Dnevi administrativnih pomočnikov so napolnjeni z več nalogami, vključno z načrtovanjem, pošiljanjem e-pošte in upravljanjem projektov. Poleg tega je včasih potrebno sprejeti sporočilo za svojega šefa, ko ni na voljo. Nejasno, slabo napisano sporočilo lahko ovira vašega šefa. Če jo želite narediti vtis, navedite podrobno sporočilo, ki povzema naravo klica in zahtevani odgovor. Tudi če niste upravni pomočnik, boste morda morali občasno sprejeti sporočila za šefa, ki ni na voljo.
$config[code] not foundMedtem ko ste na telefonu
Vprašajte klicatelja, ali želi pustiti sporočilo. Če je odgovor "ne", vzemite trenutek in spodbudite sporočilo. Povejte mu, da bo vaš šef ves dan na sestankih, zato klicanje morda ni najboljša možnost.
Kličočega prosite, naj poda podrobno sporočilo. Nekateri kličoči bodo odgovorili z: "Samo pokliči me nazaj." Na žalost vaš šef morda ni zadovoljen s takim nejasnim sporočilom. V tem primeru odgovorite z: "Seveda. Kaj ji lahko povem, da se to nanaša?"
Zahtevajte polno ime klicatelja. Prva imena lahko povzročijo zmedo za vašega šefa. Preprosto vprašajte: "Ali lahko dobim vaše polno ime?" ob odstranitvi sporočila.
Vprašajte telefonsko številko klicatelja. Čeprav se to morda zdi očitno, je preprosto pozabiti številko, ko se osredotočamo na druge vidike klica. Če kličoči raje kontaktira po elektronski pošti, napišite tudi to.
Zapišite vse te informacije na odpadni papir, ko postavljate vprašanja. Zapišite tudi datum in čas klica.
Prenos sporočila
Organizirajte zapiske za klic na majhnem papirju. Vsako sporočilo mora izpolniti le en kos papirja. Izogibajte se pisanju več sporočil na vsaki slip.
Zapišite datum in čas klica, nato pa ime in priimek kličočega na vrhu papirja. Če je dala tudi svoj položaj ali odnos do vašega šefa, kot je računovodja ali dobavitelj, to napišite tudi tukaj.
Povzemite namen razpisa v enem kratkem stavku. Napiši to pod imenom kličočega. Bodite kratki in specifični, da vaš šef ne bo moral spraševati, o čem je to.
Na dnu sporočila napišite telefonsko številko klicatelja.
Če je bil klic zelo pomemben, napišite z velikimi črkami "HITRO" v zgornjem desnem kotu beležke. Večina telefonskih sporočil ne spada v to kategorijo. Nujna sporočila se nanašajo na družinske nujne primere ali poslovne težave, ki bi lahko imele velik škodljiv učinek na podjetje.
Prenesite sporočila svojemu šefu takoj, ko bo na voljo. Ko mu pošljete vsako sporočilo, ga preberite na glas. Tako ni možnosti, da bo zamudil pomembno sporočilo.
Nasvet
Veš, kdaj moraš govoriti. Če je sporočilo resnično nujno, še posebej s šefovo družino, jo prekinite in ji takoj povejte za klicatelja. Nekatere stvari v življenju so pomembnejše od poslovnega srečanja.
