Sekretarja, ki se pogosto imenuje upravni pomočnik, lahko zagotovi podporo vsem v pisarni, majhni skupini vodilnih delavcev ali eni izvršni oblasti. Mlajši sekretar običajno poroča ali sprejema navodila višjega sekretarja. Splošni cilj sekretarja je zagotoviti, da so pisarniški postopki tekoči.
Odgovornosti
Mlajši sekretarji na splošno podpirajo višje sekretarje pri opravljanju njihovih nalog in opravljajo naloge, ki jim jih nalaga višji sekretar. Odgovornosti vključujejo zagotavljanje administrativne in pisarniške pomoči strokovnjakom, ustvarjanje memorandumov, pozdravljanje obiskovalcev, odgovarjanje na telefone, vodenje urnikov, organiziranje potovanj in organiziranje poslovnih dogodkov.
$config[code] not foundOdgovornosti tajnika se razlikujejo od podjetja do podjetja in so običajno odvisne od narave poslovanja podjetja. V nekaterih primerih so tajniki zaposleni s krajšim delovnim časom.
Kvalifikacije
Kandidati za mladinske sekretarje morajo imeti močne pisne in ustne komunikacijske veščine ter dobro poznavanje tipkanja. Poznavanje programov Microsoft Office, vključno z Microsoft Word, Excel in PowerPoint, je pomembno, kot tudi poznavanje različnih telefonskih sistemov. Kandidati morajo tudi dobro delovati pod pritiskom, z večopravilnimi učinki in se počutiti udobno pri telefoniranju.
Glede na naravo posla podjetja, lahko kandidat za nižjega sekretarja potrebuje znanje na določenem področju ali računalniškem programu. Velikokrat se bo na teh področjih usposabljal pravi kandidat.
V posebnih primerih je potrebna višja stopnja izobrazbe. V večini primerov zahteve vključujejo srednješolsko izobraževanje ali enakovredno izobrazbo, pa tudi predhodne izkušnje ali povezane izkušnje.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingUsposabljanje
Kljub ustreznim kvalifikacijam bodo sekretarji potrebovali usposabljanje, da bi spoznali politiko in postopke podjetja. Pogosto to usposabljanje izvaja višji sekretar, ki delegira naloge. Novo zaposleni mladi sekretarji lahko prejmejo gradivo za usposabljanje, kot so priročniki ali vodniki. Usposabljanje se razlikuje glede na vsako podjetje in industrijo.
Prostor za rast
Pogosto bo v odsotnosti ali odhodu višjega sekretarja napredoval nižji tajnik. Novi kandidat bo zapolnil odprti položaj mlajšega sekretarja.
Delo kot tajnica omogoča posamezniku, da pokaže sposobnosti in se seznani z različnimi vidiki podjetja, oblikuje odnose s strokovnjaki v različnih oddelkih. V mnogih primerih je lahko sekretar napredoval na drugo mesto v podjetju, kar omogoča večje priložnosti in višje plačilo.
Informacije o plačah
Nadomestilo temelji na dolgoletnih izkušnjah, letih s podjetjem in kvalifikacijami. Po podatkih Salary.com je povprečni letni dohodek za tajnika od novembra 2009 32.030 $, vendar se odškodnina razlikuje v vsaki družbi in v vsaki industriji.
