Manila mape in omarice za arhiviranje niso potrebne za vodenje in organizacijo popolnega zapisa pomembnih dokumentov. Dokumente je mogoče razrezati po elektronski vlogi ali celo odpraviti, saj se več podjetij in vladnih uradov premika proti okolju prijaznejšim, brezpapirnim podjetjem in se izogiba tiskanim izvodom za elektronske različice. Elektronska dokumentacija zmanjšuje potrebo po skladiščenju in tako zmanjšuje stroške, prihrani čas in koristi okolju. Skeniranje, kopiranje in arhiviranje dokumentov je enostavno z minimalno naložbo v strojno in programsko opremo. Skenerji se prodajajo na spletu, v trgovinah s pisarniškimi izdelki in celo v veleblagovnicah in so cenovno dostopni. Nekateri stroji združujejo zmožnosti tiskanja, faksiranja, skeniranja in kopiranja.
$config[code] not foundSkeniranje dokumentov
Priključite optični bralnik na računalnik s priloženim kablom USB. Namestite vse gonilnike z namestitvenim CD-jem ali obiščite spletno mesto proizvajalca.
Položite dokument s stranjo navzdol na stekleni okvir postelje.
Poravnajte robove v skladu z oznakami na steklu.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingPreglejte eno stran naenkrat, tako da zaprete pokrov in pritisnete gumb »Scan« ali »Start«. Dokument bo pretvorjen v digitalno datoteko. Večja kot je pika na palec ali DPI, večja je podrobnost skeniranega dokumenta. Z več podrobnostmi pa datoteka postane večja in bo trajala dlje.
Kopiranje dokumentov
Na stekleni kopirni stroj položite kopijo dokumenta s poravnanimi robovi, kot je prikazano na napravi.
Pritisnite gumb »Copy« (Kopiraj) ali »Start« (Začni).
Z desno miškino tipko kliknite elektronski dokument in izberite »Kopiraj«.
Kopirajte elektronski dokument v isto mapo, v obstoječo mapo ali v novo mapo.
Dokumenti o arhiviranju
Kliknite na ikono na zgornji desni strani menija »Moj računalnik«, ki je videti kot mapa z zvezdico na njem. To bo odprlo novo mapo.
Ustrezno poimenujte mapo za vrsto dokumentov, ki bodo v njej shranjeni.
Povlecite datoteko v novo mapo tako, da držite levi gumb miške nad mapo, premaknete puščico v mapo in spustite levi gumb miške.
Nasvet
Ne hranite nepotrebnih datotek. Uporabite dosledno metodo za poimenovanje datotek in map za najbolj učinkovito arhiviranje. S tem povezane dokumente hranite skupaj. Neprekinjeno in zaključeno delo naj bo ločeno. Izogibajte se polnjenju map. Namesto tega razčlenite velike datoteke na manjše, natančno imenovane podmape.
