Ključ do pisanja učinkovitega poročila je, da se samo držimo dejstev. Osredotočite se na najpomembnejše podrobnosti. Najboljša poročila dajejo jasno in jedrnato razlago obravnavane teme. Mnogi ljudje verjamejo, da mora biti poročilo dolgo in preplavljeno s podrobnostmi, vendar bo dejansko poročilo dejansko obravnavalo zadevo na jedrnat način. Preden začnete pisati poročilo, najprej ustvarite seznam z vsemi temami, o katerih morate razpravljati. Poročilo lahko nato organizirate na podlagi teh informacij.
$config[code] not foundPreden napišete poročilo, si oglejte poročilo. Ustvarite splošne odseke in jih razdelite v manjše podpodročja z naslovi, ki so opisni in lahko sledite. Naredite osnutek v kazalo in na začetku poročila vključite kazalo, tako da bo bralec lahko zlahka upošteval informacije v poročilu.
Določite svoje občinstvo. Kdo bo prebral to poročilo? To vam bo pomagalo pri odločanju o tonu poročila. Odločite se, ali je to neformalno ali formalno. Ne glede na ton, ki ga uporabljate, pišite z navadnim, preprostim jezikom. Izogibajte se "korporativnemu govoru", žargonu in velikim besedam.
Začnite poročilo s povzetkom. Povzemite ključne točke. Uporabite naboje za enostavnost in opozorite na glavne cilje poročila. Po zaključku poročila se vrnite na ta povzetek in potrdite, da ste zajeli vse najpomembnejše podrobnosti.
Navedite podrobnosti o vsakem pododdelku, ki ste ga opisali v prvem koraku. Razdelite jih v kratke odstavke. Vsak odstavek ne sme presegati štirih ali petih stavkov. Izogibajte se podrobnim opisom: navedite svojo točko, ustrezne statistične podatke ali predlagane ukrepe in se premaknite na naslednji razdelek.
Uporabite vizualno sliko v zmernih količinah, da ponazorite svoje točke. Grafi, grafikoni in fotografije, ki podpirajo vaše ugotovitve, bodo bralcu pomagali dojeti pojme.
Po končanem prvem osnutku dvakrat preberite poročilo. Izrežite nepotrebne besede in odveč jezik. Popravite slovnične in pravopisne napake.
Besedilo poročila razporedite v privlačno predlogo s preprostim naslovom. Microsoft Office ima brezplačne predloge poročil, ki so na voljo na Microsoftovem spletnem mestu (glejte Viri). Poročilo vključite v spiralno vezavo, tako da lahko bralci enostavno preletijo strani.
Nasvet
Če želite, da bo poročilo učinkovito, zmanjšajte število strani.
Vašemu bralcu ne dovolite, da se izgubi ali ustrahuje zaradi dolžine poročila. Želite, da ljudje preberejo poročilo v celoti, namesto da ga preprosto preberejo.
Dovolite drugim bralcem, da si ogledajo poročilo, da se prepričate, da učinkovito posreduje vaše točke.
