Upravni pomočniki imajo ključno vlogo pri pospeševanju dejavnosti v podjetjih, pravnih in drugih vrstah pisarn. Glede na različne naloge, ki jih opravljajo, upravni pomočniki potrebujejo široko paleto spretnosti, vključno z medosebno komunikacijo in organizacijskimi veščinami.
Vloge in odgovornosti
Upravni pomočniki odgovarjajo na telefonske klice in jih prenesejo na pravo osebo v pisarni. Pozdravljajo tudi ljudi, ki hodijo v pisarno in jim pomagajo, da so povezani s pravo osebo. Pomočniki usklajujejo sestanke oddelkov in upravljajo urnike vodij, za katere delajo. Ustvarjanje osnovnih beležk in dokumentov, prevzemanje pošte in vložitev notranjih dokumentov so dodatne ključne vloge. V nekaterih manjših pisarnah se za knjigovodske naloge ukvarja tudi pomočnik.
$config[code] not foundPrimarne spretnosti
Poleg medsebojne komunikacije in organizacijskih veščin so pogosto potrebne tudi angleške slovnice in pisne veščine za vlogo administrativnih pomočnikov. Ti strokovnjaki vsakodnevno sodelujejo z administratorji, strankami, strankami in drugim pisarniškim osebjem in morajo posredovati pomembne informacije na pozitiven način. Celovitost je pomembna v vsakem uradu, zlasti v podjetjih, odvetniških pisarnah in medicinski praksi, kjer upravni pomočniki pogosto nadzorujejo zaupne datoteke. Organizacijske sposobnosti so koristne pri vzdrževanju datotečnega sistema za preprosto in učinkovito pridobivanje dokumentov, angleška slovnica in pisne spretnosti pa so pri roki pri pripravi notranjih in zunanjih dokumentov in beležk.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingSekundarne spretnosti
Tehnološke, internetne in raziskovalne spretnosti so med pomembnimi sekundarnimi sposobnostmi za administrativno pomočnico. Zmožnosti programske opreme povečujejo dolžnosti, ki jih lahko prevzame pomočnik, zlasti na področju knjigovodstva in vodenja računovodskih evidenc. Pomočniki so včasih tudi pozvani, da izvajajo raziskave za vodilne s pomočjo iskanja po spletu, telefonirajo ali kopajo po datotekah, zato je zmožnost zbiranja koristnih informacij in organiziranja za preprosto uporabo s strani vodstvenih delavcev ali drugega uradnega osebja še ena koristna spretnost.
Zahteve za izobraževanje in usposabljanje
Visokošolska diploma v kombinaciji z osnovnimi računalniškimi in pisarniškimi veščinami vas lahko pripravi na številna delovna mesta za administrativno pomoč. Nekatere šole v občinah ponujajo programe za upravne pomočnike z bolj izpopolnjenim usposabljanjem, če želite pridobiti dostop do širše in višje plačane administrativne asistence. Usposabljanje na delovnem mestu je standard v mnogih pisarniških okoljih. Če želite delati v določenih panogah, kot so pravne ali medicinske, boste morda morali opraviti pouk ali delavnice, da boste pridobili osnovno znanje o industriji in razumevanje terminologije.
