Merjenje časa zaposlenih je prešlo dolgo pot od časa, ko je osebje ročno žigosalo časovne kartice in jih posredovalo.
S pomočjo čudežev tehnologije v oblaku je zdaj mogoče spremljati dejavnost zaposlenih, zabeležiti informacije o času, ki ste ga vložili v določene projekte, in pripraviti pomembna poročila, ki vam bodo dali jasno sliko o tem, kaj se dogaja v vašem malem podjetju.
Programska oprema za sledenje časa je uporabna za vse vrste podjetij, od malih podjetij do velikih podjetij. Te aplikacije so odlična naložba za številne vrste podjetij, ne glede na to, ali ste v računovodstvu in knjigovodstvu, pri gradnji, v hotelih, v storitvah čiščenja, vodovodnih in ogrevalnih obratih, na drobno ali v kateri koli drugi industriji, kjer so dejavnosti vašega podjetja za sledenje in stroški ravnanja bistveni za vaše podjetje.
$config[code] not foundAplikacije za sledenje časa so koristne za celotno ekipo za sledenje časa, obdelavo plačil in obravnavanje pomembnih upravnih postopkov. Dobra aplikacija za sledenje časa je prilagodljiva in jo je mogoče uporabljati na različnih ravneh (npr. Terensko ali interno osebje, vodje ekip, kadri, plače), da prihranite čas in denar ter omogočite jasnejši vpogled v projekte. Delodajalci imajo koristi, saj vedo, kako se porabi čas, zaposleni pa se lahko sprostijo, saj vedo, da bodo plačani za vsako minuto dela.
Vrste programske opreme za sledenje časa
Programska oprema za sledenje časa je na voljo v več oblikah in velikostih. Nekateri so na voljo kot moduli v aplikacijah za obračunavanje in izdajanje računov, kot so FreshBooks, kjer lahko zaposleni prijavijo ure od koder koli in se nato samodejno ustvarijo računi prek programske opreme.
Prav tako bo celovita spletna programska oprema za upravljanje projektov pogosto vključevala funkcije za sledenje časa. Mavenlink, na primer, nudi podporo za sledenje in odobritev časa, kar omogoča enostavno obračunavanje in beleženje aktivnosti v okolju, ki je osredotočeno na projekt.
Če v obstoječi poslovni programski opremi nimate modula za sledenje časa, obstaja veliko samostojnih aplikacij za spremljanje časa. Mnoge od njih imajo brezplačne preskuse, zato so idealne, če želite nakupovati za nekaj, kar ustreza vašemu proračunu.
Izbira najboljše programske opreme za sledenje časa
Ko preučujete, katero aplikacijo želite uporabiti, je treba iskati več funkcij. Seveda boste morali razmisliti, katera od teh funkcij je presežena glede na vaše zahteve, toda najboljša programska oprema za sledenje časom bo služila večini ali vsem od naslednjih funkcij:
Spremljanje časa
Zmožnost spremljanja časa tako zaposlenih, kot zaposlenih, je glavni namen aplikacije za sledenje časa. Če imate osebje na tem področju, poiščite storitev, ki omogoča vklapljanje in izklapljanje več naprav. Nekatere rešitve, kot je Vericlock, ponujajo možnost vnosa s pomočjo besedilnega sporočila ali SMS-a ali prek aplikacije za pametni telefon.
Podpora brez povezave je nujna, če imate osebje, ki dela na lokacijah, kjer je dostop do interneta omejen ali ni na voljo. Nekatera orodja za sledenje časa, vključno s TSheets, ponujajo funkcije GPS, tako da lahko fizično spremljate, kaj počnejo vaši zaposleni na terenu.
Veliko orodij vam bo omogočilo, da nastavite opozorila, s katerimi boste zaposlene opominjali na vklop in izklop ukaza ter zaščitno funkcijo za samodejno umerjanje osebja, ki ne bi smelo delovati.
