Sprejem zapisnikov na sestanku je učinkovit in koristen način ugotavljanja točk ukrepanja, odločitev in vprašanj, ki jih je treba rešiti med poslovnim srečanjem, kjer so ljudje lahko preveč vključeni v razpravo, da bi lahko zapisovali zapiske. Običajno obstaja zapisnikar, katerega naloga je, da med sestankom vodi zapiske, jih razporedi v čitljivo obliko in jih po zaključku sestanka preda udeležencem. Na uradnih sestankih se mora o zapisnikih prejšnjega sestanka dogovoriti in sprejeti v zapisnik sedanjega zapisnika sej udeležencev sestanka.
$config[code] not foundSprejem zapisnikov
Ugotovite, ali je na sedanjem sestanku prisotna sklepčnost. Kvorum je opredeljen kot najmanjše število članov, ki je potrebno za odobritev predloga in sprejemanje končnih odločitev v skladu s statutom združenja ali skupine. Brez sklepčnosti se ne sme opravljati uradnega sestanka.
Preberite, ali imate sekretarja združenja, odbora ali skupine, preberite zapiske na glas od prejšnjega srečanja, pri čemer upoštevajte tiste, ki so prisotni, in vse ukrepe, ki so se zgodili.
Razpravljajte o zapisniku prejšnje seje in pred odobritvijo popravite morebitne popravke. Razprava mora biti dejanska in prijazna, ne odpirati starih razprav ali konfliktov.
Zahtevajte predlog od tal. Predsednik ali predsednik odbora, skupine ali sestanka prosi za predlog, da se zapisnik prejšnjega sestanka sprejme kot prebran ali z obravnavanimi spremembami, kot je bilo navedeno. Predlog lahko vloži katerikoli član glasovalne komisije in ga mora dodeliti nekdo drug. Prejšnje minute je treba sprejeti pred nadaljevanjem trenutnega sestanka.
Prosite vse udeležence, da glasujejo za sprejetje zapisnika. To se izvede s prikazovanjem rok, glasu ali s strani predsednika, ki vsakega udeleženca individualno vpraša. V zapisnik trenutne seje zabeležite, da je bila prejšnja sprejeta.
Zapisovanje
Pridobite kopijo dnevnega reda sej, da bi ugotovili, kaj se bo obravnavalo. To bo prikazalo potek toka minut. Po Robertovih pravilih reda, kot točka dnevnega reda, je treba prejšnji zapisnik sestanka prebrati in sprejeti pred začetkom seje.
Sedite zraven osebe, ki predseduje sestanku, da bo pojasnilo, ko bo srečanje napredovalo. Uporabite snemalnik za snemanje posnetkov in preverite zapiske, ko se srečanje konča.
Vpišite naslov zapisnika, ki beleži datum, čas in kraj srečanja, ter imena vsakega udeleženca na sestanku.
Zapisnik se nadaljuje, pri čemer se zabeleži vsaka obravnavana točka dnevnega reda. Zabeležite imena tistih, ki dajejo predloge, pa tudi, ali so sprejeti ali zavrnjeni. Zapišite, kako je bila ta odločitev sprejeta, naj bo to z roko ali s kakšno drugo metodo.
Zapiske sestankov prepišite čim prej po koncu srečanja, razprave pa so še vedno sveže.
Uporabite predlogo iz prejšnjih sestankov za zapisovanje trenutnih minut. Če prejšnjih minut ni, ustvarite predlogo, ki jasno navaja naslov sestanka, datum in udeležence.
Jasno navedite vse sprejete resolucije s popolnimi podrobnostmi o tej resoluciji.
Priložite dodatne dokumente, predstavljene med sestankom, da se v zapisnik vključi kot priloga.
Nasvet
Pišite brez pristranskosti in navedite samo natančna dejstva o vseh razpravah.
Pojasnite morebitne dvoumne elemente pri upravitelju sej pred razpošiljanjem zapisnikov.
