Koordinatorji konferenc ali načrtovalci srečanj so običajno vključeni v vse vidike konference, od pridobivanja začetnih pogodb do čiščenja na zadnji dan dogodka. Vmes je širok razpon dolžnosti, ki jih lahko pričakujete. Od leta 2014 so na tem področju prisotne precejšnje priložnosti, ki naj bi trajale vsaj do leta 2024, saj Urad za statistiko dela napoveduje povečanje zaposlenosti za koordinatorje konferenc na približno 10 odstotkih.
$config[code] not foundPredhodno načrtovanje
Kot koordinator je vaša odgovornost, da se prepričate, da so vse podrobnosti, ki jih potrebujejo vaše stranke, v pisni obliki v pogodbi, preden se začnete pripravljati na konferenco. S konferenco se boste srečali z vodstvom organizacije, da boste našli podrobnosti, kot so, koliko se jih pričakuje, kakšni obroki in prigrizki so potrebni, kdo je ciljna skupina, kakšen je namen konference in kakšen proračun omejitve, ki jih ima stranka. Poleg tega se boste morali pogajati s prodajalci, objekti in drugimi ponudniki storitev ter si zapisati skupne stroške dogodka. Običajno imate proračun, v katerem morate delati.
Organizirajte dogodek
Ko dokončate vse podrobnosti o tem, kje se bo dogodek odvijal in kdo bo zagotavljal storitve, boste potem odgovorni za organizacijo teh podrobnosti v nemoteno delovanje. Ugotoviti boste morali, katere sobe bodo uporabljali različni govorniki, odvisno od tega, kako priljubljena je delavnica in koliko gostov bo predvidoma kupilo. Z vašo stranko boste odgovorni za izbiro menija, ureditev miz in zabave ter pripravo mikrofonov in avdiovizualnih potreb zvočnikov. Če udeleženci ostanejo v hotelih, ki niso tisti, kjer imate konferenco, boste morda morali za njih urediti prevoz. V času dogodka bi morali ustvariti podroben urnik in seznam stikov za vsako storitev.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingDogodek monitorja
Med konferenco se bo od vas zahtevalo, da vas pokliče, da boste poskrbeli za prošnje v zadnjem trenutku in zagotovili, da bodo prodajalci tam, kjer naj bi bili. V začetku prvega dne se boste lahko odpravili na ogled objekta in se prepričali, da so razstavni prostori ustrezno pripravljeni, da je hotel pripravljen za prihod gostov in da so znaki ustrezni. Lahko nosite walkie-talkie ali ste pripravljeni na mobilni telefon, da se takoj odzove na zahteve strank. Poleg tega, da spremljate potek konference, medtem ko se dogaja, bo vaša odgovornost predvsem, da odpravite težave, ko se pojavijo.
Nadaljuj
Učinkovit koordinator konferenc zagotavlja spremljanje strank, da bi ugotovil, ali je bil dogodek uspešen. Prav tako boste morali zbrati plačilo takoj po dogodku in plačati prodajalcem. Ustvarite anketo za udeležence, da jo izpolnite, preden zapustite dogodek in delite rezultate z vašo stranko. Spoznajte vodilne organizatorje iz podjetja, ki je organizirala konferenco za povratne informacije. Ker številni koordinatorji konferenc sodelujejo tudi pri prodaji svojih storitev, vas lahko prosi za delo za usklajevanje naslednjega sestanka ali konference, ko opravite to spremljanje.
