmerjeni. V nekaterih industrijskih panogah, kot so zdravstveno varstvo in finance, naj bi tudi uradniki za tehnično podporo poznali industrijske predpise v zvezi z informacijsko varnostjo in osebnimi podatki ter ustrezno opravljali svoje delo.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingPlače za podporo uradnikom
Ker se uradniška podpora šteje za vstopno mesto, so plače sorazmerno nizke. Po podatkih PayScale.com je povprečna urna postavka za pisarniške podporne položaje 12,87 $, za letno plačo okoli 30.000 $. Plačilo je običajno sorazmerno z izkušnjami, toda tudi najbolj izkušeni strokovnjaki za podporo redko zaslužijo več kot 40.000 dolarjev na leto. Na tem področju obstaja prostor za rast, čeprav mnogi ljudje nadaljujejo z višjimi upravnimi ali izvršilnimi pomočniki ali pa preidejo na različna delovna mesta znotraj organizacije. Po podatkih PayScale.com je tudi zelo običajno, da bi klerikalni podpornik na medicinskem področju postal medicinski asistent, medicinska sestra ali medicinska sestra.
Industrija, ki najbolj podpira pisarniško podporo, je vladna in strokovna, znanstvena in tehnična služba. Vendar pa je tudi zdravstveno varstvo visoko plačilno področje in ena panoga, kjer se pričakuje, da bo v prihodnjih letih vsaj nekoliko porasla.
Industrijski trendi podpore
Podobno kot pri mnogih industrijskih panogah tehnologija spreminja pisarniško podporo in način dela. Veliko nalog, ki so bile opravljene ročno, je zdaj mogoče opraviti preko računalnika, s čimer prihranimo čas in povečamo potrebo po dodatnem usposabljanju. V okviru tega področja se pojavljata dva glavna trenda, ki spreminjata obraz klerikalne podpore.
Prvič, prehod na pisarne brez papirja spreminja obraz - in v nekaterih primerih - odpravlja potrebo po - pisarniški podpori. Podjetja so brez papirja ali vsaj porabijo manj papirja iz številnih razlogov, vključno z izboljšanjem trajnosti, boljšo organizacijo in nižjimi stroški. Študija družbe Gartner iz leta 2014 je namreč pokazala, da so stroški podjetij v ZDA, povezani s shranjevanjem in pridobivanjem papirnih dokumentov, približno 25 milijard do 35 milijard dolarjev letno. Z uporabo digitalnih storitev za ustvarjanje, shranjevanje in organiziranje dokumentov lahko podjetja prihranijo denar in postanejo bolj učinkoviti.
Kar zadeva pisarniško podporo, to pomeni tudi, da se zmanjša potreba po tem, da bi nekdo fizično dokumentiral dokumente - ali pisal in tiskal pisma, spremljal dokumente itd. Medtem ko nekatera podjetja odpravljajo pisarniške položaje (Urad za statistiko dela do leta 2026 ne predvideva veliko rasti na terenu, predvsem zaradi tehnologije), drugi spreminjajo kvalifikacije za takšna delovna mesta in zahtevajo napredne računalniške spretnosti in izkušnje pri upravljanju z elektronskimi dokumentov.
Drugi trend, ki vpliva na podporno polje, je vzpon virtualnega pomočnika. Virtualni asistenti, znani tudi kot VA, so pomočniki ali podporno osebje, ki delajo na daljavo in zagotavljajo številne enake storitve kot pomočnik v pisarni. Veliko VA deluje za podjetnike ali lastnike malih podjetij, ki potrebujejo podporo, vendar si ne morejo privoščiti ali nimajo prostora ali opreme, da bi zaposlili nekoga, ki bi delal s polnim delovnim časom v pisarni. Tudi v tej industriji je tehnologija ključna, saj virtualni pomočniki delajo prek interneta, uporabljajo elektronsko pošto, skupno rabo dokumentov in drugo tehnologijo za opravljanje nalog za svoje delodajalce. Medtem ko so nekateri VA strokovnjaki in upravljajo naloge, kot so socialni mediji in upravljanje spletnih strani, nekateri podjetniki preprosto potrebujejo nekoga, da upravlja svoje e-pošto in se odzove na poizvedbe strank.
Ker so navidezni pomočniki običajno samozaposleni ali delajo na svobodni ravni, lahko pogosto plačujejo višjo plačo od tistih, ki delajo v pisarnah. Nekateri akterji delajo tudi za več strank hkrati, kar povečuje njihov potencial za zaslužek. V povprečju VA zasluži med 10 in 25 dolarjev na uro.
Iztovarjanje pisarniške podpore
Čeprav pisarniška podpora morda ni tako obsežna, kot je bila nekoč, so še vedno na voljo. Večina odprtin je ustvarjenih s prometom in pomočniki, ki zapuščajo druge priložnosti.
