Vendar pa ti sistemi običajno trdijo, da so »določili in pozabili« vrsto poslov. To je lahko zavajajoče in lahko povzroči nerealna pričakovanja, pa tudi pomanjkljive strategije izvajanja.
Na srečo je mogoče iz avtomatizacijskih sistemov pridobiti veliko vrednosti, če razumete njihove prednosti in omejitve.
Pomembno je razumeti, katere procese je mogoče zanesljivo avtomatizirati v vašem podjetju. To lahko vključuje obračun plač, obračunavanje, stroškovno računovodstvo, spremljanje infrastrukture IT, internetno trženje, upravljanje z možnostmi in sodelovanjem s strankami, spremljanje konkurenčnih obveščevalnih podatkov in mnoge druge. Trik je v tem, da določite, kateri postopki, če bodo avtomatizirani, zagotavljajo največjo vrednost za vaše podjetje.
Ena od metod za določitev te vrednosti je skrbno spremljanje časa zaposlenih, da se ugotovi, ali zaposleni porabijo veliko časa za procese, ki jih je mogoče zlahka avtomatizirati. V primerih, kot so ti, uvajanje avtomatiziranega sistema pogosto zagotavlja visoko donosnost naložb z zmanjšanjem časa, porabljenega za dolgočasne dejavnosti, medtem ko zaposlene osvobaja za delo na drugih nalogah.
Izbira in izvajanje posebne programske opreme za izpolnjevanje zahtev za avtomatizacijo je preveč široka tematika, ki jo lahko v celoti pokrijejo tukaj (to je, kjer svetovalci zaslužijo svoj denar).
Ko ste že ugotovili, kateri postopki v vašem podjetju, ki jih je mogoče uspešno avtomatizirati, obstaja nekaj splošnih najboljših praks programske opreme za avtomatizacijo, ki si jih morate zapomniti:
Funkcionalnost integracije
Prepričajte se, da je v sistemu, ki ga izberete, vključena funkcionalnost integracije. Sodobni poslovni programi bi morali med seboj komunicirati, tako da boste lahko zbirali, pridobivali in manipulirali podatke, kot se vam zdi primerno.
Če program uporablja veliko lastniških protokolov, poiščite programsko opremo, ki se bo lepo igrala z drugimi.
Dolgoživost
Drugi ključni dejavnik, ki ga je treba upoštevati pri izbiri programov za avtomatizacijo, je dolgoživost. Niche programi, ki so novi in relativno nedokazani v poslovnem okolju, so tvegani, ker morda ne bodo dolgo trajali. Torej, tudi če program deluje, kot je oglaševano, bi lahko zataknili, ko je posodobitev potrebna in podjetje je šlo pod.
Ko gre za avtomatizacijo ključnih poslovnih procesov, je pametno izbrati visoko kakovostne programe, ki so prestali preizkus časa. Mala podjetja pogosto iščejo QuickBooks, ADP in celo Microsoft Dynamics GP, da zagotovijo temelje za infrastrukturo avtomatizacije. Čeprav ti popolnoma ne ustrezajo vsem potrebam, si vsak od njih zasluži natančen pogled.
Monitor in posodobitev
Ne pozabite, da tudi najsodobnejših sistemov za avtomatizacijo ni dovoljeno izvajati brez rednega spremljanja in posodabljanja. Na splošno je treba programe dnevno preverjati, da se zagotovi pravilno delovanje, tako da se lahko vsa vprašanja hitro popravijo.
Če program, ki ste ga izbrali, ponuja pogodbo za vzdrževanje, bi bilo pametno vlagati v to. Sisteme avtomatizacije je treba ponovno oceniti ali posodobiti vsaj dvakrat na leto. Včasih bo vzdrževalna pogodba vključevala samodejne posodobitve programske opreme, kar je zelo koristno.
Programska oprema se hitro spreminja in zahteva redno vzdrževanje, ki zagotavlja nemoteno integracijo z vašimi vsakodnevnimi procesi. Če odkrijete, da programska oprema zaostaja ali povzroča težave tudi po posodobitvi, morate vsekakor poiskati nadomestno. Neprijetnost izvajanja novega avtomatizacijskega programa se pogosto ublaži s povečano funkcionalnostjo, ki jo omogoča.
Programi za avtomatizacijo lahko pomembno vplivajo na vašo družbo, vendar je pomembno, da se ne preveč optimistično. Vaš avtomobil vas ne vozi na delo in vaša peč ne kuha hrane sama. Samo ljudje lahko vodijo podjetje. Ko je programska oprema prepuščena, se dogajajo slabe stvari.
Osredotočite se na ustvarjanje trdne strategije izvajanja in vzdrževanja ter lahko racionalizirate svoje procese in hkrati povečate svoj dobiček.
Easy Way, Hard Way Photo preko Shutterstocka
3 Komentarji ▼
