Naloge sekretarja običajno vključujejo ureditev potovanja za svojega šefa in / ali druge zaposlene. Ker so sekretarji običajno odgovorni za vodenje urnika za zasedene vodstvene delavce, skrbijo tudi za svoje potovalne načrte in poskrbijo za ureditev, vključno s hotelskimi rezervacijami in najemi avtomobilov.
Načrtovanje potovalnih aranžmajev
Ko sekretar odkrije, da mora njen šef potovati v službo, se mora naučiti natančne datume predvidenega potovanja. Če ste odgovorni za organizacijo potovanja za vse v vašem oddelku ali pisarni, morate ugotoviti, ali potujejo tudi drugi uslužbenci hkrati. Odvisno od podjetja, v katerem delate, boste morda morali določiti proračun za potne stroške ali se obrniti na računovodstvo, da ugotovite, ali je denar v proračunu za potovanja. Ugotoviti morate, kateri hoteli se nahajajo na območju, kjer bo vaš šef potoval, če ima kakšne želje in kakšne stroške ter razpoložljivost sob.
$config[code] not foundIzdelava potovalnih aranžmajev
Zdaj, ko ste potrdili dneve in število ljudi, ki potujejo, morate dejansko urediti potovanje. Naloge sekretarja lahko vključujejo spletno povezovanje in opravljanje rezervacij samih ali kontaktiranje potovalne agencije z vsemi podrobnostmi. Večja podjetja lahko imajo potovalni oddelek, v katerem mora sekretar samo zagotoviti predlagani načrt potovanja, potovalno osebje pa je odgovorno za dejansko izvedbo vseh dogovorov. Vaša odgovornost bo vključevala tudi pregled potrditve dogovorov in zagotovitev pravilnosti. Morate vedeti, ali ima vaš šef kakršne koli nastavitve sedenja na letalu, koliko kosov prtljage bo odvzeto in ali je potrebno preveriti. Srečanje ali konferenca, ki jo bo obiskal vaš šef, bo morda zahteval rezervacijo svojega sedeža in verjetno boste odgovorni za pošiljanje RSVP v njenem imenu.
Dokončanje dogovorov
Drugi del potovalnih aranžmajev vključuje skrb za potovalne potrebe svojega šefa, medtem ko je odsotna. Morate vedeti, ali vaš šef potrebuje prevoz do letališča ali če mu bodo povrnjeni stroški parkiranja avtomobila na letališču. Zagotoviti morate natisnjeno kopijo poti, ki jo bo vaš šef uporabil, ko bo prispela na cilj, tako da bo poznala svoj dnevni urnik in vključevala naslove hotela in lokacijo srečanja ali konference. Najem avtomobila lahko rezervirate vnaprej, ki bo na voljo ob prihodu ali pa bo hotel organiziral prevoz do hotela. Naloge tajnika pri organiziranju potovanj vključujejo zagotavljanje, da so zajeti vsi vidiki potovanja.