Dober življenjepis za pisarniško podporo bo poudaril vaše administrativne in tehnične sposobnosti. Delodajalcem pokažite, da ste organizirani, usmerjeni v podrobnosti, dober reševalec problemov in da imate odlične komunikacijske sposobnosti. Bodite prepričani, da poudarite svoje tehnične sposobnosti na merljiv način; navedite, kako hitro lahko vnesete besede na minuto in določite programsko opremo, ki jo poznate. Ko podrobno predstavite svoje izkušnje, poudarite naloge in dosežke, ki razkrivajo vaše pisarniške veščine, zlasti tiste, ki vas lahko ločijo od drugih kandidatov. Predvsem pa bodite natančni s slovnico in črkovanjem. Kot pri vsakem življenjepisu, napake pri pisanju in slaba slovnica se slabo odražajo na vaših veščinah, toda na področju, ki je podrobno usmerjeno kot klerikalna podpora, morate biti popolni. Nihče ne bo najel tipkarja, ki ne more dobiti svoje lastne pravice.
Pisarniški posli so običajno na voljo na oglasnih deskah ali spletnih straneh podjetij. Začasne agencije so tudi dober kraj za iskanje te vrste dela. Delo kot temp vam daje priložnost, da gradite svoje veščine v različnih podjetjih. Nekatere agencije bodo dolgoročno namestile ali pa vas bodo zaposlile s polnim delovnim časom, ko ste delali kot začasna. Pripravništvo je še en način za izgradnjo vaših veščin za podporo pisarni. Čeprav številna podjetja s formalnimi programi pripravništva omogočajo pripravnikom, da delajo na določenih projektih, se od učiteljev pogosto pričakuje, da »plačajo svoje dajatve« s prevzemanjem pisarniških nalog. Pričakujte, da boste nekaj časa preživeli v kakršnem koli pripravništvu, kjer boste delali nekaj vnosov, vnos podatkov, upravljanje pošte ali odgovarjanja na telefone - vendar si oglejte priložnost, da razvijete veščine, ki bi se lahko kasneje izkazale za koristne.
Ustvarite si nepogrešljivo
Samo zato, ker je pisarniško delo običajno vstopna raven, to ne pomeni, da ne morete biti pomemben del ekipe. Dejstvo je, da lahko postanete nepogrešljivi za vašega šefa in sodelavce, da povečate vaše možnosti za napredovanje in sčasoma imate svojo lastno ekipo za podporo. Za začetek, vzemite svojo službo resno in naredite vse, kar je v vaši moči - ne glede na to, kako zelo si jo boste prizadevali. Kot pri vsakem poslu boste del vašega dela, ki ga ljubite, in dele, ki jih sovražite, vendar morate obravnavati tako pomembne in jih dobro opraviti.
Drugič, naučite se dati prednost. Možnosti so, da boste v vsakem trenutku na vašem krožniku imeli več projektov in nalog, še posebej, če nudite podporo celotni ekipi ali pisarni. Naučite se določiti, kaj je glavna prednostna naloga in kaj lahko počaka, ter razvite sisteme, ki bodo zagotovili, da bo vsakdo dobil, kar potrebuje, ko ga potrebujejo. Večopravilnost in upravljanje s časom sta ključni spretnosti za delavca za pomoč pri pisarniški službi in s spoznavanjem ciljev in prednostnih nalog podjetja in članov ekipe lahko zagotovite najvišjo raven podpore.
Tretjič, bodite pripravljeni iti še dlje. Tvoja naloga je zagotoviti podporo, kar lahko pomeni, da boš tu in tam prevzela nekaj dodatnih nalog. Nepogrešljivi pomočniki so vedno pripravljeni učiti se in bodo storili vse, kar je potrebno, da ne samo opravijo delo, temveč tudi rešijo težave in preprečijo krizo. Če na primer vidite, da je sodelavec poslal beležko, ki vsebuje večjo napako, dokumenta ne natisnite in distribuirajte. S sodelavcem potrdite, da so informacije pravilne - in po potrebi spremenite.
Na koncu bodite vedno profesionalni in vljudni. Lahko se zgodi, da vas drugi v organizaciji nepošteno obravnavajo ali vam ne dajejo spoštovanja, ki si ga zaslužite, vendar ohranite svojo profesionalnost. Z ljubeznivanjem in spoštovanjem bomo vsakogar povečali vaše zaloge v podjetju, še posebej, če boste razvili ugled diskretnosti in pripravljenosti za pomoč. V vaši pisarniški podpori boste verjetno imeli dostop do velikega števila informacij, vendar se upirajte skušnjavi, da gossip ali delite, kar veste. Pridobitev zaupanja vašega šefa in sodelavcev lahko pomaga pri napredovanju vaše kariere, medtem ko služite kot uradni trač, ki bo omadeževala vaš ugled in potencialno preprečila napredovanje.
