Sveti gral projektnega vodenja: Prihranite čas in denar, hkrati pa še vedno ustvarjate odličen in kakovosten projekt. To je cilj, ki ga želi doseči vsako podjetje, vendar mnogi to ne storijo iz več razlogov. Ne glede na to, ali gre za pomanjkanje sredstev, pomanjkanje proračuna ali pomanjkanje znanja, podjetja prepogosto dovoljujejo projektom, da se popolnoma izognejo nadzoru po obsegu, proračunu ali na enem od mnogih drugih načinov, na katere projekti pogosto izstopijo.
$config[code] not foundTorej, kako pogosta je težava projektov, ki so zunaj nadzora, in kar je še pomembneje, kaj je ključ do preprečevanja?
Kako projekt postane albatros
Pred nekaj leti je enota za evropske storitvene strategije opravila študijo, s katero je ugotovila, koliko projektov je preseglo proračun in kaj dolgoročno stanejo podjetjem. Njihove ugotovitve so bile bolj skrajne, kot je bilo predvideno:
- Skupna vrednost pogodb - 47,65 milijarde dolarjev.
- Prekoračitve so znašale 14,54 milijarde dolarjev.
- 57% vseh pogodb (105) je imelo prekoračitve stroškov.
- 33% vseh pogodb (105) je imelo velike zamude.
- Prenehalo je 30% vseh pogodb (105).
Podobna študija, ki jo je objavil Harvard Business Review, ki je analizirala skupaj 1.471 IT projektov, je pokazala, da je povprečno prekoračitev 27%. Čeprav je to samo po sebi bistveno, je študija ugotovila, da eden od šestih projektov presega njihov proračun v povprečju za 200% in presega njihove vozne rede za skoraj 70%.
Kaj je bil vzrok teh težav? Študija HBR je ugotovila, da so krivi številni dejavniki. Toda mnogi med njimi so se navezali na slabo načrtovanje in pomanjkanje informacij. Nekatera podjetja so precej podcenila stroške in čas, ki so bili potrebni za določen projekt. Drugi so kupili v svoji lastni tržni hiperpredmetnosti, kar je preveč poenostavilo, kar je pomenilo, in precenili svoje sposobnosti.
Iskanje sreče
Ne bi smelo reči, da je potrebno pravilno načrtovanje projekta. Toda kaj točno to pomeni?
Medtem ko lahko visoki cilji v fazi predloga dobro zvenijo, so lahko v času trajanja projekta uničujoči. Večji in daljši projekt, več prostora je za preveč vzvišene cilje, ki jih je treba zamuditi, projekt pa presega proračunske in časovne omejitve.
Toda tudi z najboljšim načrtovanjem se pojavijo nepredvidene stvari. To je lahko vse od spremembe obsega naročila, ki ga zahteva stranka, do nepredvidenih sprememb na trgu, ki zahtevajo prilagoditev.
Eden od najboljših načinov za zmanjšanje preseženih stroškov projekta in slabo načrtovanje proračuna je lahko preprosto sledenje časa in stroškov za posamezne projekte za sodelujoče zaposlene. S tem vodje projektov dobijo natančnejšo oceno obsega projekta in kaj se porabi glede časa na projektu in dejanskih izdatkov za projekt. Čas sledenja lahko razkrije tudi, kateri zaposleni lahko zahtevajo malo potiskanja ali več napotkov za natančno dokončanje projekta z veščino.
Pogosto je projekt presegel svoje cilje prej kot kasneje. Na žalost mnogi vodje projektov slepo sledijo opisanemu tečaju in opravijo zelo malo analiz, da bi zagotovili, da so vmesni cilji v skladu s cilji proračuna in časovnega načrta. Če ste dosegli 10% ciljev projekta, vendar ste porabili 15% proračuna, ni razloga za domnevo, da se bo ta trend spremenil brez posredovanja in prilagajanja. Brez prilagoditev lahko pričakujete, da bo pri 20% dela projekt porabil 30% proračuna in tako naprej. S to stopnjo bo do trenutka, ko bo projekt izveden, stala 150% dodeljenega proračuna.
Nekatere smernice, ki jih je treba upoštevati
Z vsakim projektom je ključnega pomena, da imamo vzpostavljene mejnike, da ocenimo doseženi napredek in vidimo, kako se ta napredek ujema s parametri in cilji projekta. Čim prej se bo to zgodilo, hitreje se bodo odkrili morebitni problemi in prilagoditve za ohranitev cilja projekta.
Ne pozabite, da ostanete v redni komunikaciji z zaposlenimi v projektu, če potrebujejo malo pojasnila tudi skozi mejnike. To ne samo, da ohranja projekt na pravi poti, temveč tudi dodaja kohezijo prizadevanjem skupine.
Z dobrim načrtovanjem in skrbnim sledenjem, se lahko vaše podjetje izogne nesrečni statistiki in lahko doseže cilj prihranka časa in denarja ob zagotavljanju kakovostnega izdelka ali storitve.
Srečanje fotografij prek Shutterstocka
2 Komentarji ▼