Časovni listi
Ravnanje s časovnimi listi je pomemben del aplikacije za sledenje časa. Programska oprema, ki vam omogoča razdelitev časovnega načrta po projektu, je idealna, ker olajša postopek zaračunavanja. Pri izbiri rešitve bodite pozorni na potek dela pri odobritvi.
V idealnem primeru želite rešitev, ki omogoča vodji projekta ali oddelka, da hitro in preprosto odobri ali zavrne časovni list. Timesheets.com je primer rešitve, ki vam omogoča samo to. Veliko aplikacij vam pošilja e-poštna obvestila, ko je bil predložen časovni razpored ali strošek.
Nadzora je še en vidik programske opreme za sledenje časa, ki vam lahko olajša življenje in vam prihrani denar. Veliko najboljših aplikacij ponuja opozorila za nadurno delo, ki lahko obvestijo upravljavca, ko zaposleni preklopi. To vam lahko pomaga, da se izognete plačilu za drago nadurno delo, če to ni potrebno.
Vodenje projektov
Najboljša programska oprema za spremljanje časa vam omogoča, da spremljate vire projekta in sledite nalogam, nekateri pa vam omogočajo, da dodate opombe k nalogam, tako da so vsi udeleženci na isti strani.
Podpora za beleženje plačljivih in neobračunljivih stroškov ter za ustvarjanje računov so druge priročne funkcije, ki jih nekatera orodja za sledenje časa, kot je na primer Replicon, vključujejo, in pomagajo premostiti vrzel med vodenjem projektov in plačilnimi listami.
Poročila
Poročanje je ključna prednost avtomatizirane aplikacije za sledenje času. Dobra programska oprema, kot je Toggl, vam omogoča ustvarjanje široke palete različnih poročil, ki pomagajo vodji pridobiti vpogled v stvari, kot so čas dela, stroški in računi. Poročila se običajno lahko prilagajajo, kar uporabniku omogoča, da natančno določi, katere informacije želijo vključiti v poročila. Čeprav lahko programska oprema zbere vse te podatke, je zelo pomembno, da imajo menedžerji ustrezno usposabljanje, da bi lahko analizirali in interpretirali podatke na najbolj učinkovit način.
Prepričajte se, da izbrana aplikacija za sledenje časa vključuje možnost izvoza ali tiskanja poročil, tako da jih je mogoče zlahka deliti s šefi ali zaposlenimi.
Pomoč in podpora
Čeprav je nujno, da izberete rešitev za sledenje časa, ki je zanesljiva in enostavna za uporabo za vse v podjetju, je bistvenega pomena, da preučite storitev za podporo strankam v aplikaciji, preden jo izberete.
Najboljši bi morali nuditi podporo za e-pošto, telefon in klepet v živo, tako da lahko hitro rešite težave s programsko opremo med fazo integracije in hitro odpravite težave, ki se pojavijo.
Integracije
Pomemben dejavnik, ki ga je treba upoštevati pri izbiri aplikacije za sledenje času, je, da bodite pozorni na njene integracije. Integracije so ključne, ker omogočajo sinhronizacijo aplikacije za sledenje časa s podatki iz druge poslovne programske opreme, ki jo že uporabljate.
Poiščite programsko opremo za sledenje časa, ki omogoča integracijo s paketi, ki jih uporabljate za plačilni seznam, CRM, računovodstvo, upravljanje vsebine, vodenje projektov in ERP, in vanje boste lahko uvrstili funkcijo sledenja časa.
Vzemite si čas za raziskovanje vseh teh dejavnikov pri izbiri najboljše programske opreme za sledenje času, izplačilo pa bo povečanje produktivnosti zaposlenih, boljši nadzor plač in boljša natančnost obračunavanja. Kaj to pomeni v realnem smislu, preprosto rečeno, je prihranek stroškov za vaše majhno podjetje.
Tovarniška ura Photo via Shutterstock
15 Komentarji ▼
