Kot vodja želite produktivno ekipo, zato je smiselno okrepiti pravočasnost in pomagati članom ekipe, da se izognejo slabim delovnim navadam, kot je odlašanje.
Odlašanje izgine pri produktivnosti osebe, ki odlaša. Še več, dodaja stres - stres za odlagalce, pa tudi za preostalo ekipo, ki se mora boriti, da bi spregledala zamujene roke.
$config[code] not foundPrav tako vodi do negativnih čustev, ki spodkopavajo timsko delo. Odlagalec nosi obremenitev krivde, ker ni bil pravočasen, drugi v ekipi pa se počutijo nezadovoljni, ker si morajo nadoknaditi, da bi nekdo drug spustil žogo.
Da ne omenjam, seveda lahko škoduje vašemu poslovanju. Odlašanje lahko privede do nezadovoljnih strank, kazni za zamude in izgubljene prihodnje prodaje.
Programska oprema omogoča enostavno rešitev, s katero lahko vaša ekipa prekine navado odlašanja. Tukaj je 5 preprostih načinov uporabe programske opreme za prekinitev odlašanja in večjo produktivnost vas in vaše ekipe.
Uporabite koledarje za njihov največji potencial
Digitalni koledarji so popolni za prekinitev cikla odlašanja - če jih uporabite na pravi način. Spodbujajte svojo ekipo, da preizkusi te tehnike koledarjev (in jih uporabite sami, da jih zgledujete):
- Zaprite določen čas, da naredite pomemben projekt ali nalogo v svojem koledarju. Če je to na vašem koledarju z uro ali dvema, ki sta namenjena temu, ste korak bliže kot preprosto uvrstitev opravila na seznam opravil.
- Ko nastavite koledarsko obvestilo, dodajte povezave do vseh dokumentov, ki jih potrebujete za opravilo, v koledarskem obvestilu. Na ta način ne boste izgubili časa pri iskanju dokumentov, da bi začeli - ali pa se boste motili.
- Uporabite skupne koledarje v svojih organizacijah, da se izognete spreminjanju razpoložljivosti. S skupnimi koledarji si lahko ogledate, kdo je brezplačen. Prav tako se naučite funkcij vašega programa za koledar, da najdete majhne hokeje, ki omogočajo lažje načrtovanje. Koledarji programa Outlook na primer imajo nekaj, kar se imenuje pomočnik za razporejanje, ki omogoča hitrejše nastavljanje sestankov.
Izpiranje in ponavljanje: Predloge, predloge, predloge
Nič ne spodbuja odlašanja, kot je pogled na prazen zaslon, ki se sprašuje, kje začeti za naslednji projekt. Predloga vam hitreje pomaga pri nalogah, kot je pisanje poročila, ustvarjanje predstavitve ali izdelava dnevnega reda sestanka.
Obstajata dve vrsti predlog. Ena je splošna predloga, ki jo lahko najdete na spletu ali celo v zbirki Office, ki jo uporabljate. Office 365 ima na primer veliko brezplačnih predlog v različnih modulih, kot so preglednice in predstavitve.
Druga vrsta predloge so tiste, ki so posebej prilagojene vašemu podjetju. Sčasoma boste gradili predloge za prodajne predstavitve, poročila in drugo. Ključ je zagotoviti, da jih lahko vsakdo najde, ko jih potrebujejo. Ustvarite osrednjo knjižnico predlog in spodbujajte vse, naj jo uporabljajo. S skupnimi mapami in shrambo datotek v oblaku je to zelo enostavno nastaviti.
Označite Tock: Uporabite časovnike za upravljanje časa
Včasih se odlašanje podpira in podpira s preveč časa za nepomembne naloge. Pomagajte svoji skupini razumeti, kako bolje dodeliti svoj čas, da ga porabijo za najnujnejše in najpomembnejše naloge.
Tukaj lahko pomaga nekaj tako preprostega kot časovnik. Če nekdo v vaši ekipi teži preveč časa za branje nepomembnih e-poštnih sporočil ali omogoča, da sestanki pretečejo, lahko časovnik pomaga prihraniti minute, ki se v tednu povečajo na ure.
Ugotovil sem, da je zavedanje o času bolj osupljivo. Dokler nisem začel slediti, se nisem zavedal, kako veliko mojega časa zapravlja na nalogah nizke pomembnosti.
Windows 10 ima vgrajeno brezplačno aplikacijo za merjenje časa. Na spletu lahko najdete tudi aplikacije časovnika ali pa preprosto uporabite časovnik in alarm na pametnem telefonu.
Takojšnje spremembe: sodelovanje pri dokumentih v skupni rabi
Recimo, da imate sporočilo za javnost, ki ga želite, da ga pregledajo nekatere vaše ekipe, preden se prekine preko interneta. Poskusi, da bi vsakdo, ki mora dati svoj prispevek, pregledal in se odzval, lahko vzame čas - še posebej za odlagalce med vašo ekipo.
Tukaj oblak pride do reševanja v obliki skupnih dokumentov v oblaku.
Ali ste vedeli, da lahko v programu Word sodelujete s funkcijo, ki vam omogoča soavtorstvo v realnem času? Znak za urejanje lahko spremljate po znakih, ko nekdo drug dela na dokumentu. Na ta način lahko vse skupaj pokličete in hitro zberete vse vnose v realnem času - da bi se izognili nagnjenju nekaterih.
Microsoft Office 365 ponuja tudi večstranske HD video in avdio platforme, tako da lahko vaša skupina razpravlja o številkah, akcijah in projektih z različnih lokacij. Če imate stranko, ki želi združiti zamisli za svojo najnovejšo akcijo, to pomeni, da so vsi na isti spletni strani.
Načrtovalec je bil izdelan posebej za Office 365. Deluje na vseh napravah. Dodate lahko datoteke, naloge in celo govorite z ekipo, ne glede na to, kje so. E-poštna obvestila omogočajo članom skupine, da vedo, kdaj jim je bila dodeljena nova naloga. Načrtovalec se ukvarja z vsemi in jih obvešča o vseh dogodkih.
Office 365 Video je še ena možnost, da se izognete odlašanju. Prenos in izmenjava video vsebin v vašem podjetju postavita obraz in živo v pisne opombe in direktive.
Uporabite virtualnega pomočnika, kot je Cortana
Tukaj je še en kratek odklon od odvračanja: uporabite virtualni pomočnik za zapiske in raziskave za vaš naslednji projekt. Na primer, lahko uporabite Cortano, da verbalno narekujete nekaj opomb za to veliko poročilo in jih shranite v OneNote. Včasih je veliko lažje začeti, če začnete z otrokovimi koraki, kot na primer narekujete nekaj zapisov stvari, ki jih želite vključiti v poročilo.
Cortano lahko uporabite tudi za pogovorno spletno raziskovanje za projekt. Zaradi tega se počutite manj kot težavno delo in bolj kot preprosta razprava, če uporabite kaj podobnega kot Cortana, da pogledate stvari.
Kot so pokazali ti primeri, obstaja veliko načinov za uporabo tehnologije za začetek in izogibanje odlašanju. Torej, kaj čakate? Začnite uporabljati nekatera od teh orodij!
V času tega pisanja Anita Campbell sodeluje v programu Microsoft Small Business Ambassador.
Man at Laptop Photo preko Shutterstocka
Več v: Microsoft, Sponsored 1
