Upravni pomočniki - ali pomočniki, kot se imenujejo - zagotavljajo pisarniško in logistično podporo, ki jo urad potrebuje za delovanje. Osnovne odgovornosti so odvisne od opisa delovnega mesta, vendar na splošno delodajalci raje uporabljajo računalniško pismene kandidate z vrhunskimi komunikacijskimi veščinami, nagnjenim organizacijskim pomenom in naprednimi sposobnostmi za večopravilnost. Vodje niso vedno na voljo za nadzor vsakega dela projekta, zato je pomembna tudi sposobnost samostojnega dela.
$config[code] not foundOsnovne zahteve
Začetne zahteve so odvisne od delovnega mesta. Vstopna mesta so običajno odprta srednješolci z osnovnim pisarniško, računalniško in angleško slovnico spretnosti. Razredi iz teh predmetov so na voljo na lokalnih šolah in tehničnih šolah. Te ustanove pritegnejo tudi prosilce za medicinsko in pravno tajništvo, ki se morajo naučiti posebnega žargona za industrijo, ugotavlja Urad za statistiko dela. Številne agencije za začasno zaposlitev ponujajo podobno usposabljanje; Vendar pa delodajalci na splošno raje imajo univerzitetno diplomo za vodstvene položaje.
Usklajevanje in razporejanje
Od odgovarjanja na telefone do posodabljanja koledarjev dogodkov so upravni pomočniki tesno vključeni v vsako pomembno organizacijsko dejavnost pisarne. Usmerjanje dohodne pošte in faksov na ustrezno osebo je del opravila, kot je rezervacija sestankov in sestankov osebja. Pomočniki v večjih organizacijah, kot so šole ali javne agencije, pogosto služijo tudi kot povezave med svojimi šefi in različnimi oddelki organizacij.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingKorespondenca in komunikacije
Urejanje in sestavljanje beležk, poročil in drugih pisarniških dokumentov je še ena ključna naloga, ki jo upravljavci dodelijo upravnim pomočnikom. Višja delovna mesta imajo bolj zapletene odgovornosti. Na primer, izvršni pomočniki lahko izvajati raziskave in pripravljati predstavitve in pregledniceOd učiteljev šolskih okrožij se lahko pričakuje, da bodo sestavljali, urejali in izdelovali gradivo za oddelčne, oddelčne in šolske publikacije - skupaj z glasili, kodami, glasili in programi uspešnosti.
Odnosi s strankami
Diskretnost in dobra presoja so bistvene lastnosti za administrativne pomočnike, ki služijo kot javni del njihovega delodajalca. Ta vloga pogosto vključuje odgovarjanje na vprašanja in pomoč nezadovoljnim strankam. Na primer, od pomočnika v pisarni podjetja za upravljanje nepremičnin se pričakuje, da bo zabeležil podrobnosti pritožbe najemnika in pomagal rešiti njegovo težavo. Pomočniki potrebujejo odlične spretnosti za reševanje problemov in reševanje konfliktov, da bi se lahko spoprijeli s takšnimi situacijami.
Vodenje evidence in upravljanje podatkov
Upravni pomočnik ohranja institucionalni spomin organizacije s pomočjo svojih sposobnosti vodenja evidenc in upravljanja baz podatkov. V šolskem okrožju lahko na primer pomočnik usklajuje in vzdržuje datoteke in indekse. Nasprotno pa lahko združenje lastnikov domov pričakuje, da bodo pomočniki organizirali in upravljali splošno korespondenco, račune, ključe, denarne prejemke in delovne naloge, pa tudi interne dokumente organizacije. V večjih organizacijah lahko pomočniki upravljajo skladišča ali knjižnice podjetij.
