Zapisniki sestankov obravnavajo namen sestanka, ustrezna dejstva in način, kako naj se prejemniki odzovejo na informacije. Obvestilo naj bo čim bolj neposredno in jedrnato ter ga pošljite elektronsko ali ga postavite v interne poštne nabiralnike svojih zaposlenih. Trdna obvestila o poslovnih sestankih pomagajo vodjem, vodjem skupin in sodelavcem, da pravočasno in učinkovito izmenjujejo informacije z zaposlenimi o prihodnjih sestankih.
$config[code] not foundOblika zapisa
Sledite standardnim postopkom pisne poslovne komunikacije, ko oblikujete beležko sestanka - En prostor in levo upravičita vsebino, preskočita vrstico med odstavki, po vsakem obdobju postavi presledek in se ne umakne, ko zaženete nov odstavek. Uporabite specifične naslove, kot je "Kaj priti na sestanek", da bi prejemnikom pomagali prepoznati pomembne informacije in zagotoviti oštevilčene sezname in točke, tako da lahko hitro najdejo informacije, ki jih potrebujejo, priporoča spletni laboratorij za pisanje Univerze Purdue. Na vrhu strani pustite 1,5-palčni rob na vrhu - razen če uporabljate pisemski papir in morate povečati mejo - in napišite besedo "MEMORANDUM" v velikih črkah, ki je poudarjena, na vrhu strani, priporoča Univerza Loyola v New Orleansu.
Podrobnosti in predmet
Navedite posebne informacije o sestanku. Ne uporabljajte zapisnikov sestankov, da bi razpravljali o drugih vprašanjih, ki niso pomembna za sestanek, priporoča Univerzo Maryland University College. V naslov vključite datum, čas in kraj srečanja, primarno temo in kdo vodi srečanje. Po potrebi naslovite beležko posameznim zaposlenim, celotnemu oddelku, določeni skupini ali celotnemu osebju. Navedite kratek povzetek o tem, kaj se bo obravnavalo na srečanju, in vključite navodila ali priloge, če želite, da zaposleni preberejo ali pripravijo gradivo pred datumom sestanka. Beležko hranite na eni strani ali manj.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingProfesionalni ton
Uporabite običajen vsakdanji poklicni jezik v vaši beležki in se izogibajte slengu, sarkazmu ali šalam. Jasno navedite, kdaj, kje in zakaj vodite sestanek, in ne poskušajte narediti vtisa prejemnikov z besedami, ki jih boste zbrali. Bodite neposredni in specifični s podrobnostmi o srečanju in navodili, pri tem pa ohranite vljuden in vljuden ton. Izogibajte se čustev in se držite osnovnih dejstev o srečanjupo podatkih Univerze Loyola. Tudi če se boste med sestankom pogovarjali o čustveno nabitih vprašanjih, konfliktih ali pomislekih podjetij, je vaš spominski sestanek potreben miren, nevtralen ton.
Načini pošiljanja sporočila o sestanku
Pošljite zapisnik o sestanku na enak način, kot bi običajno komunicirali s sodelavci in osebjem. Na primer, ravnatelj osnovne šole lahko postavi kopijo beležke v notranji poštni nabiralnik vsakega učitelja. Lahko pa elektronsko pošlje beležke na e-poštne naslove učiteljev. Zaposlenim v primeru, da ste jih že vnaprej obvestili, da nameravate na tak način odgovoriti, pošljite samo memorandum za besedilna sporočila. Beležke so običajno predolge, da jih lahko pošljete z uporabo besedilnih sporočil, razen če posredujete samo datum, čas in lokacijo. Izogibajte se uporabi osebnih e-poštnih računov zaposlenih za poslovanje, vendar ne oklevajte in pošljite beležke o srečanjih na službene e-poštne naslove.
