Zapisnik sestanka združenja ali organizacije je uradna evidenca o ukrepih, ki jih je sprejel upravni odbor skupine, vendar niso mišljeni kot vseobsegajoč prepis. Preveč podrobnosti lahko predstavljajo zmedeno sliko o tem, kaj je srečanje doseglo, in zahteva napačno razlago. Ključ do pisanja ustreznih zapisnikov sestankov je zgoščena in natančna ter sledite standardnim praksam.
$config[code] not foundZapišite zapisnik z imenom organizacije in zabeležite datum sestanka in njegovo lokacijo. V zapisniku je treba navesti vse prisotne člane upravnega odbora, prisotnost kvoruma in čas, ko je bil sestanek razpisan. Sekretar mora zabeležiti tudi čas, ko člani odbora zamujajo ali zapustijo predčasno, da imajo jasen zapis o tem, kdo je bil prisoten pri glasovanju.
Sledite dnevnemu redu, da preverite elemente, ki se pojavijo prvi, kot so popravki in dopolnitve zapisnikov prejšnjega sestanka, sprejetje poročila blagajnika ali predstavitev poročil odbora, ki ne zahtevajo nadaljnjih ukrepov. Za pisna poročila, kot je posodobitev blagajnika, poročilo preprosto priložite zapisniku. Za ustna poročila na kratko povzemite.
Zabeležite bistvo ukrepov, ki jih sprejme odbor, vendar ne pogostega dialoga med člani upravnega odbora. Ko je vložen predlog, zabeležite, kdo je podal predlog in kdo je napoten, ter izid glasovanja. Upoštevajte druge ukrepe, sprejete na seji, ki niso predmet glasovanja, kot so predsednik odbora, ki dodeljuje naloge za prihajajoči pridružitveni dogodek, člani odbora prostovoljno za članstvo v odborih in razprave o prihodnjih dejavnostih. Zapisnik mora vsebovati jedrnato povzetek vseh drugih razprav.
Povzetek vprašanj, ki so se pojavila v točki dnevnega reda za „novo podjetje“. Medtem ko je lahko nov posel karkoli, bi moral zapisnik večinoma odražati predmet, ki ga je izpostavil, kdo ga je izpostavil, in vsako direktivo predsednika ali odbora za obravnavo vprašanja ali „pogled v to. "
Zaprite zapisnik z datumom, uro in krajem naslednje seje. Zapisnik po navodilih predsednika uprave ali predsednika, kot je na primer na spletu ali v določenem omarico z dokumenti.
