Če ste svoje podjetje vključili kot S Corporation ali C Corporation, večina držav zahteva, da skrbno vodite evidenco o dejavnostih podjetja. Vsakič, ko se sestane vaš upravni odbor, mora vaše podjetje voditi evidenco v datoteko zaradi skladnosti s predpisi.
Obstaja dolg seznam možnih transakcij in resolucij, ki jih boste morda morali zapisati. To lahko vključuje vse:
$config[code] not found- Imenovanje novega častnika.
- Odstop direktorja.
- Zavarovanje nakupa.
- Prodaja zalog
- Pridobitev kreditne / kreditne linije v imenu podjetja.
Vodenje evidenc je lahko veliko, da se lahko držimo naravnost, zlasti za lastnika malega podjetja. Vendar pa so ustrezni zapisniki sestankov bistveni za ohranjanje vaše družbe v dobrem stanju in vzdrževanje vaše osebne ščit. Spodaj je nekaj ključnih stvari, ki jih morate vedeti, ko gre za vodenje zapisnikov vaših sestankov.
Kaj so zapisniki sestankov?
Zapisniki sestankov vodijo uradno poročilo o tem, kaj je bilo opravljeno ali o katerem se je govorilo na uradnih srečanjih, vključno z vsemi sprejetimi odločitvami ali sprejetimi ukrepi.
Izvajajo se na uradnem sestanku upravnega odbora ali delničarjev družbe, kot so začetna in letna srečanja. Zapisnik zasedanja običajno evidentira tajnik družbe (ali drug posameznik, ki je imenovan na sestanku).
Kaj je treba vključiti v zapisnik sestanka?
V vaših zapisnikih srečanja ni treba vključiti vseh podrobnosti. Samo dokumentirati morate ključne informacije in vse sprejete odločitve ali sprejete ukrepe. Na splošno morajo biti vaši zapisniki dovolj podrobni, da lahko služijo kot institucionalni spomin vaše družbe.
Tipične minute bodo vključevale naslednje:
- Osnovni podatki o sestanku: datum, čas, lokacija.
- Kdo se je udeležil, skupaj s posebno opombo v primerih, ko so udeleženci prišli pozno ali pa so odšli zgodaj.
- Točke dnevnega reda s kratkim opisom vsake postavke.
- Dejavnosti glasovanja s podrobnim poročilom o tem, kako je vsak posameznik glasoval, skupaj z morebitnimi vzdržanimi glasovi.
- Čas, ko je bil sestanek prekinjen.
V večini primerov vam ni treba ustvariti minut iz nič. Brezplačne predloge na spletu lahko najdete kot izhodišče. Izberite vrsto zapisnikov / dokumentov, izpolnite prazne liste in jih natisnite, in izpolnili boste svoje obveznosti hrambe dokumentov.
Kdo je potreben za vodenje zapisnikov sestankov?
Večina držav zahteva od S korporacij in korporacij C, da dokumentirajo pomembne poslovne odločitve in glavne sestanke, ki jih imate.
Trenutno so naslednje države ne zahtevajo hranjenje zapisnikov:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Severna Dakota
- Oklahoma
Poleg tega se od LLC-a ne zahteva, da vodijo zapisnike.
Kaj naj storim z zapisnikom po tem, ko so zapisani?
Zapisnikov ni treba vpisati v državo, temveč jih je mogoče hraniti skupaj z drugimi poslovnimi evidencami, kot so statuti, podzakonski predpisi in sklepi.
Podobno kot pri drugih dokumentih morate hraniti zapisnike vsaj sedem let. Člani korporacije, kot so delničarji, uradniki in direktorji, imajo pravico pregledati zapisnik sej po "razumni zahtevi" do družbe.
Čeprav vam teh dokumentov ni treba posredovati državi, jih je treba še vedno obravnavati kot pomembne dokumente in so bistvenega pomena za zaščito dobrega položaja vaše družbe in vašega statusa z omejeno odgovornostjo.
16 Komentarji ▼
