Komunikacija na delovnem mestu, naslovljena na "datoteko", mora biti skladna s postopkom in strukturo evidenc o zaposlovanju ter osnovnim formatom poslovne korespondence. Spisi so namenjeni dokumentiranju takih dejanj, kot so spremembe kadrov ali zaposlitvene odločitve. Prav tako ohranjajo dejstva in okoliščine, povezane s kadrovskimi dejavnostmi in preiskavami na delovnem mestu.
Naslovnik
Čeprav je vaš dopis namenjen dokumentiranju datoteke, lahko še vedno obstajajo naslovniki, ki morajo neposredno prejeti kopijo sporočila. Na primer, če dokumentirate zaposlitveno datoteko o njenem plačilu za napredovanje, boste morda želeli vključiti njenega trenutnega nadzornika in nadzornika, ki mu bo poročala v novi vlogi. Poleg tega delavcu zagotovite kopijo beležke.
$config[code] not foundObčutljive informacije
Zapisnik o delovnem mestu o občutljivih informacijah je treba nasloviti le na tiste, ki morajo vedeti, in beležke morajo biti jasno označene kot „zaupne“, če vsebujejo informacije, o katerih ne smejo razpravljati VP in nadzornik zaposlenega. V nekaterih primerih se beležke o občutljivih zadevah sploh ne bi smele umestiti v datoteko zaposlenega. Na primer, v primerih preiskav na delovnem mestu, kot je spolno nadlegovanje, se zapisnik pošlje v preiskovalno datoteko in ne v osebno dokumentacijo delavca.Zapisniki za preiskovalne namene ostanejo zaupni in dostopni samo osebju, ki mora vedeti, kot je kadrovsko osebje, vodstvo podjetja in lastniki ali pravni svetovalec.
Vsebina beležke
Če ta dopis ni del stalne korespondence, boste morda morali opisati okoliščine ali pojasniti razlog za svojo dokumentacijo. Če gre za osebje - razen za preiskavo - začnite spomin z imenom, oddelkom, položajem in trajanjem zaposlitve. Na primer, če povzamete prošnjo zaposlenega za prenos, mora vaš prvi odstavek vsebovati ustrezne informacije, kot so položaj zaposlenega in položaj ali oddelek, za katerega je zahtevala prenos. Obvestilo vsebuje tudi podrobnosti o tem, ali je bila njena zahteva za prenos odobrena, obravnavana ali zavrnjena.
Distribucija in arhivi
Če pišete v datoteko zaposlenega, bi morala kopija beležke iti v datoteko splošne korespondence HR kot del seznama prejemnikov. Poleg tega zaposleni prejme kopijo in tako tudi druge stranke, ki so morda seznanjene z informacijami o zaposlitvi, razen če je memorandum del zaupne preiskave na delovnem mestu. V tem primeru bi moralo imeti dostop do beležke le HR in osebje, ki dela na preiskavi. Ko je datoteka, ki vsebuje beležko, poslana v arhive, oddelek za človeške vire obdrži kopijo beležke, ki je v datoteki splošne korespondence oddelka.
