Organiziran um ustvarja organizirano izhodišče v vseh prizadevanjih, v katera se vključijo. Dobro organizirano podjetje pomeni, da organizira um, ki vodi razstavo, in to je vrsta posla, ki doseže cilje.
Lahko je organizirati vaš fizični prostor, vendar je v smislu finančnega uspeha tisto, kar je na notranji strani. Še posebej, vaše računalniške datoteke in mape. Brez organiziranega računalnika, neokrnjena pisarna ni vredna hriba fižola.
$config[code] not foundKakšne datoteke in mape na organiziranem računalniku izgledajo
V organiziranem računalniku so poimenovane in urejene datoteke in mape, tako da lahko uporabniki zlahka najdejo tisto, kar iščejo. Večina ljudi ima to namero pri shranjevanju datotek in ustvarjanju map, vendar ne traja dolgo.
Preveč hitro namizja postanejo neredna, mape za prenašanje se prelivajo in neizbrisane namestitvene datoteke porabijo velik del trdih diskov. Ko obstoječih ni mogoče najti, se ustvarijo nove mape, datoteke pa se imenujejo, kar je v tistem času primerno. To ne deluje, če morate na sestanek pripeljati določene datoteke ali če imate ekipo zaposlenih, ki morajo dostopati do datotek na strežniku. Z imenovanjem datotek prva stvar, ki vam pride na misel, ustvarjate neorganiziranost.
Organiziranje računalniških datotek se začne z naročilom
Organizacija datotek se začne s konvencijo o poimenovanju. Konvencija o poimenovanju je vnaprej določena predloga ali struktura za poimenovanje datotek. Če redno ustvarjate dokumente programa Microsoft Word, jih lahko shranite z imenom datoteke, ki se začne z datumom ustvarjanja. Če vaši dokumenti vsebujejo informacije, zbrane iz različnih dogodkov, lahko datoteke shranite kot » datum + ime dogodka + opis dokumenta To omogoča, da se vaše datoteke združijo po datumu prvega in drugega dogodka v mapi.
Z uveljavljanjem konvencije o poimenovanju, ko pogledate seznam imen datotek, jih boste takoj prepoznali in našli, kar potrebujete. Uporaba konvencije o poimenovanju naredi razliko v svetu, kot lahko vidite v teh primerih, ki jih je objavil RevEngine Marketing.
Vsaka konvencija o poimenovanju, ki jo uporabljate, mora temeljiti na tem, kako boste kasneje najverjetneje iskali datoteke in mape. Med opisi več koristnih organizacijskih orodij je Setapp pomembna točka: dobro ime datoteke vam omogoča, da veste, kaj datoteka vsebuje, ne da bi jo odprli. Če je prepozno in ste kupili veliko datotek z različnimi imeni, potrebujete le nekaj minut, da pripravite konvencijo o poimenovanju in aplikacijo za množično preimenovanje, da opravite delo.
Preden začnete preimenovati datoteke in mape, pripravite jasno konvencijo poimenovanja. Konvencija o poimenovanju mora vključevati pomembne informacije v imenu datoteke, kot so:
- Datum nastanka datoteke. Za tržne datoteke to dobro deluje. Recimo, da ustvarjate e-poštne novice v Wordovih dokumentih, preden jih pošljete, in ustvarite več revizij. Vsak nov osnutek želite shraniti z datumom ustvarjanja. Če se odločite, da se želite vrniti na osnutek, ki ste ga ustvarili včeraj, lahko to storite.
- Datum, ki ga predstavlja vsebina datoteke. Če na primer zbirate podatke o zgodovinskih dogodkih, ki bodo vneseni v časovno premico, boste morda želeli v imenu datoteke uporabiti datum zgodovinskega dogodka. Ko si ogledate te datoteke v mapi, bodo alfanumerično organizirane po datumu, kar bo olajšalo ekstrahiranje vsebine v časovnem zaporedju.
- Lokacija, iz katere je bila izpeljana vaša vsebina. Če zbirate informacije, medtem ko obiskujete dogodke povezovanja v omrežje, vam bo dodajanje lokacije v imenu datoteke omogočilo dostop do pravih informacij kasneje. Morda boste nenadoma spoznali in potrebovali dostop do datoteke, ki vsebuje podatke iz lanskega digitalnega Hollywooda, vendar če v imenu datoteke ne vstavite »Digital Hollywood« ali »DH«, boste morali odpreti dokumente, da ga najdete.
- Posebne možnosti za datum. Namesto polnega datuma, kot je "08-12-2015", se boste morda želeli sklicevati na četrtine vašega imena datoteke. Na primer, »2015-Q3« bi predstavljala tretje četrtletje 2015. Če želite sklicati informacije iz tretjega četrtletja vsakega leta, bi morali biti imena datotek organizirana četrtletno. V nasprotnem primeru boste morali narediti matematiko za prevajanje določenih datumov v četrtine, preden boste vedeli, da imate pravo datoteko.
Potrebujete intuitivne konvencije o poimenovanju
Datoteke, shranjene brez konvencij poimenovanja, je težko najti. Če se vi ali kdor koli v vašem podjetju bori z iskanjem datotek, ni prepozno za ustvarjanje in izvajanje konvencije o poimenovanju.
Fotografije preko Shutterstocka
1
