Kaj menite: ali podcenjujemo pomembnost elektronske pošte? Morda zato, ker se izgubi v neželeni elektronski pošti ali zaradi alternativnih kanalov v Twitterju, LinkedInu in Facebooku? Pametna oseba me je pred kratkim spomnila, da je elektronska pošta hrbtenica družbenih medijev.
In v nedavnem prispevku o poslovnem bontonu v American Express OPEN Forumu je strokovnjak za mala podjetja Steve Strauss napisal:
„E-pošta je zdaj prevladujoča oblika poslovnega komuniciranja in jo je treba obravnavati kot tako. Nekatere enotne politike pomagajo vsem, da ostanejo na pravi poti. «
$config[code] not found
Pravim, da je celo s »e« pred njo še vedno pošta. To je vaša poslovna komunikacija. Ne gre samo za prodajo. Naše bivanje v hitrih in neprevidnih besedilnih sporočilih ne pomeni, da ne smemo paziti na lastno e-pošto. In če boste to storili - in se soočili s tem, ste - to naredite prav. Mislim, da moj seznam tukaj ni nič, česar vsi ne vemo, vendar bomo morda potrebovali opomnike. Upam, da to pomaga:
1. Naj bo kratek. Vsi smo zasedeni. Večina nas poskuša pošiljati e-pošto, išče ključne točke in poskuša hitro priti do njih in iz njih. Nikoli nisem napisal ničesar, kar ni bilo bolj uporabno, če bi ga zmanjšali na polovico.
2. Postavite vrstico z zadevo v povzetek. Zdi se, da je ta očitna, vendar skenirajte lastna e-poštna sporočila in ugotovili boste, da je večina vprašanj v najboljšem primeru naključna. Imamo niti, ki rastejo kot snežne kepe povezane s temo prvega sporočila, temo, ki se je že zdavnaj spremenila. Imamo teme, kot so naslovi, ki nas poskušajo prevarati v nadaljnje branje. Ne slišite se kot pošiljatelj neželene pošte. Opišite svoje sporočilo v naslovni vrstici.
3. Začnite in končajte z »vi«. To je eden od temeljev pisanja poslovnih pisem: Obravnavajte lastne interese bralca. Začnite svoj prvi odstavek z besedo »Vi« in vključite nekaj takega, kot ste »vprašali ste me« ali »si želeli…« ali »ste omenili« ali »potrebujete«. Znova začnite zadnji odstavek z »vi« in poudarite, kaj vaš čitalnik bo izšel iz tega, kar si želiš.
4. Samo ena tema na sporočilo. Ugotovili boste, da dejanski rezultati e-poštnih sporočil napredujejo, ko e-pošto razčlenite v eno sporočilo za vsako temo. Ta dodatna sporočila, ki jih želite vključiti, bodo veliko bolj verjetno izgubljena. Prelomi sporočila.
5. Uporabite ustrezen ton. Bodite previdni in bodite pravilni s tonom. Sarkazem, parodija in ironija je težko prenesti v hladno, črno-belo besedilo. Toni so zelo enostavno napačno razumljeni. Nikoli ne napišite e-pošte, ki bi jo lahko napačno interpretirali in posredovali nekomu iz konteksta. Nikoli ne napišite e-poštnega sporočila, ki bi bilo neprijetno, če jih navedete.
6. Ne pošiljajte dodatnih kopij. To je sporočilo, ne arhiv ali trezor. Vsi mi sovražimo tiste dodatne-kopije, ki se prekrivajo z vašo hrbtno stranjo, ki se prek e-pošte pošiljajo vsakomur, ki bi vas nekoč nekoč obtožil, da niste ničesar poslali, ali kaj obravnavali ali spremljali. Pošljite e-pošto osebam, za katere je namenjena, in nikomur drugemu.
7. Spoštovanje črkovanja in slovnice. Uporabite preverjanje črkovanja vsaj, vendar prepoznamo, kot to počnete tako, da črkovalniki ne ujamejo veliko sijajnih napak. Uporaba "tam" za "svoje", na primer, ali zelo pogosta zmeda apostrofov in množine, kot da bi vsaka množinska beseda potrebovala apostrof. Poskusite to iskanje z Googlom ali moje osebno priljubljeno, 10 pogostih napak na oatmeal.com. Te napake naredijo v vaši komunikaciji, kaj velik kos špinače, ujetih v vaše zobe, ustvari vaš nasmeh.
8. Ne pozabite, da ni zasebna. E-poštni naslov vašega podjetja je v lasti podjetja, vaš osebni e-poštni naslov pa lahko pokličete na sodišče. Ljudje, ki želijo in vedo, kako lahko snoop v e-pošti. Nikoli ne pišite v e-pošti vse, kar je sramotno za vas ali vašega prejemnika, neprimerno, netolerirano, nezakonito ali neumno.
9. E-pošta ni za argumente. Jeze besede niso biorazgradljive. Nikoli ne trdite v e-pošti. Sprehodite se po hodniku ali po telefonu. To sem se naučil na težji način, saj sem lahko razmišljal, da bi moja briljantna uporaba angleškega jezika lahko nekako pripomogla k temu, da bi bolje razumela, kot sem lahko s staromodnim pogovorom. Nikoli ne. E-pošta skoraj nikoli ne osvoji točke ali ustavi argument. Skoraj vedno poslabša, ne bolje.
10. Pazite na te niti. Večina naše programske opreme za e-pošto gradi dolga e-poštna sporočila, kot so otroci, ki gradijo snežne kepe, ki se spuščajo. Vsako novo e-poštno sporočilo je zbrano spodaj v niti. Je kdo tam zunaj, ki se vsaj enkrat ni osramotil, prepozno, da ste po naključju po e-pošti poslali dolgo nit, ki je vsebovala preveč informacij ali kakšno neprijetno pripombo o nekem človeku. Ne sovražiš tega, ko se to zgodi? In potem, poleg tega problema, obstaja samo navaden zasičenost neuporabnih informacij, saj vsaka nova e-pošta v nit vključuje vsa prejšnja sporočila. Pomislite, koliko blata pošiljamo skozi cevovod. Ali je treba v vsakem elektronskem sporočilu vsakdo opozoriti na vse, kar je bilo povedano v vseh povezanih e-poštnih sporočilih?
