Prejšnji mesec smo govorili o pomembnosti sprejetja proaktivnih ukrepov za oceno stopnje pripravljenosti na nesreče v vašem podjetju. Razvijanje vašega načrta pripravljenosti na nesreče je ključni prvi korak, saj bomo sprejeli proaktivne ukrepe, preden bodo katastrofe pomagale zmanjšati finančne posledice katastrofe, tako da bi se vaše podjetje ponovno odprlo prej.
Toda kaj storite, ko katastrofa dejansko prizadene? Kako med notranjo in zunanjo komunikacijo in po njej komunicirate?
$config[code] not foundKomunikacija je ključna
Lastniki podjetij, ki se ukvarjajo s krizo, pogosto prezrejo to kritično komponento neprekinjenega poslovanja. Način, kako vaše podjetje komunicira med nesrečo in po njej, bo neposredno vplivalo na to, kako dobro se bo vaše podjetje okrevalo.
Nekaj glavnih nasvetov, ki jih morate upoštevati, ko vaše podjetje razvija načrt komunikacije v kriznih razmerah:
- Razviti in vzdrževati seznam stikov v sili. To naj vključuje domače telefonske številke, nadomestne številke za mobilne naprave, osebne e-poštne naslove in družinske kontaktne podatke. Ko sestavljate svoj seznam, upoštevajte različne ciljne skupine, vključno s strankami, zaposlenimi, prodajalci in lokalno skupnostjo.
- Vzpostavitev sistema za dodelitev telefonskega drevesa, tako da se vsi zavedajo, s kom morajo stopiti v stik po katastrofi. V svetu, ki se tako močno opira na digitalne komunikacije in elektroniko, lahko tradicionalni sistem telefonskega drevesa in sistem dodeljevanja, ki je jasno opisan v lahko dostopnih tiskanih izvodih, v krizi izjemno pomaga.
- Vzpostavite formalni načrt evakuacije in ga redno vadite s svojimi zaposlenimi.
- Ocenite sisteme za opozarjanje na besedilo ali e-pošto, ki lahko pošljejo obvestila zaposlenim in strankam. Če najdete tistega, ki dobro deluje za vaše podjetje, poskrbite, da boste sistem redno testirali, da boste zagotovili njegovo pravilno delovanje.
Jasno komuniciranje
Nasveti za pripravljenost na nesreče zgoraj so odlični, ko gre za komunikacijo, vendar so sporočila, ki jih vaše podjetje komunicira, enako pomembna. Zavajajoče informacije, tudi iz zunanjih virov, lahko povzročijo špekulacije glede podjetja. Bistvenega pomena je, da se osredotočite na natančno in učinkovito komunikacijo tako z javnostjo kot z vašo notranjo publiko tako med nesrečo kot po njej.
V nadaljevanju so navedene dve najboljši praksi:
- Najbolje je, da spremljate, kaj ste rekli in napisali o vašem podjetju med nesrečo in po njej. To vam omogoča, da ne samo spremljate, temveč se pridružite pogovoru, lahko pa tudi zagotovite vpogled v prednosti in slabosti vaše poslovne strategije kot celote.
- Če je primerno, pripravite načrt za delo z lokalnimi mediji. Z ustreznim načrtovanjem lahko mediji služijo vašemu podjetju v podporni vlogi, saj se po nesreči obnavljajo. Da bi to uspelo, bo vaše podjetje potrebovalo imenovanega predstavnika, ki ima pod svojim pasom osnovno usposabljanje za medije. Vsi zaposleni bi morali prejeti gradivo za usposabljanje, pri čemer bi morali vedeti, kateri člani osebja so medijski usposobljeni in poudarjajo ključna sporočilna mesta, tako da vsi - mediji, usposobljeni ali ne - znajo komunicirati z doslednim glasom in sporočilom med nesrečo.
Proaktivno načrtovanje in organizirano krizno komuniciranje lahko veliko pripomoreta, da se po nesreči vrnete v običajno poslovanje. In seveda je dobra zamisel, da po vsakem incidentu izvedete uradno poročanje, da bi ocenili pridobljena spoznanja in jih uporabili za izboljšanje svojega načrta za komunikacijo v krizi.
Tornado Aftermath Photo preko Shutterstocka
4 Komentarji ▼
