E-pošta za diplomatsko delo je preprosta in vljudna ter si prizadeva zagotoviti, da prejemniki ne razumejo ali napačno razlagajo informacij. Pri pisanju diplomatske pošte uporabite formalni, natančen jezik in se izogibajte čustvenim besedam. Cilj je uporabiti taktičen jezik - besede, ki jasno prenašajo pomembna sporočila - brez povzročanja slabih občutkov.
Nastavite ton
Nastavite ton s poudarkom na tem, kako bodo vaše ideje, sporočila ali navodila pomagali vašim zaposlenim. Potrdite, da se soočajo z vsemi težavami, povezanimi z delom, kot so tehnične težave ali nazadovanje, in vprašajte - namesto povpraševanja -, če imate kaj, kar želite ali potrebujete. Če na primer dodajate več oseb v obstoječi projekt, napišite: »Vem, da je ta projekt dodatno obremenil vašo ekipo, zato sem prosil Jane Doe, da pomaga pri urejanju kopij. grob osnutek pred vikendom? " Diplomatski jezik ima vljuden ton, ki poskuša prejemnike olajšati.
$config[code] not foundOhranite ga profesionalno
V diplomatski elektronski pošti se izogibajte osebnim, zaupnim ali občutljivim temam, kot so informacije o plačah, osebni problemi ali notranji konflikti. Obravnavajte samo javne zadeve, predlaga revijo Inc. Osebna ali zaupna vprašanja vedno obravnavajte osebno ali po telefonu, če srečanje v živo ni mogoče. Nikoli ne veš, kdaj se lahko po uradu pojavi elektronska pošta. Uporabite profesionalne pozdrave in zaključke, tako da prejemniki vedo, da je korespondenca povezana z delom, ne osebna.Na primer, začnite e-poštno sporočilo z »Pozdravljeni«, »Pozdravi« ali »Dobro jutro« - ne »Hej«, »Yo« ali »Mojim peepsom«.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingIzberi svoje besede pametno
Osredotočite se na izjave »ja«, ne na izjave »vi«, še posebej, če obravnavate napake, napake ali popravke v e-poštnem sporočilu. Pojasnite svoje izjave, tako da prejemniki dobijo jasno razumevanje vaših ciljev in namenov. Če želite na primer poslati e-poštno sporočilo o pomembnosti izpolnjevanja rokov v celotni družbi, napišite: »Vedno je bil moj cilj izpolnjevanje rokov, da bi ohranili močno bazo za podporo strankam. Pravočasnost in učinkovitost sta dve moji prednostni nalogi., zato se obrnite na mene, če se pojavijo razmere, ki bi lahko privedle do težav z roki. "
Bodite neposredni in specifični
Bodite pošteni in neposredni s svojim dopisovanjem, tako da vam vaši sodelavci ne bodo morali brati med vrsticami ali drug drugemu, kar želite povedati. Diplomatski jezik je taktičen, jedrnat in natančen. Odstranite odvečne besede, misli ali ideje, ki lahko zmedejo vaše zaposlene ali uničijo vaš e-poštni naslov. Na primer, če želite obravnavati kršitve kodeksa oblačenja zaposlenih v e-poštnem sporočilu učiteljem, napišite: »Prosimo, preglejte zahteve glede kodeksa oblačenja v priročniku za zaposlene. E-poštno sporočilo naslovite na "vse zaposlene", tako da nihče ni izbran.
